Registro elettronico e presa visione delle comunicazioni da parte dei genitori, un regolamento per garantire le verifiche

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Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (d.P.R. n.445/2000), mette insieme e ordina le molteplici assetti normativi in materia di semplificazione amministrativa, facendo una specifica scelta in appoggio del principio di semplificazione, senza, con ciò, recare pregiudizio al principio di certezza. Difatti, la semplificazione deve essere valutata come dispositivo più diretto ed veloce per il perseguimento della certezza pubblica.

Le importanti disposizioni del testo unico

Per unire la prima con la seconda necessità il Testo Unico ha consigliato alcune rilevanti disposizioni, che confermano, se mai ve ne fosse bisogno, la perentorietà dell’accertamento sulle dichiarazioni sostitutive e sulle autocertificazioni e disciplinano le differenti responsabilità e le derivanti sanzioni per le dichiarazioni mendaci.

Chiaramente detti controlli sono aumentati, moltiplicandosi, aumentando i casi di uso delle dichiarazioni sostitutive.

Nel campo delle autocertificazioni, sia la scuola, e il suo dirigente scolastico, che i cittadini (in questo caso docenti, personale ATA, genitori, alunni, fornitori, e varie altre tipologie) svolgono un ruolo particolare dal quale concretizzano precise responsabilità.

Il controllo del dichiarato

Difatti, la scuola, per il tramite del controllo di quanto dichiarato e la responsabilità del dichiarante, deve assicurare le necessarie condizioni per assicurare a tutti la plausibilità della rispondenza al vero di quanto viene dichiarato dagli interessati.

Gli interessati, d’altra parte, sono chiamati sia a contribuire, con una propria assunzione di responsabilità, alla semplificazione degli adempimenti necessari per assicurare la certezza pubblica, sia a fornire, in virtù del proprio interesse a non incorrere in sanzioni, delle garanzie in merito alla attendibilità del sistema delle certezze pubbliche.

Il ruolo di garanzia

In termine al ragionamento, è possibile affermare che il sistema dei controlli svolge una funzione di garanzia della verità pubblica.

La veridicità delle dichiarazioni

L’aumento, talvolta in maniera esagerata, dell’istituto delle autocertificazioni e delle dichiarazioni sostitutive dei certificati amministrativi non esonera, per nessuna ragione, le amministrazioni dall’effettuare le verifiche riguardo a quella che si sostanzia come veridicità delle dichiarazioni.

Le certificazioni, di fatto, hanno un carattere probatorio per controllare l’effettivo possesso di requisiti previsti dalle leggi, o l’assenza di cause ostative, per cui docente, genitore, personale ATA, studente, etc, possa godere di un provvedimento a sé favorevole.

La semplificazione e l’onere della prova

La semplificazione, tuttavia, ha dato luogo ad una sorta plausibile di inversione dell’onere della prova.

Si ricorda, infatti, che nel precedente regime era il cittadino a dovere fornire, alla scuola, qualora richiesto, la prova, testimoniata dalle più disparate certificazioni amministrative o atti che doveva procurarsi direttamente; nel presente regime, all’opposto, è la scuola che, fatta sua una dichiarazione sostitutiva di certificazione da parte del docente o altro dipendente o cittadino o ditta, deve curarsi di verificare che essa sia casomai falsa.

Si ha, perciò, indirettamente una presunzione di veridicità della dichiarazione ed un cambiamento del ruolo delle amministrazioni documentanti, le quali erogano servizi alle amministrazioni rispetto alle quali si collocano come servizi di staff che forniscono prestazioni intermedie.

La natura dei controlli nel d.P.R. 445/2000

Le previsioni contenute negli articoli 71 e 72 del d.P.R. 445/2000, non specificano i modi con i quali vengono realizzati i controlli sulle dichiarazioni sostitutive, in quanto detti controlli non possono essere definiti in modo unitario per tutte le amministrazioni pubbliche: preferibilmente le modalità di controllo vanno misurate alle dimensioni ed alle peculiarità logistiche delle singole amministrazioni interpellate a operare il controllo.

Le tipologie di controllo

Ai sensi dell’art. 71, le scuole che procedono alle verifiche sono tenute a realizzare idonei controlli sulle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. Dunque, non sono ammissibili controlli a casaccio e neppure quelle preventive dettate non si sa bene da quale desiderio versificatorio.

I controlli vanno rigorosamente effettuati “anche in tutti i casi in cui sorgono ragionevoli dubbi” sulla veridicità delle dichiarazioni (comma 1). Pertanto, se il responsabile del procedimento crede possibile o probabile che la dichiarazione resa dal cittadino sia falsa, deve obbligatoriamente muoversi per un riscontro. La norma pare rammentare, tuttavia, il dovere di esplicitare con una congrua giustificazione la ragionevolezza del dubbio sulla veridicità della dichiarazione. Si ripete la necessità della ragionevolezza che evita abusi che, evidentemente, avrebbero altro tipo di conseguenza giuridica.

Il comma 1 si compisce con un’altra rilevante dichiarazione, in base alla quale si ritiene per l’appunto che i controlli siano un’esecuzione fondamentalmente eventuale: infatti, la norma permette l’esecuzione dei controlli a campione. Infatti, ciò che è discrezionale è proprio il controllo con la metodica del campione.

L’amministrazione scolastica può chiedere all’interessato di provvedere ad inoltrare la documentazione attinente a fatti che per essa sia gravoso acquisire?

L’amministrazione scolastica deve fidarsi delle dichiarazioni del cittadino, poiché non può forzarlo a rintracciare le documentazioni che provino le sue dichiarazioni, dal momento che la stessa amministrazione procedente può adoperare per i raffronti le proprie banche dati o quelle delle altre amministrazioni, perciò l’amministrazione non può dare all’interessato l’onere di provvedere a recuperare la documentazione attinente a fatti che per essa sia gravoso procurarsi, per alcuni motivi:

  • è incompatibile con lo spirito del Testo Unico sulla documentazione amministrativa;
  • si raggirerebbe la norma sull’accertamento d’ufficio;
  • le amministrazioni non sarebbero incentivate ad attrezzarsi per assolvere al dovere di comunicazione interna ed esterna.

Non vale per i soggetti privati

Eccezione a tale norma comportamentale della pubblica amministrazione, dunque, della scuola, sussiste nelle ipotesi in cui il controllo deve essere necessariamente effettuato presso soggetti privati, per i quali, invero, non esiste l’obbligo di riscontro alla richiesta di controllo definito dal Testo Unico, solamente a carico delle amministrazioni pubbliche.

E la scuola?

Ai sensi della lettera a), b), c) d) della Direttiva n. 14/2011, alcune scuole si sono date delle misure organizzative tese a garantire l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive. Tra queste, ad esempio, il Liceo Scientifico-Sportivo-Musicale “Attilio Bertolucci” di Parma, diretto, con grande competenza manageriale, dal dirigente scolastico prof. Aluisi Tosolini.

In quali casi effettuare controlli?

Il Regolamento di cui si è dotato il Liceo lo esplicita:

  • In caso di fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostituite di cui agli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, il responsabile del procedimento attiva obbligatoriamente e senza indugio il controllo sulla loro veridicità, e comunque sulla base delle dichiarazioni ricevute, attiverà per almeno il 10/% a controlli a campione;
  • Ogni controllo a campione effettuato sarà riportato nell’apposito registro istituito per ogni settore dell’ufficio di segreteria;
  • In materia di autocertificazione o dichiarazioni sostitutive relative all’aggiornamento o inserimento delle graduatorie di istituto, personale docente ed a.t.a., il responsabile del procedimento attiverà il controllo sulla veridicità delle autocertificazioni all’atto dell’assunzione da parte dell’Istituto o a richiesta dagli altri istituti.
  • Nel caso in cui, dai controlli, emergano irregolarità, il responsabile del settore e/o procedimento informa tempestivamente il Dirigente Scolastico ed Il Direttore dei Servizi generali ed amministrativi al fine dell’inoltro alla Procura della Repubblica delle eventuali false dichiarazioni riscontrate.

Normativa richiamata

  • Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445;
  • Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82;
  • Articolo 15 c. 1 Legge 12 novembre 2011 n. 183;
  • Direttiva n. 14 del 22 dicembre 2011 del Ministero della Pubblica Amministrazione e della semplificazione.

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