Organizzazione della pubblicità legale per atti e documenti di una scuola: un esempio di Atto

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L’atto di organizzazione della pubblicità legale si riferisce agli obblighi di pubblicità legale per atti e documenti, mediante pubblicazione al cosiddetto Albo online (di seguito semplicemente “Albo”) consultabile direttamente dal sito ufficiale dell’Istituzione scolastica. Il documento che ne scaturisce è tenuto costantemente aggiornato dal dirigente con successive modificazioni così da costituire un “testo unico” interno in materia di organizzazione della pubblicità legale.

Le modificazioni sono denominate “Aggiornamenti del documento di organizzazione della Pubblicità Legale” e recano un numero progressivo.

La normativa

  • Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”) modificato, da ultimo, dal Decreto legislativo 26 agosto 2016, n. 179 (“Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”);
  • Articolo 32 (“Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea”) della Legge 18 giugno 2009, n.69 (“Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile”) che ha imposto agli enti pubblici di pubblicare sui propri siti istituzionali gli atti e i provvedimenti amministrativi allo scopo di garantire il rispetto degli obblighi di pubblicità legale (istituzione dell’“Albo online”);
  • Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 (“Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”), come profondamente novellato dal Decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97 (“Revisione e semplificazione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza, correttivo della legge 6 novembre 2012, n. 190 e del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, ai sensi dell’articolo 7 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”);
  • Articolo 11 della legge 9gennaio 2004, n. 4 (“Disposizioni per favorire l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici”);
  • Decreto-legge 22 giugno 2012, n. 83, istitutivo di AGID (Agenzia per l’Italia Digitale);
  • “Linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA” elaborate da AGID e diffuse del maggio 2016;
  • Articolo 53 del Codice dell’amministrazione digitale e dall’art. 6 del D.Lgs. 33/2013;
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 (“Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”);
  • Delibera ANAC 13 aprile 2016, n. 430 (“Linee guida sull’applicazione alle istituzioni scolastiche delle disposizioni di cui alla legge 6 novembre 2012, n. 190 e al decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33”);
  • Decreto Legislativo 16 aprile 2994, n. 297 (“Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di istruzione”);
  • Articolo 88, comma 2 lettera k del CCNL Scuola del 29 novembre 2007” che recita: “Con il fondo sono, altresì, retribuite: (…) k. compensi per il personale docente, educativo ed ATA per ogni altra attività deliberata dal consiglio di circolo o d’istituto nell’ambito del POF”.

Caratteristiche dell’Albo

Le caratteristiche dell’Albo richieste dalle norme – scrive il dirigente scolastico Prof. Maria Bellavia a capo dell’istituto di istruzione secondaria superiore “Stenio” di Termini Imerese (PA) – sono soddisfatte mediante apposito contratto con l’azienda che fornisce il sistema documentale informatizzato. Tuttavia, il Responsabile della pubblicazione, nominato dal dirigente, vigila sulla perfetta e costante rispondenza delle caratteristiche del servizio fornito a quelle previste dalle norme, richiamate e puntualizzate dalle citate “Linee guida” emanate da AGID.

In particolare, il sistema informatico deve:

  • registrare i documenti sequenzialmente e senza soluzione di continuità, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore;
  • garantire la sicurezza e l’integrità del sistema stesso, mediante l’adozione di misure idonee a garantire il ripristino del sistema in caso di disservizi o temporanea indisponibilità dei dati e dei documenti, in tempi certi compatibili con i diritti degli interessati e comunque non superiori a sette giorni;
  • consentire il reperimento delle informazioni che riguardano i documenti registrati;
  • consentire l’accesso alle informazioni del sistema da parte di soggetti interessati in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali;
  • produrre la referta, firmata digitalmente dal responsabile esterno della pubblicazione, contenente la dichiarazione di regolare avvenuta pubblicazione, l’indicazione del periodo di pubblicazione e il numero di registrazione a repertorio.
  • consentire la produzione del repertorio giornaliero e annuale dell’Albo.

L’Albo è realizzato – scrive il dirigente scolastico Prof. Maria Bellavia a capo dell’istituto di istruzione secondaria superiore “Stenio” di Termini Imerese (PA) – in modo da rispettare i principi di accessibilità, elevata usabilità, reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità e interoperabilità, così come previsto dall’articolo 53 del Codice dell’amministrazione digitale e dall’art. 6 del D.Lgs.
33/2013.

Accessibilità all’Albo dal sito istituzionale

L’Albo deve essere sempre e direttamente accessibile dalla pagina iniziale del sito informatico istituzionale, mediante apposito riferimento alla “Pubblicità Legale”, anche iconografico. Il DSGA vigila affinché non si creino mai lacune temporali con interruzione del servizio.

La scuola indica all’utenza, direttamente nel sito, ma anche tramite il personale addetto alle relazioni con il pubblico, le modalità di accesso all’Albo online. Inoltre, mette a disposizione di chiunque postazioni attrezzate per la consultazione dell’Albo online.

Modalità di pubblicazione all’Albo dei documenti informatici

La pubblicazione di un documento all’Albo può avvenire:

  • in forma integrale
  • per estratto (o “con omissis”)
  • mediante avviso.

Atti assoggettati alla pubblicazione

Nell’Albo vengono pubblicati tutti quegli atti per i quali la legge impone la pubblicazione in quanto debbono essere portati a conoscenza del pubblico come condizione necessaria per acquisire efficacia e quindi produrre gli effetti previsti, in particolare le seguenti macro-tipologie:

  • i documenti previsti dall’ordinamento scolastico, soggetti alla pubblicità legale;
  • provvedimenti dell’autorità giudiziaria;
  • in generale, documenti dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e la cui efficacia dipende dalla diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati.

Pubblicazione all’Albo per legge

In particolare, sono soggetti a pubblicazione all’Albo per legge specifica:

  • “Gli atti del consiglio di istituto sono pubblicati in apposito albo della scuola. Non sono soggetti a pubblicazione all’albo solo gli atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell’interessato.” (D. Lgs. 297/1994, art. 43.1,3).
  • Convocazione delle assemblee dei genitori (D. Lgs. 297/1994, art. 15.5)
  • Provvedimenti di individuazione riferiti ai contratti a tempo determinato: provvedimenti di esclusione e provvedimenti adottati sulla base delle graduatorie definitive per il conferimento delle supplenze (avverso i quali è ammesso ricorso da parte dei singoli interessati) (D. Lgs. 297/1994, art. 272.13, 525.1).

Atti di altre Pubbliche Amministrazioni

Sono altresì oggetto di pubblicazione obbligatorio gli atti di altre Pubbliche Amministrazioni trasmesse alla Scuola con esplicita richiesta, motivata a norma di legge.

Responsabili amministrativi richiedenti la pubblicazione

In coerenza con l’elenco di cui all’art. 5, sono identificati quali responsabili amministrativi preposti alle richieste di pubblicazione, relativamente alle tipologie di documenti nell’elenco:

  • il dirigente
  • il direttore dei servizi generali e amministrativi
  • gli assistenti amministrativi dell’ufficio protocollo
  • gli assistenti amministrativi dell’ufficio affari generali
  • gli assistenti amministrativi dell’ufficio personale
  • gli assistenti amministrativi dell’ufficio alunni
  • i collaboratori del dirigente.

Tempi di lavorazione

Il tempo di lavorazione dei documenti da pubblicare, inclusi gli allegati, non può superare i 5 giorni lavorativi a decorrere dall’insorgenza del documento (per esempio dalla data di approvazione di una delibera consiliare o dalla trasmissione da parte di terzi).

Sono fatte salve le situazioni di pubblicazione urgente (per es.: chiusura della scuola per motivi imprevisti).

Modalità di redazione dei documenti e obbligo della firma digitale

Sono pubblicati all’Albo:

  • documenti informatici nativi, in formato pdf, sottoscritti con firma digitale;
  • documenti informatici in copia per immagine: in questo caso occorre sia pubblicata anche la dichiarazione di conformità sottoscritta con firma digitale a cura del richiedente, in armonia con quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014; tuttavia in questo caso il documento è trasmesso al Responsabile anche in formato testuale, in armonia con quanto previsto dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4 e dalla Circolare AgID 61/2013;
  • documenti informatici contenenti copie o avvisi o estratti sottoscritti con firma digitale a cura del richiedente in armonia con quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014.

Validità del certificato di firma digitale sui documenti pubblicati durante l’intero periodo di pubblicazione

Il Responsabile della pubblicazione – scrive il dirigente scolastico Prof. Maria Bellavia a capo dell’istituto di istruzione secondaria superiore “Stenio” di Termini Imerese (PA) – accerta la validità del certificato di firma digitale sui documenti pubblicati durante l’intero periodo di pubblicazione. I documenti con certificato scaduto o revocato sono annullati e sostituiti da un documento con certificato di firma valido, aggiornando senza ritardo l’Albo e dando evidenza del collegamento fra i due documenti.

Richieste di pubblicazione

Le richieste di pubblicazione da parte dei soggetti elencati all’art. 6 avvengono interamente in ambiente digitale.

Il dirigente opera tramite l’Ufficio protocollo. Ciò significa che egli appronta i documenti, ma è l’ufficio protocollo a provvedere agli altri aspetti materiali della procedura di richiesta al Responsabile.

Le “pubblicazioni” e le richieste di pubblicazione cartacee sono nulle.

I soggetti preposti a fare richiesta di pubblicazione di norma inviano quest’ultima all’Albo almeno il giorno lavorativo precedente alla data di pubblicazione.

La richiesta di pubblicazione da parte di terzi (“pubblicazione notificativa”) è trasmessa dall’Ufficio protocollo all’Albo e lavorata come se provenisse dall’ufficio stesso.

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