Organi collegiali in modalità telematica: proroga al 31 dicembre. Scarica un esempio di regolamento

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Con il decreto-legge 105 del 23 luglio 2021 sono state realizzate nuove misure urgenti per contrastare l’emergenza da diffusione del COVID-19 e per l’esercizio delle attività sociali, culturali ed economiche in assoluta sicurezza. L’articolo 1 del decreto-legge prevede che lo stato di emergenza affermato con risoluzione il 31 gennaio 2020 e prolungato più volte, è stato, ancora una volta, spostato al 31 dicembre 2021. Tale rinvio permette di accettare provvedimenti di contenimento dell’emergenza in relazione alla tipologia delle misure limitative e alla esplicitazione delle specifiche aree del territorio nazionale su cui applicare le misure restrittive.

Nuovi parametri per il colore delle regioni

L’articolo 2 del decreto-legge 105/2021, inoltre, provvede ad individuare i nuovi criteri per la definizione dei nuovi parametri a partire dai quali si possono determinare i colori delle regioni ai fini dell’applicazione delle misure restrittive.

Il possesso della certificazione verde

È soggetto al possesso di una certificazione verde COVID-19, che sia assolutamente in corso di validità, l’ammissione ad una serie di servizi, tra i quali:

  • centri culturali e centri sociali e ricreativi, limitatamente alle attività al chiuso e con esclusione dei centri educativi per l’infanzia. Tale esclusione riguarda anche i centri estivi e le attività di ristorazione legati ai medesimi centri educativi;
  • concorsi pubblici (art. 3);
  • spettacoli aperti al pubblico, eventi e competizioni sportive;
  • musei, altri istituti e luoghi della cultura (formati – oltre che dai musei – anche dalle biblioteche, dagli archivi di ogni natura e non solo quelli statali, dalle aree o parchi archeologici, dai complessi monumentali) e, non in ultimo, le mostre.

Per quanto non regolato dal D.L. 105/21 per il periodo 1° agosto 31 dicembre 2021 continuano ad applicarsi le norme di cui al DPCM del 2 marzo 2021.

Disciplinare le modalità di svolgimento delle riunioni collegiali in modalità telematica

Facendo riferimento all’emergenza epidemiologica da Covid-19 e al decreto-legge sopra citato, con l’approvazione e l’aggiornamento (come faranno molti istituti) dell’apposito Regolamento, avente validità momentanea, almeno fino al 31 di dicembre 2021, le scuole italiane devono ulteriormente provvedere, in via d’urgenza, a disciplinare le modalità di svolgimento delle riunioni collegiali in modalità telematica, al fine di consentire il proseguimento delle attività, limitando la compresenza di più persone nello stesso luogo, cosa che andrebbe assolutamente potenziata e garantire, prescindendo la vaccinazione effettuata dai docenti che, ricordiamocelo, non immunizza definitivamente. Per seduta o riunione telematica -come si ha modo di leggere nel Regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo di Gualdo Tadino diretto dal Dirigente Scolastico Dott. Fabrizio Bisciaio – si intende quella effettuata utilizzando l’apposita piattaforma digitale messa a disposizione dall’Istituto anche avvalendosi di altre tecnologie telematiche (quali il collegamento telefonico) e, in alternativa o a completamente, informatiche.

Il funzionamento degli organi collegiali

Il regolamento d’Istituto disciplina, come si legge nell’ottimo regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo di Gualdo Tadino diretto dal Dirigente Scolastico Dott. Fabrizio Bisciaio, eccellente esperto di management scolastico, in via d’urgenza il funzionamento degli organi collegiali, le modalità di svolgimento, in via telematica, delle sedute degli Organi Collegiali di Istituto, di servizio, di corsi di studio e di qualunque altra riunione collegiale prevista dai regolamenti vigenti.

La seduta telematica

Per seduta telematica e riunione in modalità telematica si deve specificare e intendere la riunione dell’organo collegiale o del consesso nei quali i componenti, partecipano alla seduta a distanza, da un luogo diverso da quello previsto nella convocazione.

La partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità di cui ai successivi articoli.

Requisiti per le riunioni telematiche

Le adunanze devono svolgersi in video e audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettono, al contempo:

  • la percezione diretta e uditiva dei partecipanti;
  • l’identificazione di ciascuno di essi;
  • l’intervento nonché il diritto di voto in tempo reale sugli argomenti affrontati nella discussione.

Gli strumenti a distanza dell’Istituto

Gli strumenti a distanza dell’Istituto devono assicurare:

  • la riservatezza della seduta;
  • il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
  • la visione degli atti della riunione e lo scambio di documenti mediante posta elettronica e/o sistemi informatici di condivisione dei file;
  • la contemporaneità delle decisioni;
  • la sicurezza dei dati e delle informazioni.

È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni del regolamento di Istituto

Ai componenti degli organi collegiali è consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni del regolamento di Istituto, purché non pubblico né aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (come l’uso di cuffie).

Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta e delle delibere, devono essere rispettate le prescrizioni che i singoli regolamenti andranno a prevedere.

Convocazione e svolgimento delle sedute a distanza

Nell’avviso di convocazione, inviato per posta elettronica e/o tramite registro elettronico, deve essere specificato che la seduta avviene tramite strumenti telematici, indicando la modalità operativa di partecipazione e ogni eventuale modalità per collegarsi con rapidità.

Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risulta impossibile o viene interrotto per problemi tecnici, se il numero legale è assicurato, la riunione può comunque svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del componente impossibilitato a mantenere attivo il collegamento.

In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi, il Presidente dichiara nulla la votazione salva la prova di resistenza.

Espressione del voto e verbalizzazione delle sedute

Ogni partecipante alla seduta a distanza deve esprimere il proprio voto in modo palese, per alzata di mano, mediante moduli Google o nominativamente anche via chat.

Oltre a quanto previsto dai regolamenti di funzionamento dei singoli organi collegiali, nel verbale della riunione a distanza deve essere indicato:

  • l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
  • i nominativi dei componenti presenti tramite modalità a distanza e le modalità del collegamento di ciascuno;
  • l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
  • la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
  • il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
  • le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.

Cosa costituisce parte integrate dei verbali

Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione.

Nel verbale si deve dare conto degli eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.

Il verbale di ogni riunione può essere approvato nella seduta successiva previo invio all’indirizzo di posta elettronica o pubblicazione nel registro elettronico area riservata ai docenti.

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