Supporto psicologico e privacy: scade l’11 febbraio il monitoraggio sulla piattaforma SIDI

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Con la nota n.171 del 4 febbraio il Ministero dell’Istruzione comunica alle scuole che ancora non avessero provveduto entro la scadenza del 26 gennaio che dal 5 febbraio all’11 febbraio (fino alle ore 13:00) è riaperto il monitoraggio sulla piattaforma Sidi relativo al Servizio di supporto psicologico/medico competente nelle istituzioni scolastiche.

Le istituzioni scolastiche che hanno completato correttamente l’invio della documentazione (ovvero che hanno caricato ed inviato in piattaforma l’istanza firmata digitalmente dal Dirigente Scolastico) possono procedere con la prosecuzione del servizio per il periodo gennaio-giugno 2021, così come già previsto nella nota integrativa al programma annuale. Poiché ci vengono spesso posti dei quesiti sulla gestione delle attività dello psicologo riportiamo di seguito alcune informazioni utili:

Quale il ruolo dello psicologo dal punto di vista della privacy

Di norma chi opera il trattamento di dati personali per conto del titolare del trattamento (l’istituzione scolastica) – chiarisce una missiva della Vargiu Scuola di Assemini (CA) a firma di Antonio Vargiu — deve essere nominato responsabile del trattamento. È ciò che avviene, ad esempio, per i fornitori del sito web, dei gestionali usati dalla scuola o per i fornitori di servizi di assistenza sui sistemi informatici anche nel ruolo di amministratori di sistema.

A seconda dell’attività effettivamente svolta dallo psicologo bisogna tuttavia prendere in considerazione un secondo approccio che sta diventando sempre più comune e che tiene conto della particolarità dei trattamenti operati da tale figura che possono riguardare una sfera molto privata dell’interessato e che sono tutelati da un principio di riservatezza che il professionista è tenuto a rispettare. Secondo tale interpretazione il trattamento dei dati raccolti dallo psicologo è prerogativa esclusiva dello stesso professionista che quindi opera quale autonomo titolare del trattamento. Se questo è il rapporto che intendete instaurare con lo psicologo incaricato è opportuno che sia specificato chiaramente nel contratto.

Informativa e consenso

Quello della trasparenza e dell’informazione all’utenza è uno degli aspetti cui la normativa dà maggiore importanza ed è attentamente valutato dall’Autorità nel momento in cui deve entrare nel merito dei trattamenti effettuati e di provvedimenti da prendere. È allora necessario che prima dell’inizio dell’attività venga fornita una completa e particolareggiata informativa rivolta agli alunni e alle loro famiglie ma anche ai docenti nel caso in cui fossero coinvolti nel progetto.

Dopo la presentazione dell’informativa in merito al trattamento dei dati personali e alle questioni giuridiche, deontologiche e professionali ad esso associate la scuola dovrà ricevere:

  • il consenso a partecipare alle attività previste dal progetto
  • l’autorizzazione al trattamento dei dati personali all’interno del medesimo progetto.

Cosa contiene il modulo

Il modulo dovrà quindi esplicitamente raccogliere due distinti consensi attraverso delle firme da apporre in calce a diciture del tipo:

• avendo ricevuto apposita informativa professionale e informazioni adeguate in relazione ai fini e alle modalità della stessa, autorizzano il/la proprio/a figlio/a ad accedere al supporto Psicologico;

• avendo ricevuto apposita informativa sul trattamento dei dati personali, esprimono il proprio libero consenso al trattamento degli stessi ai sensi del GDPR 2016/679.

Rileviamo che l’informativa ed i moduli di richiesta consenso devono essere ben strutturati e completi e che i documenti talvolta utilizzati e catalogati impropriamente come “liberatorie” sono spesso inadeguati ed inadatti a dimostrare una corretta e trasparente azione di informazione da parte della scuola.

Come tutelare i nomi di coloro che sostengono il colloquio?

Nell’informativa andrà specificato con chiarezza se, garantita la riservatezza del colloquio, lo psicologo comunicherà alla scuola i nominativi di coloro che lo hanno richiesto ed ottenuto o se questa informazione rientra fra quelle tutelate dal segreto professionale.

Il fatto è che queste informazioni sono talvolta necessarie per poter monitorare e rendicontare l’attività svolta dallo psicologo, specifica Antonio Vargiu. Ad esempio, diversi progetti da noi visionati, finanziati con fondi regionali, prevedevano la tenuta di un registro con i nominativi di coloro che hanno ottenuto il colloquio. Ove, quindi, la scuola ritenesse necessario acquisire l’informazione dei nominativi di coloro che hanno ottenuto il colloquio, suggeriamo di utilizzare tecniche di pseudonimizzazione che consentono di garantire i dovuti livelli di riservatezza. Il professionista dovrà in tal caso riportare nel proprio registro dei colloqui non il nome e cognome dell’interessato ma un codice che riconduca univocamente ad esso. Per consentire alla scuola di decodificare le informazioni, lo psicologo dovrà consegnare una tabella di conversione nominativo / codice che dovrà essere comunicata con un canale sicuro e riservato.

In tal modo la presa visione del registro non violerà la riservatezza di coloro che sono presenti e questo, ad esempio, potrà anche essere spedito all’ente che, finanziando il progetto, chiede una rendicontazione delle attività. Ovviamente la chiave di decodifica deve essere custodita con cura dalla scuola.

La forma del consenso

Il modulo di consenso va firmato dai genitori con firma autografa e consegnato alla scuola. È anche possibile manifestare il consenso a distanza, come specifica Antonio Vargiu, adottando una delle modalità previste dall’art. 65 del CAD, al comma 2 secondo il quale le istanze e le dichiarazioni presentate alla P.A. per via telematica sono valide se:

  • sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata, il cui certificato e’ rilasciato da un certificatore qualificato
  • l’istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), carta di identità elettronica e la carta nazionale dei servizi
  • sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità
  • se trasmesse dall’istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale (casella PEC) purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con ((Linee guida)), e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato.

Riservatezza delle informazioni e segreto professionale

Nello svolgimento della propria attività – chiarisce una missiva della Vargiu Scuola – lo psicologo dovrà gestire i propri archivi distinguendo i dati e le informazioni nelle tre seguenti categorie:

  • dati per il rapporto con l’amministrazione: dati personali, anche degli alunni/famiglie e/o docenti, necessari per la gestione del rapporto di lavoro con l’amministrazione scolastica e da questa accessibili nel rispetto della riservatezza ed il segreto professionale. Fra questi potrebbero anche essere presenti i nominativi di coloro che hanno richiesto colloquio e le date in cui tali colloqui sono avvenuti, necessarie anche a rendicontare l’attività svolta dallo psicologo. In tal caso si suggerisce di adottare le tecniche di pseudomizzazione citate nel paragrafo 4.
  • dati personali alunni e famiglie: sono i dati personali degli alunni, famiglie o docenti soggetti a tutto quanto previsto dal GDPR e sempre dovuti in caso di richiesta di accesso degli interessati ma non necessariamente dovuti all’istituto scolastico che ha affidato l’incarico.
  • dati professionali psicologo: sono dati legati all’attività del professionista e da esso prodotti nello svolgimento del suo incarico, sempre soggetti a procedure di trattamento secondo il GDPR ma non necessariamente dovuti all’istituto scolastico con cui ha sottoscritto un contratto o all’alunno/famiglia che hanno chiesto la sua opera (appunti, relazioni, valutazioni, interpretazioni ecc..).

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