Scrutini telematici e questione dei verbali. Possono essere validi anche senza la firma dei docenti

Sta facendo discutere in queste ore la nota del 28 maggio del MIUR, 8464, intervenuta per cercare di colmare un vuoto che esiste nell’assenza della mai avviata dematerializzazione nella scuola e conseguente all’assenza della firma digitale per il personale scolastico diverso da DSGA e DS. La questione riguarda il modo in cui accertare l’autenticità nella verbalizzazione dello scrutinio telematico.

La nota del 28 maggio

Disposizioni comuni sulle verbalizzazioni

“Per tutte le operazioni connesse alla valutazione finale e agli esami del primo e del secondo ciclo, relativamente alla firma degli atti nel caso di effettuazione delle attività e delle riunioni con modalità a distanza, si raccomanda di utilizzare procedure che consentano di acquisire e conservare traccia della presenza e del consenso dei docenti eventualmente connessi, tramite registrazione della fase di approvazione delle delibere (utilizzando la condivisione dello schermo e l’acquisizione del consenso espresso dei docenti con chiamata nominale). In ogni caso il dirigente scolastico o il presidente di commissione potrà procedere, a seconda dei casi, a firmare (con firma elettronica o con firma autografa) a nome del consiglio di classe, della sottocommissione, della

commissione e/o dei docenti connessi in remoto”. Dunque si tratta di una nota che è una mera raccomandazione che non ha e non può aver alcun valore impositivo e vincolante. E’ un mero suggerimento che può essere disatteso. Insomma si è scaricato ancora una volta il tutto sulle spalle delle singole scuole e dei DS.

La video registrazione è possibile solo con il consenso di tutti i docenti partecipanti alla seduta?

La questione della videoregistrazione delle sedute a parere di chi scrive è possibile solo nell’unico caso in cui tutti i partecipanti abbiano espresso il proprio consenso, ne abbiamo già discusso abbondantemente qui 

Ma siamo certi che sia una procedura, questa, necessaria? Ad esempio, per accertare la questione della presenza, si può procedere con un semplice appello che verrà verbalizzato dal presidente della commissione o dal dirigente scolastico o dal segretario verbalizzante. Nulla osta, anche se non espressamente contemplato, che la firma al verbale possa essere apposta successivamente, nel caso in cui i docenti non abbiano potuto per impossibilità oggettiva apporre la firma in seduta stante poiché non dotati di firma digitale come fornita dall’amministrazione scolastica.

E’ necessaria la firma dei docenti per la validità del verbale?

Se pare essere importante la firma del presidente della seduta dell’organo collegiale chiamato a procedere alla verbalizzazione, non è detto che sia necessaria quello del docente componente dell’organo collegiale. Ad esempio, la Cassazione sent. n. 212/1972 e n. 2812/ 1973 ha affermato, guardando alle assemblee condominiali che si avvicinano alla casistica di quelle collegiali scolastiche, che se manca la sottoscrizione del Presidente poi sostituito trattasi di irregolarità formale che pertanto deve essere dedotta nel termine perentorio di cui all’art. 1137 c.c.,. Si cita spesso il Tribunale di Genova con la nota sentenza dell’8 febbraio 2012 con la quale ha ritenuto che la firma del Presidente non è necessaria essendo sufficiente quella del solo segretario, in quanto solo questa è ritenuta essenziale per l’esistenza dell’atto.

E’ la sentenza del TAR Sicilia di Palermo, con la decisione dell’8 maggio 2019 n.1274 che in materia concorsuale ha affermato che nella sostanza la mancata sottoscrizione del verbale da parte dei presenti non incide sulla validità dell’atto. Va rilevato che “non esista alcuna previsione normativa che imponga nella verbalizzazione di dare atto del giudizio del singolo componente, con inutile aggravio dell’economia del procedimento, ove il collegio giudicante sia addivenuto, anche a margine di eventuale dibattito, a valutazione e conseguente giudizio collegiale. Peraltro, per costante indirizzo del Consiglio di Stato, da cui non vi è motivo di discostarsi, il verbale non è atto collegiale in sé, ma solo un documento che attesta, con le dovute garanzie legali, il contenuto della volontà collegiale” (Consiglio di Stato, Sez. II, Adunanza di Sezione del 22 febbraio 2017 n. 668/2017; id., Sez. IV, n. 398 e n. 400 del 2017)…”. Per poi precisare “Anche in relazione all’art. 15 del D.P.R. 9 maggio 1994 n. 487, che pure dispone che i verbali di un concorso a posti di pubblico impiego devono essere sottoscritti da tutti i componenti della commissione, d’altronde, la giurisprudenza ha affermato che tale previsione “… va contemperata con la considerazione che il verbale stesso non è per sua natura un atto collegiale ma solo un documento che attesta, con le dovute garanzie legali, il contenuto di una volontà collegiale. La mancata sottoscrizione del verbale di concorso da parte di uno dei componenti della commissione giudicatrice non vizia quindi la determinazione della commissione stessa, trattandosi di atto estrinseco rispetto alle operazioni concorsuali, come tale insuscettibile di invalidare le operazioni dell’organo collegiale quando queste si siano svolte regolarmente e dall’intestazione dell’atto risulti la presenza anche dei componenti della commissione che non hanno sottoscritto il verbale” (in termini, ex multis, Consiglio di Stato, Sez. V, 4 gennaio 2011, n. 8; T.A.R. Reggio Calabria, 5 giugno 2017, n. 519)”.

Il verbale dello scrutinio tra atto pubblico che fa piena prova fino a querela di falso e la contestazione delle irregolarità

L’Art. 2700. del codice civile afferma: “l’atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonche’ delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti”. Quindi, al più se si vuole contestare qualcosa si potrebbe procedere con una querela. Ma non sempre questa è necessaria. Sempre i giudici siciliani con la sentenza del Tar Sicilia – Palermo, sez. I, 8 marzo 2019, n. 701, hanno sottolineato che “l’eccezione è infondata alla luce del consolidato orientamento giurisprudenziale, formatosi sulla scorta della decisione dell’Adunanza plenaria del Consiglio di Stato n. 32 del 20 novembre 2014, secondo cui, nelle controversie elettorali, la circostanza che i verbali redatti e sottoscritti dalla commissione elettorale, in quanto atti pubblici, ai sensi dell’art. 2700 c.c., fanno piena prova sino a querela di falso di quanto il presidente di seggio, in qualità di pubblico ufficiale, attesta di avere compiuto ed essere avvenuto in sua presenza non significa, evidentemente, che non possa essere messo in discussione non quanto il pubblico ufficiale attesta essere avvenuto e da lui compiuto (che resta coperto dalla fede privilegiata), ma piuttosto l’esattezza dei dati trascritti, da verificare alla luce di altri atti, anch’essi facenti parte del procedimento elettorale, ovvero la correttezza del contenuto del verbale, posto che, in tale evenienza, non viene dedotta la falsità delle attestazioni e la fede privilegiata di cui gode il verbale (che richiederebbe, quella sì, la proposizione di querela di falso), ma solo la regolarità formale delle annotazioni in esso riportate (ex plurimis Consiglio di Stato, III, 3 agosto 2016, n. 3518)”.

Conclusione

Da ciò a parere di chi scrive si può desumere a livello indicativo che pare non essere determinante e necessaria seduta stante la firma dei singoli componenti dell’organo collegiale per la verbalizzazione, che nulla osta che la firma sul verbale possa essere apposta successivamente in presenza, che pare essere imprescindibile invece la sola firma del segretario verbalizzante. Che potrebbe essere opportuno far circolare in visione al personale docente interessato il verbale come sottoscritto dal segretario verbalizzante perché questi possano poi effettuare eventuali contestazioni tramite la mail certificata oppure ovviamente confermare la correttezza dei dati ivi inseriti. E’ evidente che risulta a dir poco problematica e non consigliabile la registrazione delle sedute, sia perché potrebbe bastare l’opposizione di un solo componente perché questa possa non avere luogo, sia perché a livello tecnico andranno garantite modalità di conservazione dei file conformi alla normativa in materia di Privacy e che debbano salvaguardare la documentazione prodotta dal rischio di alterazioni e manipolazioni.

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