Rinnovo inventariale dei beni mobili di proprietà dello Stato entro il 31 dicembre 2021

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Le Istituzioni Scolastiche dal 1° settembre 2000, hanno acquisito la personalità giuridica e l’autonomia, come descritto nell’art. 21, comma 4, della Legge 15/3/1997, n. 59, hanno un proprio patrimonio costituito dai beni di proprietà, per le operazioni inventariali si osservano le norme previste negli articoli 23, 24, 25, 26, 27 e 28 del Decreto n. 44/2001.

L’inventario è tenuto e curato dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi, che assume le responsabilità del consegnatario, fatto salvo quanto previsto dall’articolo 27. Almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni ed almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni.

L’ultimo rinnovo inventariale dei beni mobili di proprietà dello Stato è stato effettuato con riferimento alla situazione esistente al 31 dicembre 2015, secondo la circolare n. 26/RGS del 9 settembre 2015, consultabile sul sito istituzionale all’indirizzo http://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONEI/circolari/2015/circolare_n_26_2015/index.html

Il successivo quinquennio per la formazione dei nuovi inventari dei beni mobili sarebbe, quindi, giunto a compimento, in linea teorica, alla data del 31 dicembre 2020.

A causa dell’emergenza epidemiologica sviluppatasi nel corso dell’anno 2020, il decreto-legge 14 agosto 2020, n. 104, ha previsto la proroga del rinnovo degli inventari dei beni mobili dello Stato, entro il 31 dicembre 2021 in considerazione della straordinaria situazione emergenziale derivante dalla pandemia di COVID-19 e delle misure adottate per contenerla, stante la necessità di alleggerire i carichi amministrativi delle amministrazioni statali”, circolare n. 19/RGS del 16 ottobre 2020, il nuovo termine di riferimento è fissato al 31 dicembre 2021 dall’articolo 70 del decreto-legge n. 104/2020, sono dettate anche le istruzioni per lo svolgimento delle operazioni amministrative e contabili finalizzate alla formazione dei nuovi inventari dei beni mobili in dotazione alle Amministrazioni dello Stato alla data del 31 dicembre 2021, ferma restando la necessità che le predette Amministrazioni si attengano scrupolosamente al rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela della salute e del contenimento del fenomeno epidemiologico da COVID-19.

Si ravvisa per le scuole, la necessità di procedere alle operazioni di rinnovo degli inventari e di nominare all’uopo un’apposita commissione; la Commissione, in particolare, è chiamata a svolgere, a titolo esemplificativo, i seguenti compiti:

– predisporre un cronoprogramma riportante le attività da svolgere;

– effettuare la ricognizione materiale dei beni inventariati;

– verificare l’eventuale esistenza di beni non inventariati rinvenuti nel corso della rinnovazione; – verificare l’eventuale esistenza di beni inventariati non rinvenuti nel corso della ricognizione; – effettuare le conseguenti sistemazioni contabili volte a riconciliare i dati presenti nelle scritture patrimoniali con quelle da iscriversi nei nuovi inventari;

– proporre la dismissione dei beni non ritenuti non più utilizzabili, obsoleti o fuori uso per cause tecniche.

L’attività della Commissione è limitata al periodo di svolgimento di tutte le operazioni di rinnovo degli inventari secondo i criteri e le modalità operative stabilite dalla stessa.

I lavori della Commissione e le relative fasi operative delle attività dovranno risultare da appositi verbali corredati da modelli PV specifici.

Le operazioni di verbalizzazione saranno svolte da un membro interno alla commissione con funzioni di segretario.

Tutta la documentazione indicata dovrà rimanere agli atti dell’Istituzione scolastica e dovrà essere trasmessa in allegato al Conto consuntivo relativo all’esercizio finanziario di riferimento della ricognizione, al competente Ufficio Scolastico Regionale. Relativamente alla ricognizione dei beni mobili, la Commissione potrà avvalersi, inoltre, del personale docente ed A.T.A., nonché dei soggetti affidatari nominati ai sensi dell’art. 35 del D.I. n. 129/2018 che laddove richiesto, saranno chiamati a svolgere le operazioni di ricognizione.

Tutte le operazioni di rinnovo degli inventari devono essere ultimate in tempo utile all’approvazione del conto consuntivo ai sensi degli art. 22 e ss. del D.I. 129/2018.

Le attività svolte dalla Commissione sono svolte a titolo gratuito e non comportano alcun onere aggiuntivo a carico dell’istituzione scolastica, né alla finanza pubblica

I beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche si distinguono in immobili e mobili secondo le norme del Codice civile articolo 826.

Per i beni appartenenti al patrimonio dello Stato e degli Enti locali che sono concessi in uso alle istituzioni scolastiche e iscritti in distinti inventari, si osservano le disposizioni impartite dagli enti medesimi.

Ciascuna istituzione scolastica approva, con delibera del Consiglio d’istituto, il proprio regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari, nel rispetto di quanto previsto dal presente regolamento e dalle altre norme generali vigenti in materia.

Il regolamento contiene disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari ai sensi dell’articolo 31, comma 5 secondo linee guida del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca, sentito il Ministero dell’economia e delle finanze.

  • I beni mobili si iscrivono, nel relativo inventario, in ordine cronologico, con numerazione progressiva ed ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita.
  • Ogni oggetto è contrassegnato col numero progressivo col quale è stato iscritto in inventario.
  • Sono descritti in distinti inventari i beni immobili, i beni di valore storico-artistico, i libri ed il materiale bibliografico, i valori mobiliari.
  • Non si iscrivono in inventario gli oggetti fragili e di facile consumo, cioè tutti quei materiali che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni di modico valore.
  • Non si inventariano altresì, pur dovendo essere conservati nei modi di uso o con le modalità previste dal regolamento dell’istituzione, i bollettini ufficiali, le riviste ed altre pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere, i libri destinati alle biblioteche di classe.
  • Qualsiasi variazione, in aumento o in diminuzione, dei beni soggetti ad inventario è annotata, in ordine cronologico, nell’inventario di riferimento.
  • L’inventario è tenuto e curato dal direttore, che assume le responsabilità del consegnatario.
  • Quando il direttore cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del dirigente e del presidente del Consiglio di istituto. L’operazione deve risultare da apposito verbale.

Il Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129, recante “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107”; VISTO in particolare l’art. 31, comma 9, del D.I. 129/2018, impone la ricognizione dei beni con cadenza quinquennale e almeno ogni dieci anni provvedere il rinnovo degli inventari dei beni posseduti.

https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2018/11/16/18G00155/sg

Ad ogni bene iscritto in inventario è attribuito un valore che corrisponde: al prezzo di fattura, per i beni acquistati, al prezzo di costo, per quelli prodotti nell’istituto, al prezzo di stima, per quelli ricevuti in dono.

Classificazione categorie dei beni mobili.

Per la classificazione inventariale e dei beni mobili durevoli si fa riferimento alle categorie, secondo le disposizioni del regolamento emanato con D.P.R. n. 254/2002, art. 19, c. 5, che per quanto riguarda le istituzioni scolastiche prevede le seguenti categorie:

  • categoria I: beni mobili costituenti la dotazione degli Uffici, beni mobili delle tipografie, laboratori, officine, centri meccanografici, elettronici con i relativi supporti e pertinenze non aventi carattere riservato; beni mobili di ufficio costituenti le dotazioni di ambulatori di qualsiasi tipo;
  • categoria II: libri e pubblicazioni sia ufficiali sia non ufficiali (biblioteca), musei;
  • categoria III: materiale scientifico, di laboratorio, oggetti di valore, metalli preziosi, strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche nonché attrezzature sanitarie diagnostiche e terapeutiche;
  • categoria IV: beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario, ecc.);
  • categoria V: veicoli e natanti.

La gestione patrimoniale delle istituzioni scolastiche

Si evidenzia, infine, che, ai sensi dell’art. 31 del D.I. 129/2018, non si iscrivono in inventario gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a predetto importo, IVA compresa.

Gli inventari sono gestiti sulla base di apposite scritture predisposte su supporto cartaceo e/o informatico atte a garantirne una’ agevole utilizzazione a fini contabili, gestionali e di programmazione. I registri dell’inventario devono venire totalizzati annualmente, riportando il carico precedente ed ottenendo il carico complessivo. Il totale risultante dal registro dell’inventario generale deve trovare una perfetta corrispondenza col mod. K del Conto consuntivo.

Discarico inventariale di beni mobili per deterioramento e fuori uso: materiali di risulta e beni fuori uso per i quali l’eventuale riparazione è anti-economica.

Sotto la propria responsabilità, il Dirigente scolastico nell’osservanza dei principi di economicità, efficacia e trasparenza che sorreggono l’azione amministrativa, avrà cura di valutare a monte, esclusivamente per i beni assolutamente inservibili e privi di alcun valore, la maggiore proficuità di un diretto avvio alla discarica pubblica o allo smaltimento». In linea generale, il discarico dalle scritture inventariali dei beni mobili presuppone un apposito provvedimento, adottato dal dirigente scolastico e corredato dalla pertinente documentazione giustificativa.

  • relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’istituto (o di Circolo) sull’esistenza di materiali di risulta o beni fuori uso. La relazione deve descrivere le circostanze che hanno determinato la situazione dei suddetti beni ed essere corredata del relativo elenco, completo dei riferimenti inventariali. In occasione delle operazioni di rinnovo inventariale, le proposte in merito formulate dalla “Commissione per il rinnovo inventariale” possono sostituire la relazione del Direttore;
  • verbale della commissione interna di cui all’art. 52 del Regolamento (c.d. “Commissione per il fuori uso”) per la verifica e valutazione dei materiali di risulta e dei beni fuori uso;
  • provvedimento del Dirigente scolastico per la cessione o l’eliminazione dei beni dichiarati dismissibili dalla Commissione per il fuori uso;
  • accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o di custodia dei beni incombente agli affidatari e consequenziali azioni volte al reintegro patrimoniale;
  • vendita, con avviso da pubblicarsi nell’albo dell’istituzione scolastica statale, e aggiudicazione dei beni al miglior offerente. Il provvedimento di discarico inventariale, da adottare dal Dirigente scolastico, oltre all’elenco dei beni, dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo di aggiudicazione. È appena il caso di ricordare che eventuali spese, anche di natura tributaria, sono a carico dell’acquirente, salvo diversa previsione di legge;
  • in caso di aggiudicazione non andata a buon fine, anche per gara deserta, i beni possono essere ceduti a trattativa privata, sempre a titolo oneroso. Per il discarico inventariale vanno osservate le modalità descritte in caso di aggiudicazione. In alternativa alla cessione a trattativa privata, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico, i beni possono essere trasferiti a titolo gratuito a favore di enti pubblici non economici ovvero, in subordine, di enti non profit (Onlus, pro loco, parrocchie, enti di promozione sociale ecc.).

Il discarico dall’inventario va documentato anche con il verbale di consegna dei beni trasferiti, debitamente sottoscritto dal rappresentante dell’ente trasferitario;

  • in estremo subordine, nell’ipotesi in cui né la cessione a titolo oneroso né la cessione a titolo gratuito abbiano dato esito, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico è disposta la destinazione dei beni allo smaltimento (avvio alla discarica pubblica).

Il ricorso allo smaltimento di materiali potenzialmente dannosi all’ambiente o alla salute (rifiuti speciali), deve avvenire nel rispetto delle norme di tutela ambientale, tenuto conto delle prescrizioni di legge oltre che dell’eventuale onere economico. Il discarico inventariale va documentato anche con il verbale attestante lo smaltimento dei beni, nel rispetto della normativa in materia ambientale. Il materiale reso inservibile all’uso, è eliminato dall’inventario.

Discarico inventariale di beni obsoleti e non più funzionali all’attività istituzionale.

Beni obsoleti (beni funzionanti, ma ormai superati dal punto di vista tecnologico), beni non più funzionali (beni integri e suscettibili di riuso, ma non rispondenti o non più rispondenti alle esigenze dell’attività svolta):

  • relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) sull’esistenza di materiali obsoleti o non più funzionali alle esigenze dell’istituzione scolastica statale. La relazione deve essere corredata dell’elenco dei beni completo dei riferimenti inventariali. In occasione delle operazioni di rinnovo inventariale, le proposte formulate in merito dalla “Commissione per il rinnovo inventariale” possono sostituire la relazione del Direttore;
  • verbale della “Commissione per il fuori uso” di cui all’art. 52 del Regolamento, per la verifica sullo stato dei materiali obsoleti e non più funzionali e la determinazione del relativo valore;
  • provvedimento del Dirigente scolastico per la cessione dei beni riconosciuti dismissibili dalla Commissione per il fuori uso;
  • vendita con avviso da pubblicarsi nell’albo dell’istituzione scolastica statale ed aggiudicazione dei beni al miglior offerente, oppure vendita per mezzo di trattativa privata ad altri enti pubblici non economici. Il prezzo base di vendita, salvo ipotesi assolutamente eccezionali e da motivare dettagliatamente, non potrà essere inferiore al valore determinato dalla Commissione per il fuori uso. Nel ricordare che le eventuali spese, fatte salve le diverse previsioni di legge, sono a carico dell’acquirente, si evidenzia che il provvedimento di discarico inventariale, da adottare dal Dirigente scolastico, dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo;
  • in subordine, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico, i beni possono essere ceduti gratuitamente soltanto ad un’altra istituzione scolastica statale. Il discarico dall’inventario dovrà essere documentato anche con il verbale di consegna dei beni all’Istituzione scolastica trasferitaria.

Discarico inventariale dei beni mobili nel caso di eventi fortuiti o di sottrazione

furto (sottrazione o, comunque, completa perdita del bene per fatto riconducibile alla volontà umana):

  • denuncia presentata da parte del Dirigente scolastico alla locale autorità di Pubblica Sicurezza con l’elenco analitico dei beni sottratti, anche al fine di stabilire la relativa perdita patrimoniale;
  • relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) in ordine alle circostanze che hanno determinato la sottrazione dei beni, corredata del relativo elenco completo dei riferimenti inventariali;
  • accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o custodia dei beni incombente agli affidatari;
  • provvedimento di discarico inventariale del Dirigente scolastico, con allegata copia della denuncia all’autorità di pubblica sicurezza e della relazione del Direttore;
  • eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.

Forza maggiore (calamità ed accadimenti non riconducibili alla volontà umana):

  • relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) in ordine alle circostanze che hanno determinato la perdita dei beni. La relazione deve essere corredata dall’elenco dei beni completo dei riferimenti inventariali, nonché della pertinente documentazione giustificativa (verbale intervento Vigili del Fuoco; accertamento competente autorità amministrativa; dichiarazione dello stato di calamità naturale; dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, resa ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28/12/2000, n. 445; ecc.);
  • accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o custodia dei beni incombente agli affidatari;
  • provvedimento di discarico inventariale del Dirigente scolastico con allegata copia della relazione del Direttore;
  • eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.

Mancato rinvenimento:

  • non si tratta di fattispecie autonoma, dovendo essere ricondotta, a seconda dei casi, a quella di Furto o di Forza maggiore.

Principali controlli

Di seguito riproponiamo la check-list allegata alla circolare RGS n. 26/2008, indispensabile per una corretta gestione patrimoniale delle istituzioni scolastiche. Si tratta in pratica dei controlli eseguiti dai revisori dei conti, che per le scuole è bene tener presenti per evitare rilievi da parte degli stessi:

  • accertare l’avvenuto passaggio di consegne tra il Dirigente scolastico e il Direttore SGA, nonché la corretta applicazione della prescritta procedura;
  • verificare la correttezza del verbale del passaggio di consegne dal quale deve risultare l’avvenuta effettuazione della ricognizione inventariale nonché l’apposizione delle firme del Direttore uscente, del Direttore subentrante, del Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio d’Istituto;
  • controllarela corretta tenuta dei vari registri previsti per ciascuna tipologia di scuola;
  • verificare la corretta applicazione dell’art. 29, comma 4, del D.I. n. 44/2001, in virtù del quale i documenti contabili obbligatori di cui al comma 1, anche se tenuti con sistemi automatizzati od a fogli mobili, devono contenere le pagine numerate, munite del timbro dell’Istituzione e siglate dal direttore, che, tra l’altro, a chiusura dell’esercizio, ha l’obbligo di attestare il numero delle pagine che compongono i documenti medesimi;
  • verificare che le iscrizioni nei registri siano in ordine cronologico e che riportino tutti gli elementi indicativi della provenienza, consistenza, ubicazione, valore e, per i beni immobili, l’eventuale rendita;
  • accertare la corrispondenza dei valori iscritti negli inventari con quelli riportati nel conto del patrimonio (mod. K);
  • verificare la correttezza delle consistenze iniziali riportate nel mod. K e rilevare le cause di eventuali anomalie;
  • assicurare il rispetto delle norme regolamentari relative alle procedure di variazione dei beni iscritti nell’inventario;
  • verificare (a campione) la reale esistenza dei beni attraverso una effettiva ricognizione;
  • verificare (a campione) la corretta apposizione sui beni mobili del numero identificativo nonché la corrispondenza con i registri inventariali;
  • verificare (a campione) l’annotazione sulle fatture degli estremi di assunzione in carico dei beni sui vari registri;
  • accertare che i beni mobili di proprietà degli Enti locali siano inventariati separatamente dai beni dell’Istituto.
  • accertare la corretta applicazione dell’art. 27 (Custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico, dei laboratori e delle officine) e dell’art. 52 (Vendita di materiali fuori uso e di beni non più utilizzabili) del D.I. n. 44/2001.

Gestione dei beni non inventariabili

Per quanto concerne la gestione dei beni non inventariabili, l’articolo 29, comma 3 del D.I. 129/2018 prevede che i regolamenti interni delle scuole devono contenere le disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari ai sensi dell’articolo 31, comma 5, si consiglia di adottare un registro (o più registri in funzione delle diverse tipologie

di beni non inventariabili) separatamente dall’inventario dove annotare, la descrizione del bene, il valore, la quantità, le variazioni in aumento e in diminuzione, informazioni relative al processo d’acquisto.

Tale registro, oltre ad agevolare gli adempimenti facenti capo al consegnatario, permetterà di

effettuare un esame dei consumi e delle giacenze dei beni non inventariabili, tramite il monitoraggio delle movimentazioni degli stessi, indispensabile ai fini di una corretta programmazione degli acquisti.

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