Segreterie: firma elettronica, firma digitale, firma autografa sostitutiva a mezzo stampa. Facciamo chiarezza

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Le Scuole e le Pubbliche Amministrazioni nella redazione degli atti amministrativi si trovano sempre più spesso, in vista anche della dematerializzazione, a gestire dei documenti informatici.

L’art. 20 del Codice Amministrazione Digitale (CAD) definisce a chiare lettere la validità indiscutibile del documento informatico come atto avente la stessa valenza legale del suo omologo cartaceo. La sua idoneità, in forma scritta, fa riferimento alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. I documenti o gli atti informatici redatti dalle Pubbliche Amministrazioni costituiscono quindi una copia originale.

A tal fine la firma elettronica digitale, apposta dal titolare della stessa, ha la valenza legale.

La validità di questo elemento è prevista dall’art. 2702 del Codice Civile.

Il documento firmato con firma elettronica o con firma digitale dovrà, quindi, garantire l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento stesso.

Ma vediamo nel dettaglio i tipi di firma che possono essere apposti sui documenti o sugli atti digitali:

Firma Elettronica

La firma elettronica è basata su certificati digitali qualificati. Questa consiste in una serie di dati elettronici allegati al documento attraverso un metodo di identificazione informatica, per esempio il PIN di una carta magnetica, o delle credenziali di accesso web.

Firma Elettronica Avanzata

Questa è stata introdotta più recentemente ed è basata su certificati digitali qualificati che consentono l’identificazione univoca del firmatario del documento. La Firma Elettronica Avanzata del documento consente di conservare un controllo esclusivo del documento stesso, in maniera che il firmatario possa rilevare che questo non sia stato modificato dopo l’apposizione della stessa.

La Firma Elettronica Avanzata risulta, quindi, avere delle caratteristiche di sicurezza maggiori rispetto alla Firma Elettronica.

[Questi tipi di firma sono con il tempo stati sostituiti dalla Firma Elettronica Qualificata e dalla Firma Digitale in quanto hanno certificazioni e caratteristiche sempre più avanzate e sicure]

Firma Elettronica Qualificata

La Firma Elettronica Qualificata è una firma apposta attraverso mezzi di cui il firmatario detiene il controllo esclusivo. Questa permette di identificare in modo univoco il titolare della firma ed è basata su una serie di certificati qualificati. Viene concretizzata tramite dei dispositivi sicuri come il token o la smart card.

Firma Digitale

Possiamo definirla come un tipo di Firma Elettronica Avanzata particolare (gratuitamente richiedibile per DS e DSGA attraverso il sistema previsto dal MIUR). Questa si basa su un tipo di certificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro. Queste consentono di verificare la provenienza e l’integrità di uno o più documenti informatici. Questo tipo di firma richiede una particolare modalità tecnologica. Come per la Firma Elettronica Avanzata i mezzi più diffusi per apporre la firma digitale sono il token e la smart card.

[Una delle problematiche più ricorrenti con questi tipi di firma è quella di dover rispettare il legame univoco tra autore firma e documento. Le segreterie dovranno rispettare una semplice, seppur rigida, regola: i documenti sottoposti a questo tipo di firma dovranno essere elaborati (con tutte le procedure del caso) e avere come ULTIMO ATTO l’apposizione della firma da parte del Dirigente Scolastico o del DSGA. Se l’apposizione della firma non viene effettuata come ultimo atto conclusivo, il certificato che sancisce l’originalità della stessa decade in quanto rileva una modifica al documento.]

Firma autografa sostituita a mezzo stampa

Tale tipo di firma non impone il legame stretto tra titolare, firma e documento, perché questa non è altro che un’attribuzione, attraverso una dicitura, della paternità dell’atto. La normativa di riferimento è il D.lgs 39/1993 – Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche.

All’art. 3 dello stesso comma:

1. Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

2. Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.”

La riforma del Codice Amministrazione Digitale (CAD) con il D.Lgs n. 235/2010 ha affermato che i procedimenti amministrativi devono essere prodotti, come regola, in modalità informatica, la forma cartacea è solo un’eccezione. Per essere giuridicamente valido un documento informatico possiamo apporre la seguente dicitura:

copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa

predisposta secondo l’articolo 3 del D.lgs 39/1993 e l’articolo 3bis,

comma 4bis del Codice dell’amministrazione digitale

Senza però perderci nel ginepraio della normativa, la dicitura sopra indicata può essere applicata solo ai documenti che, per evidenti ragioni, derogano la dematerializzazione, necessitando quindi della stampa.

A tale tipo di documenti, stampati in serie, il titolare o il sottoscrittore trovano l’alternativa della firma nella normativa che permette di non vergarli direttamente, ma di utilizzare tale dicitura.

L’esempio classico di tale tipo di documentazione è la stampa delle pagelle o tutti quegli atti che devono essere riprodotti in modalità cartacea per un numero rilevante di copie.

[La problematica inerente la firma a mezzo stampa è che questo tipo di firma è molto più “veloce” rispetto alle altre, ma può essere apposta legittimamente, come sopra indicato, SOLO per documenti emessi con strumenti elettronici che puntano ad una generazione massiva cartacea degli stessi]

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