Registro elettronico: la firma è un obbligo? Cosa faccio se non c’è Internet? Entro quando inserire i voti? Scarica un decalogo

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Il registro elettronico è, tecnicamente, un software attraverso il quale gestire il registro di classe, il registro dei docenti, le pagelle e le comunicazioni con le famiglie operandovi, con a massima speditezza e, principalmente, con la certezza di poter inserire velocemente quanto è utile e quanto è necessario. Per poterlo utilizzare è necessario disporre di un dispositivo digitale (computer, notebook, netbook, tablet) collegato a una rete internet (sia dell’Istituto che del singolo fruitore). È la nota MIUR prot. 1682 del 3/10/2012 ad impartire, per la prima volta, le prime indicazioni operative alle scuole, rivolgendosi principalmente alle scuole secondarie di primo e secondo grado.

La firma sul registro elettronico è un obbligo irrecuperabile se omesso

Quotidianamente tutti i docenti dell’Istituto sono tenuti a apporre la firma a comprova della loro presenza in classe e a inserire le assenze degli alunni (ivi compresi i ritardi e le uscite anticipate), gli argomenti svolti in classe, i voti frutto delle verifiche, le note disciplinari e, generalmente parlando, tutte le eventuali comunicazioni che trovavano posto nel registro di classe cartaceo. La firma è un obbligo e la sua omissione o l’errata sottoscrizione non possono essere modificate successivamente. Si ricorda, infatti, che è un atto pubblico. Ben ha fatto, qualche anno fa, il DS prof.ssa Valeria La Paglia a ricordarlo ai docenti e a bloccare, alla mezzanotte, la possibilità di intervenire sulla giornata. Modificare successivamente il registro equivale a commettere un falso e, nel caso delle presenze, una falsa attestazione di servizio. In caso di errore è consigliabile inoltrare nota scritta con mail al capo di istituto sull’indirizzo ufficiale della scuola.

Alcuni consigli sull’utilizzo del registro elettronico

Sarebbe utile e consigliabile prevedere un decalogo di norme e di consigli per l’utilizzo del registro elettronico. Norme che ciascun docente deve essere tenuto ad osservare. Le credenziali di accesso rimangono attive fino alla permanenza del docente in servizio nell’istituto. I docenti che ne sono sprovvisti o che le hanno smarrite devono richiederle tempestivamente al personale di segreteria. Ottima scelta organizzativa quella dell’Istituto Tecnico e per Geometri “Carlo Alberto Dalla Chiesa” di Partinico diretto con grande competenza dal prof. Angelo Nasca. Istituto che, con una capacità organizzativa di primissimo livello, ha messo a disposizione dei docenti un intero staff: la vicepresidenza, con un’attivissima prof.ssa Franca Longo, destinata all’assegnazione dei docenti alle classi, e coaudiuvata dal II collaboratore prof.ssa M.A.Carolla e dal fiduciario di plesso prof. Patrizia Vitale; l’ufficio personale della segreteria impegnato nella “presa di servizio” dei docenti assunti, trasferiti, in passaggio di ruolo, supplenti, in assegnazione provvisoria; e un intero ufficio, coordinato dal prof. Enzo Marchese, impegnato nella consegna delle credenziali ai docenti per la prima volta in servizio nella scuola.

Cosa annotare sul registro elettronico?

Ecco, in sintesi e per punti, cosa è necessario annotare e come è utile operare sul registro elettronico:

  • Le assenze, i ritardi, le note disciplinari, i voti e gli argomenti delle lezioni devono essere inserite sul Registro elettronico della Classe unicamente dal Docente presente in aula evitando registrazioni mancanti od erronei inserimenti (un esempio fra tutti la firma su un’ora diversa dalla propria);
  • Se momentaneamente in classe non è disponibile un device che consenta l’utilizzo del Registro elettronico o se quello presente non operasse, il Docente si deve fare carico (se non possiede il proprio) di chiederne uno di riserva alla segreteria o, eventualmente, al personale tecnico; se ci fosse un problema generale sul collegamento internet, il docente deve annotare le assenze, i ritardi, le uscite e le note disciplinari sul registro cartaceo che comunque, solo per casi eccezionali del genere, andrebbe previsto; il prima possibile dovrà preoccuparsi ad inserire i dati sul registro elettronico quando adoperabile;
  • In caso di assenza di un docente, l’insegnante che lo sostituisce deve accedere alla classe tramite il Menu che solitamente prevede una tendina con scritto “registro di tutte le classi”, adoperare l’icona “firma”, mettendo la spunta nella casella “supplenza”; il docente di sostegno della classe deve utilizzare l’icona “compresenza”, selezionare la voce “sostegno” nel campo “materie” e cliccare sul pulsante “copia dalla firma”, per il campo “argomenti”, se gli argomenti delle sua attività didattica coincidono con quelli trattati dal docente curricolare, differentemente dovrà introdurre gli argomenti dallo stesso trattati, redigendo l’apposito campo. Nel caso in cui l’ins. di sostegno eseguisse una supplenza dovrà firmare utilizzando l’apposita icona “firma” e fleggare la casella supplenza (abitualmente immaginata nei registri elettronici);
  • I voti relativi alle valutazioni orali vanno inseriti sul Registro elettronico in via generale nell’arco della giornata (utilissimo consiglio che evita, a priori, eventuali contestazioni da parte dei genitori); i voti relativi alle prove scritte e pratiche, o ai questionari validi per le prove orali, devono essere inseriti sul Registro elettronico entro un numero di giorni utili alla correzione e non più di due settimane (come consiglio) dalla data di svolgimento delle prove stesse;
  • I docenti che vogliono utilizzare un proprio dispositivo digitale (computer, notebook, netbook, tablet) per gestire il Registro elettronico, devono richiedere in forma ufficiale e scritta al DS l‘accesso alla rete della Scuola;
  • I voti dei docenti sono consultabili dal Docente che li ha assegnati, dal Dirigente Scolastico e dai Genitori dello studente interessato;
  • Le assenze, i ritardi, le uscite, le giustificazioni, le note disciplinari e le comunicazioni con le famiglie, invece, sono verificabili dal DS, dal Coordinatore di Classe, dai Docenti del CdC e dal Genitori dell‘alunno interessato;
  • La Segreteria, regolarmente, provvederà a generare copie digitali non modificabili e a registrarli su supporti idonei (CDROM, DVDROM);
  • Solo in caso di errore materiale i docenti potranno modificare le notizie immesse dietro comunicazione apposita al DS (ottima modalità per evitare disguidi, in modo particolare, con i genitori, e non solo loro);
  • I voti registrati devono essere visibili alle famiglie dopo l’inserimento;
  • Gestione assenze: il docente della prima ora, dopo aver compiuto l’appello, penserà a giustificare gli alunni assenti nei giorni passati, forniti di giustificazione del genitore selezionando (in molti casi è così) la parola “eventi” e poi “giustifica” o, come previsto in molti registri, direttamente la parole “giustifica”;
  • Gestione entrate in ritardo o uscite in anticipo: per questi permessi il docente dovrà procedere alla giustificazione dell’alunno, registrando l’evento e l’ora sul registro di classe elettronico;
  • In caso di malfunzionamenti e anomalie che impediscano l’utilizzo del Registro elettronico, il Docente deve avvertire immediatamente i tecnici e/o i responsabili ed il DS;
  • Il Dirigente, i Docenti, il Personale di segreteria e tutto il Personale in servizio nell’Istituto che vengano a conoscenza dei dati personali contenuti nel Registro elettronico sono tenuti alla massima riservatezza;
  • I dati del registro elettronico non possono essere inseriti, modificati o cancellati dalle persone non autorizzate. Il trattamento illecito dei dati viene sanzionato in modo severo dalle leggi vigenti;
  • I PC ed i portatili in dotazione ai docenti per accedere al registro elettronico sono beni di proprietà della scuola e pertanto devono essere custoditi con la massima cura. Il danneggiamento doloso o lo smarrimento saranno oggetto di indagine per l’accertamento di eventuali responsabilità;
  • I docenti sono tenuti alla lettura immediata di tutte le comunicazioni destinate alla classe e segnalate dal sistema come ‘da leggere’, registrando l’avvenuta lettura.

Tutela della privacy e uso del registro elettronico

Le questioni attinenti alla privacy riguardano, da un lato, la gestione dei dati, dall’altro il tipo di comunicazioni che sono accessibili da parte dell’utenza o dei docenti stessi. Per il primo punto, è da considerare che, come già detto, i sistemi di registro elettronico non sono gestiti dal MIUR ma sono concessi alle singole scuole da aziende di mercato, le quali sono nominati, naturalmente, responsabili del trattamento dei dati personali. Si tratta di una pratica consolidata e annunciata dalla normativa (art. 28 del Regolamento UE 2016/67 – GDPR) che perciò non dovrebbe agitare alcuno. Il registro elettronico – come si legge sull’apposito brillante regolamento ideato e reso esecutivo dall’Istituto Comprensivo Statale Montelabbate di Montelabbate (PU) – gestisce dati personali riguardanti gli studenti (assenze, ritardi, uscite, giustificazioni, voti, note disciplinari, ecc.), dati che sono soggetti alle norme che tutelano la privacy. Per questo motivo l’utilizzo del Registro elettronico comporta l’applicazione rigorosa del seguente regolamento:

  • Ogni docente, per accedere al registro elettronico, deve inserire le proprie credenziali: username e password; alla fine del suo utilizzo deve assicurarsi di aver chiuso il proprio account prima di lasciare la postazione (logout).
  • La password assegnata inizialmente al docente deve essere cambiata al primo utilizzo e deve essere poi modificata periodicamente, rispettando le seguenti regole: non deve contenere la username come sua parte; non deve essere simile alla precedente; non deve contenere elementi (nome, data di nascita) riconducibili al docente stesso; deve contenere almeno 8 caratteri numerici e alfabetici.
  • La password deve essere assolutamente riservata e non pu essere comunicata in nessun caso ad un’altra persona.
  • In caso di smarrimento della password, il docente deve informare immediatamente e per iscritto la Segreteria dell’Istituto che provvederà, in forma riservata, al rilascio di una nuova.

Un modello di regolamento

In allegato un modello di regolamento attualmente in uso al Liceo “S. Cannizzaro” di Palermo guidato dal dirigente scolastico Prof.ssa Anna Maria Catalano.

REGOLAMENTO REGISTRO ELETTRONICO

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