Segreteria digitale, addio registri e timbri. Il Protocollo informatico, indicazioni utili

di Gianlorenzo Perri

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L’avvento del protocollo informatico ha mandato in soffitta i vecchi registri e i timbri con cui si segnava la ricezione o l’invio di un documento.

La nuova gestione dei flussi documentali, specificata nel decreto 82/2005, introduce la figura del coordinatore della gestione documentale, richiede la revisione del manuale di gestione del protocollo con una più dettagliata descrizione dei processi, obbliga la scuola alla conservazione giornaliera a norma del registro del protocollo.

Il registro giornaliero di protocollo deve contenere:

  • Il numero di protocollo del documento
  • il mittente o il destinatario
  • l’oggetto del documento
  • la data di protocollo
  • l’impronta del documento informatico, se trasmesso telematicamente.

Il registro protocollo deve essere conservato o all’interno dell’amministrazione che lo produce o inviato ad un conservatore accreditato, che può essere sia pubblico che privato.

La registrazione di protocollo deve necessariamente concernere TUTTI i documenti spediti e ricevuti, TUTTI i documenti informatici, le comunicazioni arrivate e inviate tramite e-mail, le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica.

Al documento informatico immodificabile ora vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione.

Per metadati per la conservazione si intendono in particolare quelle informazioni che un deposito digitale utilizza per assicurare il processo di conservazione digitale, ovvero le informazioni necessarie a garantire la possibilità della tenuta, l’accessibilità, l’intelligibilità, l’autenticità delle risorse digitali.

L’insieme minimo dei metadati è costituito da:

  • l’identificativo univoco e persistente;
  • il riferimento temporale;
  • l’oggetto;
  • il soggetto che ha formato il documento;
  • l’eventuale destinatario;
  • l’impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

Il formato del documento informatico è identificato dalla possibilità e dalla capacità di leggere ed elaborare tale documento attraverso dei software specifici.

Questo si identifica in base alla convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. Questa identificazione avviene attraverso l’estensione dello stesso (una serie di lettere unite in calce al nome e separate da questo attraverso un punto per esempio [nomefile.docx]).

I diversi tipi di documento e i diversi usi che se ne fanno hanno portato a una serie di formati molto diversi tra di loro (come da tabella in calce) e di conseguenza ad una serie di programmi da utilizzare per modificarli, crearli ed utilizzarli.

La scelta dell’utilizzo dei programmi, oltre alla facilità con cui l’utente riesce ad elaborare le informazioni, va ricercata innanzitutto nella loro diffusione, ovvero la possibilità che il documento elaborato possa essere letto ed utilizzato dalla maggior parte degli utenti a cui è destinato. Un criterio secondario, ma non meno importante, è la dimensione (spazio di memorizzazione occupato) che il file creato ha. Questo problema si riscontra non tanto per l’elaborazione, quanto per l’invio attraverso la posta elettronica.

Altre caratteristiche da tenere presente nella formazione di documenti digitali sono:

  • La sicurezza – ovvero il grado di modificabilità del file.
  • La portabilità – ovvero la capacità di usare il file su piattaforme diverse
  • La funzionalità – ovvero dalle funzioni informatiche messe a disposizione per l’utilizzo e per la gestione del documento informatico.

Le scuole attraverso il manuale di gestione indicano le scelte relative ai formati utilizzati per le diverse tipologie di documenti.

Infine, per la conservazione dei documenti, oltre ai criteri sopra indicati, eventuali altri criteri da indicare sono l’immodificabilità e la staticità.

La staticità di un documento informatico è la capacità di garantire l’assenza di elementi dinamici necessari alla redazione, soprattutto se esterni allo stesso al fine di garantire la leggibilità.

E’ quindi necessario privilegiare i formati standard internazionali (de jure e de facto) o i formati proprietari evidenziandoli nel manuale di conservazione dei documenti informatici.

Stessa procedura sarà indicata nel manuale di conservazione, motivando le scelte effettuate.

In genere i formati indicati per la conservazione della documentazione si restringono a pochi:

PDF e PDF/A – Questo formato (attualmente basato sullo standard ISO 32000) permette di essere essere letto e firmato indipendentemente dalle caratteristiche dell’ambiente di elaborazione del documento.

Il PDF/A – E’ stato sviluppato con l’intento di rendere possibile la conservazione a lungo termine su supporti digitali in quanto è assente da collegamenti esterni, da codici javascript e da contenuti crittografati. In questo modo il file rimane immodificabile.

Per concludere è bene comprendere che la conservazione digitale è alla base della dematerializzazione, questa è effettuabile solo se i documenti informatici sono conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile.

ELENCO GENERICO FORMATI MAGGIORNAMENTE UTILIZZATI

Testi/documenti

DOC, HTML, PDF,..

Calcolo

XLS, …

Immagini

GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG, …

Suoni

MP3, WAV, …

Video

MPG, MPEG, AVI, WMV,…

Eseguibili

EXE, …

Archiviazione e Compressione

ZIP, RAR, …

Formati email

SMTP/MIME, …

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