Registro elettronico: privacy, sicurezza, firma digitale. Contributi per chiarirne la regolarità normativa e funzionale

di redazione
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(A cura della ConferenzaDIrigentiSCOlastici della Provincia di Pisa) – L’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni è considerata indispensabile per il rispetto dei principi di economicità, di efficacia, d’imparzialità, di pubblicità dell’azione amministrativa (art. 1, comma 1, della l. 7 agosto 1990, n. 241). L’art. 3 bis della stessa l. 241/1990 (introdotto dall’art. 3, comma 1, l. 11 febbraio 2005, n. 15) impone l’uso della telematica nei rapporti interni tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, “per conseguire maggiore efficienza nella loro attività”.

Il Processo di decertificazione

Il legislatore è intervenuto, com’è noto, a regolare gli aspetti giuridici e legali della dematerializzazione della documentazione e della telematica nella pubblica amministrazione con il Codice dell’amministrazione digitale (Cad), emanato con d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, entrato in vigore il 1° gennaio 2006, in attuazione della delega conferita al governo dall’art. 10 l. 29 luglio 2003, n. 229 (legge di semplificazione 2001).

Gli indirizzi normativi e la stessa azione del governo in tema d’informatizzazione, attraverso i programmi dell’Agenda digitale italiana (AgId) e dell’Agenda digitale europea (Ade), hanno uno scopo non limitato al miglioramento dell’organizzazione interna della pubblica amministrazione, ma si pongono obiettivi più ambiziosi, che riguardano la diffusione dei mezzi telematici nella comunità e l’interazione tra la pubblica amministrazione, le aziende e i cittadini. L’art. 47 d. l. 9 febbraio 2012, n. 5, convertito con modificazioni dalla l. 4 aprile 2012, n. 35 (Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo), disciplina l’AgId e pone al Governo l’obiettivo prioritario della modernizzazione dei rapporti tra pubblica amministrazione, cittadini e imprese, attraverso azioni coordinate dirette a favorire lo sviluppo della domanda e dell’offerta di servizi digitali innovativi, a potenziare l’offerta di connettività a banda larga, a incentivare cittadini e imprese all’utilizzo di servizi digitali, a promuovere la crescita di capacità industriali adeguate a sostenere lo sviluppo di prodotti e servizi innovativi. L’informatizzazione e la dematerializzazione nell’amministrazione che fa capo al Miur deve essere inquadrata nell’ambito degli obiettivi previsti dalla richiamata normativa e dai suddetti indirizzi di governo.

Per quanto concerne in particolare la scuola, la legge di riforma (legge 13 luglio 2015, n. 107) ha previsto l’adozione del Piano nazionale per la scuola digitale, con la finalità di sviluppare e migliorare le competenze digitali degli studenti e di rendere la tecnologia digitale uno strumento didattico di costruzione delle competenze in generale. Tali obiettivi sono posti in relazione alla programmazione europea e regionale e con il Progetto strategico nazionale per la banda ultralarga (articolo unico, comma 56).

La relazione della Corte dei Conti, nella Delibera n° 6 dell’ottobre 2015, riporta un buon livello di realizzazione delle scuole italiane sui registri on line e l’invio delle comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico (superiore a più della metà delle scuole) che secondo l’Osservatorio scuola digitale è salito (dato del settembre 2017) all’82% delle scuole in Italia.

Il Registro Elettronico

Il registro elettronico è uno strumento digitale entrato a far parte ormai da qualche anno delle nostre scuole per sostituire, con un po’ di fatica, il vecchio registro cartaceo. Il rapporto tra la scuola italiana e la tecnologia, si sa, non è mai stato dei migliori. E’ a causa proprio di questo digital divide, e della diffidenza nei confronti della tecnologia (vista come una perdita di sicurezza dall’insegnante) che un ottimo strumento come questo risulta ancora sottoutilizzato e da alcuni docenti criticato.

Si ricordi che l’art.41 del R.D. n.965 del 1924 parla di registro di classe considerandolo un tutt’uno con l’attuale giornale del professore che noi tutti conosciamo; infatti in esso dovevano essere segnati anche i voti di profitto, cosa che al contrario non avviene oggi, perché come sappiamo essi sono per consuetudine trascritti proprio sul registro personale del professore. Quindi in quegli anni il giornale di classe era strumento atto a rilevare le osservazioni operate dai docenti sul processo di apprendimento.

Il registro del professore prende avvio con una circolare degli anni 70, la n.252 del 1978, prot. n. 8342/3B, emanata per dare “Disposizioni applicative dell’art. 9 della Legge 4 agosto 1977, n. 517”, in essa si legge al punto 5: “Registro personale del docente, il nuovo sistema di valutazione ed il nuovo modello di scheda rendono, inoltre, necessario un adeguamento delle registrazioni che ogni docente è tenuto a compiere, sul “giornale di classe” comunemente chiamato “registro personale del docente”. Com’è noto, per la scuola media, non è stabilito un modello ufficiale ed uniforme di tale registro, essendo rimessa la scelta del tipo di modello alle singole scuole. Da questo punto in poi le istituzioni scolastiche incominciano ad utilizzare due registri, uno denominato Giornale di classe ed uno del Professore. Sono dunque le scuole, anche attraverso il parere dei docenti, a scegliere il modello di registro che ritengono più utile ad agevolare il lavoro di trascrizione e compilazione, nel rispetto delle normative vigenti e degli aspetti finanziari che in ultimo devono essere valutati dal Dirigente scolastico (D.lgs 165/01 Art. 25: c4 e L.107 c. 78).

E’ con l’approvazione del DECRETO-LEGGE 6 luglio 2012, n. 95, convertito dalla Legge 7 agosto 2012 n.135 che prende il via nelle scuole il processo tecnologico di sostituzione dei registri e di tutta la esorbitante massa di documenti cartacei a latere (pagelle, certificati, verbali, tabelloni ecc.) con supporti digitali.

L’art. 7, c. 31, non lascia incertezze in tal senso: “A decorrere dall’anno scolastico 2012-2013 le

istituzioni scolastiche e i docenti adottano registri on line (NON: possono adottare!) e inviano le comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico”.

Comunque sia l’art. 41 del R.D del 1924 non specifica che il registro deve essere cartaceo; riporta caso mai le voci che il professore deve tenere aggiornate. Vale infine ricordare che il suddetto decreto, nel suo impianto generale, è ovviamente desueto e attualmente inapplicabile rispetto a tutta la produzione normativa che nel frattempo si è sovrapposta nell’evidente ed inevitabile processo di ammodernamento.

Per fare un paragone col cartaceo si può dire che:

  • per il registro di classe la gestione attraverso un R.E. è assolutamente più protetta rispetto al registro cartaceo che è sempre stato nella disponibilità di chiunque, senza alcun controllo e protezione (si pensi ai cambi di ora o alle lezioni di scienze motorie dove il registro viene portato quasi sempre dagli allievi in palestra o alle note disciplinari personali, visibili a tutti o ai “furti”- sparizioni di più di un registro l’anno);
  • per il registro del professore la gestione attraverso R.E. ne garantisce la piena sicurezza mentre quelli cartacei venivano riposti negli armadietti dei professori certamente non blindati e di facile accessibilità per chiunque.

Sebbene la digitalizzazione della scuola costituisca, ancora dopo sei anni, tema di posizioni contrastanti, si ritiene che il processo intrapreso abbia contribuito a modernizzare il sistema e sburocratizzare il lavoro degli insegnanti e della scuola (scrutini, pagelle, comunicazioni scuola-famiglia, colloqui, programmazioni…) con soddisfazione piena dei genitori e degli studenti.

Privacy e Firma digitale

In merito alla protezione dei dati l’adozione del R.E. non comporta alcuna violazione, anzi, al contrario, garantisce una maggiore tutela per tutti gli interessati (alunni, famiglie, docenti, dirigenti scolastici e personale della segreteria scolastica) in quanto le informazioni digitali sono di pertinenza di ciascun soggetto attraverso l’accesso ad un portale web con credenziali strettamente personali e il cui accesso è registrato e conservato e a disposizione in qualsiasi momento delle autorità giudiziarie; la conservazione digitale prevista dalla sopradetta normativa del CAD permette di dare valore certo e probatorio della immodificabilità dei dati una volta che si sono espletate le varie operazioni di chiusura dell’anno scolastico, al contrario la gestione cartacea non ha mai previsto una protezione dei dati ed una immodificabilità degli stessi in quanto gli archivi cartacei nella stragrande maggioranza delle istituzioni scolastiche sono conservati in luoghi non protetti da accesso e facilmente raggiungibili da qualsiasi malintenzionato.

Si precisa inoltre che le credenziali di accesso sono soggette alle regole di modifica delle password secondo i tempi previsti dall’ancora attuale regolamento D.L.vo 196/2003 (in corso di scadenza entro il prossimo maggio 2018 che sarà sostituito dal RGPD di emanazione UE):

  • cadenza trimestrale se si accede a dati anche di carattere sensibile (dati sulla salute, sull’appartenenza religiosa, politica etc.)
  • cadenza semestrale se si accede a dati solo di tipo personale.

Bene poi ricordare che al documento informatico è attribuita la stessa efficacia della scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile, per il quale “la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.

L’art. 15 della L. 59/97 è la prima norma che nel nostro ordinamento riconosce il principio della piena validità e rilevanza del documento informatico, parificandolo a quello cartaceo e stabilendo che “gli atti e i documenti formati dalla P.A. e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”. Il carattere estremamente tecnico della materia rimanda a dei regolamenti la determinazione e le modalità di applicazione di questo principio.

Prima della riforma, il T.U. 445/00 riconosceva in Italia valore giuridico solo ad un tipo di firma, quella digitale, caratterizzata del sistema di chiavi asimmetriche, una pubblica e l’altra privata, che garantisce l’immodificabilità del documento e perciò idonea ad attestare la riferibilità dello stesso al titolare della firma, che prima della riforma, poteva essere rilasciata solo dai certificatori iscritti in un apposito elenco tenuto dall’AIPA.

Il D.lgs 10/2002 ha riformato completamente il precedente sistema fondato su un solo tipo di firma, quella digitale, introducendo accanto ad essa anche la firma elettronica o “firma leggera”.

Dal punto di vista tecnico può trattarsi di un codice identificativo associato ad un documento informatico, come ad esempio un username o una password.

Il legislatore, alla luce di queste importanti novità, ha avvertito l’esigenza di modificare l’art. 10 del T.U. 445/2000, al fine di chiarire l’efficacia probatoria del documento a cui sia apposta la firma digitale e di quello a cui sia apposta la firma elettronica.

Il I° comma statuisce che il documento informatico senza firma, elettronica o digitale, ha l’efficacia probatoria prevista dall’art. 2712 c.c., cioè fa piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime. La Cassazione ha condiviso questo principio nella sentenza 11445/2001.

Il documento informatico a cui è apposta la firma elettronica o leggera, invece, “soddisfa il requisito legale della forma scritta”. Sul piano probatorio il documento stesso è liberamente valutabile, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Esso soddisfa l’obbligo previsto dagli artt. 2214 e ss. c.c.”.

La firma sul registro elettronico può essere configurata dunque come firma elettronica leggera: il docente accede infatti al proprio profilo attraverso un username, una password (in alcuni casi anche mediante un OTP) e provvede alla firma mediante spunta o flag, equiparabile al concetto “point and click” (utilizzato nella prassi del commercio elettronico per la conclusione dei contratti online); così anche i medici che non emettono più le ricette per i farmaci con la firma autografa ma con il nome e cognome, codice fiscale e di autenticazione.

Sicurezza

Dal punto di vista della sicurezza, spetta al Dirigente Scolastico, nella sua qualità di figura datoriale della propria istituzione scolastica, predisporre le necessarie misure di gestione emergenziali, ivi comprese le prove di esodo previste dall’art.12.0 del D.M. 26.08.92 (Norme di Prevenzione Incendi

nelle Scuole), e che tale obbligo è ribadito dall’art.18 comma 1 lettera h) del D.lgs. 81/08 “adozione delle misure di controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza”; è tuttavia evidente che tale gestione deve essere portata avanti nel rispetto delle innovazioni introdotte da altri aspetti normativi come, nel caso di specie, dal Registro Elettronico.

Come ribadito dal D.lgs. 81/08, le misure emergenziali sono di chiaro appannaggio del Datore di lavoro=D.S., formulate di concerto con il Servizio di Prevenzione e Protezione, ed opportunamente rese note all’intera comunità attraverso efficaci strumenti di INFORMAZIONE (art. 36 del D.lgs. 81/08) come: circolari specifiche, pubblicazione sul sito istituzionale, affissione all’albo dei lavoratori.

Le soluzioni adottate dalle scuole per ottemperare al meglio alle procedure legate alla sicurezza, soprattutto in caso di evacuazione, sono molteplici e diversificate:

  1. predisposizione di due modelli cartacei nella disponibilità dell’aula, a fianco della planimetria indicante il percorso dell’esodo, dove sul primo è indicato l’elenco degli studenti costituenti la classe, e sul secondo il verbale del riscontro presenti/assenti;
  2.  dotazione di dispositivi mobili (notebook, tablet) ai docenti o nelle classi;
  3. individuazione di uno/più referente/i in segreteria (dotati di un dispositivo mobile ad hoc) che, nel punto di raccolta, funge da supporto per il controllo di eventuali discordanze nella/e classe/i interessata/e.

Se i dubbi riguardano l’accertamento veritiero degli effettivi presenti, si ricorda che i principali soggetti che commercializzano tali software, mettono a disposizione anche delle apposite APP, scaricabili sul proprio Smartphone, che può, in caso di bisogno, connettersi con il server principale al fine di ricostruire l’elenco di cui sopra.

Non bisogna infine trascurare l’apporto positivo fornito dagli stessi studenti che non devono essere considerati come soggetti passivi, ma determinanti nella riuscita di certe attività quali quelle applicative della sicurezza in istituto; in tal senso è utile ricordare che sempre nelle more dell’attività datoriale è chiaro l’obbligo della formazione, in termini di sicurezza nei luoghi di lavoro, di tutte le compagini scolastiche, ivi compresa la componente studentesca, la quale viene adeguatamente formata ed informata sulle procedure emergenziali e sull’uso della modulistica di cui sopra

Ci sono esigenze ineludibili di crescita delle conoscenze e delle competenze di tutto il personale (come avviene per ogni altro professionista) e della scuola in generale. Il traguardo di questo lungo percorso, durato molti anni, porterà ad un nuovo volto dell’attività e dei servizi perché in fondo la “dematerializzazione” non vuol dire soltanto dotarsi e utilizzare strumenti informatici: significa soprattutto rivedere i processi e le diverse attività, nell’ottica del miglioramento.

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