Segreterie: l’ordine diretto in Acquistinretepa.it, la guida

di Gianlorenzo Perri

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L’ordine diretto, che ha la stessa modalità del mercato elettronico e delle commissioni, permette all’utente di fare un acquisto direttamente dal catalogo accettando caratteristiche e condizioni.

Per effettuare un ordine diretto in convenzione si ha bisogno di:

  • Indirizzo di fatturazione e di consegna
  • Codice identificativo della Gara (CIG)
  • Codice Unico di Progetto (eventuale)
  • Codice Univoco Ufficio per la fatturazione elettronica
  • Firma digitale

Per effettuare l’ordine servirà accedere al catalogo e ricercare il prodotto che interessa; una volta individuato bisognerà aggiungerlo al carrello, compilare l’ordine, firmarlo digitalmente e inviare l’ordine tramite il sistema.

LE MODALITÀ DI RICERCA

  1. La modalità di ricerca semplice si attiva inserendo la descrizione dell’oggetto che si vuole acquistare nel campo “CERCA” (Fig.1)

Questo tipo di ricerca ci mette in genere davanti a un ventaglio di risultati molto ampio, (Fig.2)

sarà necessario, quindi, effettuare una successiva selezione tra tutti i risultati. (Fig.3)

Questa modalità di ricerca è preferibile alle altre solo nel caso in cui si è in possesso quando del codice identificativo del prodotto, al contrario quando si ha solo il nome generico ci si trova nella condizione di avere un numero di prodotti associato alla ricerca che risulta essere improponibile.

SEZIONE CHE COSA VUOI ACQUISTARE?

  1. La modalità di ricerca SFOGLIA CATALOGO ci permette di accedere all’albero merceologico e di restringere sempre più la ricerca partendo dalla categoria fino ad arrivare al prodotto desiderato (Fig.4)

Questa ricerca ci permette di attivare dei filtri, ma il risultato lascia spazio ad un largo ventaglio di scelte tra cui scegliere. (Fig.5-6)

I filtri ci permettono di inserire qualche dettaglio in più o di selezionare un range di prezzo minimo e massimo di riferimento, il tempo di consegna, la provincia di consegna ecc.

Una volta ristretta la ricerca con i filtri, si può ulteriormente agire sui parametri della tabella per avere un ordine in base alle nostre necessità (Fig.7)

Questo ci permetterà di restringere ulteriormente la selezione al prodotto desiderato.

  1. La modalità RICERCA PER CODICE ci fa accedere ad una ricerca attraverso un campo dove inserire il codice articolo produttore o il codice articolo fornitore del bene e/o del servizio che si sta cercando (Fig.8)

Questo tipo di ricerca restringe il campo in maniera repentina, ma per essere utilizzata si ha bisogno di conoscere i dati sopra indicati.

  1. La modalità di ricerca TROVA PRODOTTI ci permette di effettuare una ricerca guidata passo passo tra le varie categorie merceologiche. (Fig.9-10)

Le quattro modalità ci consentono di arrivare alla selezione del prodotto scelto e di aggiungerlo al carrello

SEZIONE CHE STRUMENTO VUOI USARE?

In questa sezione sono presenti le iniziative divise per strumento di acquisto (Fig.11):

  • Convenzioni;
  • Mercato Elettronico;
  • Accordo Quadro;
  • Sistema Dinamico.

Queste possono essere scelte singolarmente in base alle proprie necessità (Fig.12).

Tutte le modalità di ricerca porteranno, comunque, alla visualizzazione del catalogo prodotti. Questi potranno essere selezionati e confrontati tra i vari strumenti di acquisto e aggiunti al carrello per poi effettuare l’ordine diretto.

IL CARRELLO

Una volta selezionati e aggiunti al carrello i vari prodotti, raggruppati per sistema d’acquisto, si troveranno le voci che permettono di procedere all’acquisto stesso (Fig.13).

Le voci presenti in base al sistema d’acquisto selezionato nella scelta dei prodotti sono:

  • Mercato elettronico

    Crea RDO – Predispone la richiesta da inviare ai fornitori

    Crea Ordine – Crea l’ordine diretto associato al bene/servizio

    Convenzione

    • Crea Ordine – Crea l’ordine diretto associato al bene/servizio

L’ODA – Ordine Diretto di Acquisto

Cliccando sul tasto “Crea ordine” il sistema aprirà la pagina relativa alla gestione dell’ordine. Per terminare la procedura dovranno essere completati i campi tutti i campi. Fatto questo bisognerà Generare l’Ordine o inviare il tutto al Punto Ordinante.

Se per un qualunque motivo si dovesse interrompere questa operazione si potrà ritrovare l’ordine salvato automaticamente tra le bozze.

Si tenga in considerazione che gli acquisti di colore verde contraddistinguono quelli in Convenzione, mentre quelli di colore viola contraddistinguono quelli effettuati con il Mercato Elettronico (Fig.13).

Nella pagina “Gestione Ordine” (Fig.14) è possibile modificare le quantità (una volta modificate le quantità per avere il nuovo prezzo si dovrà cliccare su aggiorna totali), eliminare gli eventuali pezzi accessori, modificare l’indirizzo di consegna e quello di fatturazione, aggiungere le note e allegare file. I campi contrassegnati con * sono campi obbligatori.

Dopo aver completato l’ordine in tutte le sue sezioni, il Punto Ordinante potrà selezionare i pulsanti “SALVA IN BOZZA” o “GENERA ORDINE”, ma è anche possibile ricercare altri articoli, dello stesso fornitore e della stessa iniziativa, da aggiungere al proprio ordine. Il Punto Istruttore potrà, invece, selezionare i pulsanti “SALVA IN BOZZA” o “INVIA ORDINE PO”.

Selezionando “GENERA ORDINE” l’ordine non sarà più modificabile e verrà visualizzata la schermata di Gestione Ordine. In questa schermata il sistema permetterà all’utente, attraverso il pulsante “VAI ALL’ELENCO ORDINI”, di accedere alla pagina “Elenco ordini e ricerca”(Fig.15).

In questa pagina gli ordini possono trovarsi nei seguenti stati:

  • Bozza (ordine ancora modificabile);
  • Generato (ordine completo ma non firmato digitalmente e non ancora inviato al fornitore);
  • In approvazione al PO (ordine predisposto dal Punto istruttore e inviato per approvazione al PO);
  • Inviato al Fornitore (ordine firmato digitalmente e inviato tramite Sistema);
  • Annullato dal PO (ordine inviato al fornitore o accettato dal fornitore ma annullato dal PO tramite la specifica funzione);
  • Accettato dal Fornitore (ordine inviato al fornitore e dallo stesso confermato);
  • Evaso dal Fornitore (ordine eseguito dal Fornitore);
  • Rifiutato dal Fornitore (ordine firmato digitalmente, inviato al fornitore ma dallo stesso rifiutato);
  • Scaduto (ordine generato ma per il quale sono scaduti i termini per l’invio al Fornitore);
  • Revocato (ordine inviato che è stato revocato dal PO o dal Fornitore);
  • Sospeso (ordine inviato ma che è stato sospeso dal fornitore per un periodo di tempo);
  • Esercitato recesso dal Fornitore (ordine sospeso per il quale il fornitore ha esercitato il recesso)

Una volta generato l’ordine il file che si trova nella colonna “Documento d’ordine”. Il file deve essere protocollato firmato digitalmente dal titolare della figura Punto Ordinante.

Fatto questo, il file verrà dovrà essere caricato nuovamente sulla piattaforma. Il titolare del profilo Punto Ordinante bisognerà, cliccare il tasto “INVIO” (Fig.16).

Eseguita questa operazione, il sistema presenterà un messaggio con il quale comunica che l’ordine è stato inviato al fornitore.

Per un’ulteriore conferma del buon esito della procedura nell’elenco la voce “generato” cambierà in “inviato al fornitore”.

Tutti i passaggi successivi verranno notificati attraverso l’Area Personale (Fig.17) o nella sezione i miei acquisti>ordini diretti del Cruscotto.

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