USR Puglia. Indicazioni operative alle scuole dimensionate

di Giulia Boffa
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GB – L’USR Puglia ha diramato la nota prot. n. 564 del 22 gennaio 2013, prot. n. 867 del 30 gennaio 2013 e prot. n. 1336 del 18 febbraio 2013 aventi per oggetto: “Piano di riorganizzazione della rete scolastica della Regione Puglia per l’a.s. 2013/2014” per fornire, con la presente, indicazioni operative per il corretto espletamento degli adempimenti amministrativo-contabili in capo alle istituzioni scolastiche oggetto della predetta riorganizzazione.
Da tale nota estrapoliamo le indicazioni utili per tutte le scuole del territorio nazionale.

GB – L’USR Puglia ha diramato la nota prot. n. 564 del 22 gennaio 2013, prot. n. 867 del 30 gennaio 2013 e prot. n. 1336 del 18 febbraio 2013 aventi per oggetto: “Piano di riorganizzazione della rete scolastica della Regione Puglia per l’a.s. 2013/2014” per fornire, con la presente, indicazioni operative per il corretto espletamento degli adempimenti amministrativo-contabili in capo alle istituzioni scolastiche oggetto della predetta riorganizzazione.
Da tale nota estrapoliamo le indicazioni utili per tutte le scuole del territorio nazionale.

In via preliminare è utile precisare che cessano di esistere, alla data del 31 agosto 2013, quelle Istituzioni scolastiche che, per effetto di fusioni, aggregazioni o accorpamenti variano la propria configurazione giuridica, confluiscono in una nuova entità scolastica autonoma e mutano  il proprio codice meccanografico.

Onde facilitare l’individuazione di tali scuole, quest’Ufficio ha provveduto ad approntare gli allegati elenchi, distinti per provincia, nei quali sono riportate le Istituzioni scolastiche cessanti alla data del  31.8.2013.

Qualora ci fossero Istituzioni scolastiche che, per effetto del piano di riorganizzazione,  cesseranno dal 1° settembre 2013 senza essere  comprese negli allegati forniti con la presente circolare, dovranno immediatamente fornire notizia a quest’Ufficio.

Di seguito si specificano gli adempimenti amministrativo-contabili da effettuare da parte delle Istituzioni scolastiche oggetto di dimensionamento.

Chiusura dei documenti contabili obbligatori di cui all’art. 29 D.M. n. 44/2001:
Il giornale di cassa, i registri  partitari delle entrate e delle spese, il registro del conto corrente postale. Per il registro delle minute spese è necessario operare il versamento in bilancio dell’ammontare dell’anticipazione del fondo. Il registro dei contratti stipulati a norma dell’art. 31, comma 3, sarà chiuso previa cessione di  tutti i contratti in essere alla nuova Istituzione scolastica (servizi di pulizia o altro).

Chiusura del registro degli inventari. I dirigenti scolastici vigileranno affinchè, precedentemente alla chiusura, si ottemperi alle disposizioni impartite dal MIUR con la circolare  prot. n. 8910 del 1° dicembre 2011 e  la circolare di chiarimento emanata con nota prot. n. 2233 del 2.4.2012 entrambe riferite alla rinnovazione degli inventari. E’ utile precisare che il passaggio di consegne tra i direttori amministrativi che avverrà attraverso un processo verbale sottoscritto anche dal Dirigente scolastico cedente, consentirà all’istituzione scolastica la chiusura dell’inventario a zero. La corrispondente presa in carico sarà effettuata dalla Istituzione scolastica accorpante o, nel caso di nuova Istituzione scolastica,  sarà costituito l’inventario“ex novo”.

Chiusura delle posizioni fiscali, previdenziali e tributarie. Si precisa che i codici fiscali appartenenti alle scuole cessate dovranno essere, alla data del 1° settembre 2013, definitivamente chiusi.

Chiusura del conto corrente postale  previo versamento in bilancio del saldo.

Richiamo dall’Istituto cassiere dei mandati e delle reversali non estinti alla data della chiusura della contabilità ai fini dell’annullamento e comunicazione formale ai creditori e debitori circa il subentro della nuova Istituzione scolastica al fine della successiva riemissione.

Chiusura del conto corrente bancario previo controllo di concordanza tra il saldo di cassa riportato nei registri contabili della scuola alla data della chiusura della contabilità e la comunicazione dell’Istituto cassiere.  Detto saldo sarà trasferito sul conto corrente bancario dell’Istituzione scolastica accorpante. Al fine di evitare interruzioni del servizio di tesoreria, nelle more delle procedure necessarie all’individuazione ed alla stipula di una  nuova convenzione di cassa da parte del nuovo Consiglio di Istituto, si suggerisce di attivare un conto corrente bancario provvisorio sul quale far confluire tutti i conferimenti delle scuole cessate. L’istituto cassiere presso il quale sarà attivato detto conto corrente potrebbe essere individuato, dal Dirigente scolastico della scuola di nuova Istituzione,  nell’ambito degli Istituti di credito che hanno gestito il servizio di tesoreria per conto delle scuole cessanti.

Individuazione  dei residui attivi di indubbia esigibilità e dei residui passivi effettivamente da pagare. Tale operazione richiederà una puntuale ed analitica ricognizione di tutti i residui contabilizzati nei decorsi esercizi finanziari. Pertanto, se dalla verifica dovessero emergere dubbi sulla effettività delle posizioni creditorie o debitorie, si dovranno adottare, da parte dei dirigenti scolastici e dei consigli di istituto in carica al 31.8.2012, le delibere di radiazione.

Pagamenti, da parte delle scuole cessanti, di tutti i compensi accessori dovuti al personale attraverso il portale SPT del MEF, avvalendosi del cedolino unico, ai sensi dell’art.6, comma 4, del CCNL Comparto scuola del 29/11/2007. Tanto anche al fine evitare che eventuali disponibilità, rilevate sulla medesima piattaforma del Ministero dell’Economia, alla data del 31.8.2013, costituiscano economie da restituire al bilancio statale.

Predisposizione del conto consuntivo per il periodo 01.01=31.08.2013, completo della documentazione declinata nell’art. 18 del DM 44/2001 e  della relazione redatta dal Dirigente scolastico. I documenti contabili andranno sottoposti ai revisori dei conti in carica alla data del 31.8.2012, nel più breve tempo possibile, ai fini della preventiva espressione del prescritto parere e della successiva deliberazione da parte del Consiglio di Istituto.

Acquisizione, da parte del Consiglio di Istituto in carica alla data del 31.8.2013, della deliberazione di approvazione/non approvazione del documento contabile di chiusura corredato dal verbale redatto dai revisori dei conti. Si  raccomanda di predisporre gli atti contabili in tempo utile affinché i revisori dei conti in carica alla data del 31.8.2013 possano rendere il necessario parere di regolarità contabile. I Consigli di Istituto delle scuole cessanti delibereranno in merito al conto consuntivo entro il 31.8.2013 in quanto il predetto Organo consiliare, decadendo definitivamente dal 1° settembre 2012, non potrà esercitare il potere conferito dall’art.18, comma 5, del DM n. 44/2001. Al riguardo si precisa che dovrà essere data tempestiva comunicazione a questo Ufficio della mancata approvazione del conto consuntivo, onde consentire l’adozione dei consequenziali provvedimenti di competenza.

Trasmissione della documentazione prevista dagli artt. 18 e 60 del DM n. 44/2001 a questa direzione Generale (Ufficio II – Risorse finanziarie) ed alle Ragionerie Territoriali dello Stato competenti. A tale proposito si comunica che quest’Ufficio ha dedicato, nella propria area riservata presente sul sito www.usrp.it, uno spazio nel quale le scuole cessanti compileranno ed invieranno le schede riguardanti il documento consuntivo adottato a chiusura della contabilità.

Trasferimento della gestione amministrativa e contabile tra i dirigenti scolastici della scuola cessante e della nuova istituzione scolastica che avverrà con apposito processo verbale. Tale passaggio sarà effettuato anche in relazione alla documentazione riferita ai PON a suo tempo destinati alla scuola cessante. Particolare cura sarà posta anche per la cessione dei documenti eventualmente esistenti e scaturenti da contenziosi amministrativi, contabili e disciplinari. Nei casi in esame, il  processo verbale tra i dirigenti scolastici conterrà i riferimenti e gli atti documentali oggetto di trasferimento.

Passaggio di consegne dei beni patrimoniali tra i direttori s.g.a. delle scuole coinvolte. Il processo verbale tra il direttore cessante ed il direttore subentrante, sarà effettuato in contraddittorio (art. 24 commi 7 e 8 del D.M. n. 44/2001). E’ appena il caso di precisare che la mancata formalizzazione del passaggio di consegne può dar luogo a responsabilità amministrativa come evidenziato nella circolare n. 26/RGS del 18 settembre 2008. Il passaggio di consegne deve avvenire successivamente ad una precisa  ricognizione dei beni le cui risultanze devono concordare  con le scritture contabili della scuola (Corte dei Conti sent. n. 344  del 27 giugno 2002). Il verbale esporrà in maniera chiara ed inconfutabile la tipologia, la quantità ed il valore complessivo dei beni inventariati esistenti al momento della consegna. La formalizzazione del passaggio dovrà intervenire entro 30 giorni dal momento in cui il nuovo direttore s.g.a. abbia assunto l’incarico. Per i beni acquistati con i fondi FESR dalle Istituzioni scolastiche dimensionate, dovrà essere data apposita comunicazione sia all’Ufficio scolastico Regionale sia all’Autorità di gestione indicando la collocazione degli stessi.

Scuole di nuova istituzione

Per le scuole di nuova istituzione, questa Direzione Generale  procederà alla nomina di un commissario straordinario (art. 9 D.I. 28 maggio 1975) che eserciti le funzioni dell’Organo collegiale nelle more del rinnovo di tale organo (art. 50 D.P.R. 2/3/1998 n. 157). La nomina avrà decorrenza dal 1° settembre 2012. Gli adempimenti contabili sono:

Trasferimento della gestione amministrativa e contabile tra i dirigenti scolastici della scuola cessante e della nuova istituzione scolastica  che avverrà con appositi processi verbali.
Richiesta di apertura di nuove posizioni fiscali, previdenziali e tributarie.

Attivazione di un nuovo conto corrente bancario presso un istituto, individuato dal nuovo dirigente scolastico tra gli istituti di credito delle scuole cessate, in attesa dell’espletamento delle procedure necessarie alla stipula della convenzione di cassa  da parte del nuovo Consiglio d’Istituto.

Adozione del nuovo codice meccanografico assegnato dal SIDI.

Registrazione in SIDI  delle nuove coordinate bancarie IBAN intestate all’Istituzione scolastica,  della denominazione e dell’indirizzo della scuola.

Subentro nella gestione e nella firma di tutti gli atti amministrativi e contabili necessari alla definizione dei rapporti contrattuali instaurati dalle scuole cessate. Si precisa, anche in riferimento alla nota di questo Ufficio prot n.9120 del 7/11/2011, che requisito minimo per le obbligazioni delle P.A. è la scrittura e che, pertanto, i contratti in essere dovranno essere modificati in forma scritta, riportando la scuola di nuova istituzione in sostituzione di quella cessata.

Predisposizione del programma annuale per il periodo 1° settembre 2012 = 31 dicembre 2013 tenendo presente che le risultanze attive e passive delle scuole cessate saranno contabilizzate dalla nuova Istituzione scolastica soltanto in conto competenza. A tal fine, l’ammontare di ogni singolo residuo attivo sarà registrato in competenza nelle pertinenti voci di entrata mantenendo la data di accertamento originario. Analogamente, i residui passivi saranno registrati in competenza  con l’indicazione della data originaria nella quale si è perfezionato l’impegno. Il fondo di cassa delle scuole cessate sarà introitato in bilancio nella voce “Altre entrate” previa emissione di apposita reversale d’incasso. Il programma annuale sarà sottoposto al Commissario Straordinario ai fini dell’approvazione, corredato dal verbale contenente il  parere dei revisori dei conti in carica alla data del 1° settembre 2013.

Impianto di tutti i libri contabili obbligatori previsti dall’art. 29 del  D.M. n. 44/2001.

Scuole che cedono sezioni staccate, sedi coordinate, plessi

L’istituzione scolastica che accorpa sezioni staccate, sedi coordinate o plessi, mantenendo inalterato il codice meccanografico, dovrà procedere, dal 1° settembre 2013, ad adottare le necessarie variazioni di bilancio per incrementare, in conto competenza o in conto residui, il Programma Annuale dell’anno 2013 di tutte le risorse finanziarie riferite alle sezioni,  sedi o plessi accorpati.
E’ appena il caso di precisare che l’Istituzione scolastica cedente dovrà liquidare i compensi accessori del proprio personale, attraverso il portale SPT del MEF ed avvalendosi del cedolino unico, entro e non oltre il 31.8.2013. Tanto ai sensi dell’art.6, comma 4, del CCNL Comparto scuola del 29/11/2007, ed al fine di evitare che le risorse finanziarie destinate a tale personale costituiscano economie di bilancio da restituire all’Erario.

Il conferimento, invece, delle assegnazioni per il funzionamento amministrativo e didattico da parte della scuola cedente sarà quantificato sulla base degli alunni dell’organico di diritto delle sedi cedute mentre i contratti in essere per spese di pulizia saranno suddivisi in relazione alla quota di contratto ceduta.
I beni patrimoniali saranno ripartiti in base alla dislocazione fisica e saranno presi in carico dalla scuola accorpante mediante contraddittorio tra cedente e subentrante con conseguente redazione del verbale di passaggio di consegna tra i direttori dei servizi generali ed amministrativi.

La presente circolare, completa degli allegati, sarà notificata dalle scuole “capofila” ai revisori dei conti in carica.

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