ONLYOFFICE: come collaborare sui documenti usando le piattaforme di eLearning

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Le piattaforme di eLearning hanno moltissime funzionalità utili: manca però un aspetto importante: la possibilità di modificare i contenuti e collaborare. Qui di seguito vedremo come studenti e insegnanti possono ottimizzare il lavoro grazie a una office suite web-based, ONLYOFFICE Docs.

Partiamo dall’elaborazione dei documenti in eLearning. Perché può essere utile?

In realtà, per tanti motivi. Che si tratti di uno studente, un professore o un tutor, ci sono sempre tante attività che richiedono la creazione di documenti, la loro modifica e la collaboration durante l’eLearning.

La cosa migliore è integrare gli editor online direttamente nella struttura delle lezioni in eLearning. In questo modo i partecipanti possono lavorare sui documenti senza alcuna distrazione, con un notevole aumento della produttività e un maggior coinvolgimento nel processo educativo.

Learning management system: i vantaggi di ONLYOFFICE

Supponiamo che la suite sia stata integrata nella piattaforma con successo. Quali sono i fattori da considerare per realizzare correttamente ogni fase e migliorare l’apprendimento durante le lezioni?

Partiamo un elenco di necessità a cui le funzionalità multiple e i tool di di ONLYOFFICE Docs  rispondono:

  • scrivere articoli di ricerca
  • creare test personalizzabili e form da compilare
  • usare una formattazione accademica, come note a piè di pagina e note di chiusura, intestazioni e piè di pagina, tabella di contenuti, segnalibri, riferimenti incrociati ecc.
  • creare bibliografie per una tesi
  • presentare infografiche, grafici e tabelle durante la lezione
  • controllo ortografico
  • eseguire calcoli
  • aprire eBooks
  • tradurre i testi
  • correggere la scrittura

Altro aspetto interessante è la compatibilità dei formati. Se, ad esempio, docx, xlsx e pptx sono usati di default nella propria scuola, la compatibilità con i formati di Microsoft Office aiuta a evitare interruzioni nel flusso del lavoro.

Lavoro simultaneo su attività differenti

Lavorare sulle piattaforme eLearning spesso richiede attività di gruppo, come:

  • creare in collaborazione documenti Word, Excel e altri tipi di file in tempo reale
  • prendere appunti in contemporanea durante la lezione
  • preparare una presentazione di gruppo
  • recensire documenti e tenere traccia delle modifiche
  • lasciare commenti
  • discutere le proprie idee in chat, incorporata nell’editor

Se capita di dover lavorare in tanti su un unico documento di testo, può essere una buona idea passare alla modalità ‘paragrafi bloccati’. Così facendo, è possibile modificare la propria parte; tutti i cambiamenti saranno poi visibili agli altri coautori solo dopo che il file verrà salvato.

Scambiarsi documenti via email ogni volta che studenti o colleghi cambiano qualcosa in un file è senza dubbio uno spreco di tempo, ecco perché è molto utile condividerli. Diversi livelli d’accesso impostati per ogni partecipante o gruppo permettono di proteggere i propri documenti.

Per esempio, utilizzando la soluzione abbinata ad ONLYOFFICE – ownCloud, è possibile limitare le azioni dei partecipanti. Questi potranno aggiungere commenti, inserire dati soltanto nei campi predefiniti o suggerire cambiamenti. L’ultima opzione potrebbe essere veramente utile quando un insegnante deve valutare, ad esempio, un compito che gli è stato consegnato.

Protezione di dati sensibili e collaborazione in sicurezza

Al giorno d’oggi molte persone sono preoccupate per la sicurezza dei propri dati personali, quando si parla di collaborazione online. Studenti e insegnanti non sono esenti.

Per questo motivo è importante scegliere una soluzione open-source, conforme al RGPD (o qualsiasi altra legislazione di sicurezza applicabile). L’utilizzo di una office suite consente di avere un controllo completo sui dati e non ci si deve preoccupare di violazioni della privacy.

Insieme alle misure di sicurezza, i documenti ONLYOFFICE sono protetti dall’accesso non autorizzato con JSON Web Token. Questa tecnologia garantisce che i partecipanti non possano accedere ai dati se non autorizzati, il che potrebbe diventare un punto critico solo in caso d’invito a un utente esterno.

È possibile crittografare il traffico con il protocollo HTTPS, che protegge i dati dall’essere intercettati e trasformati mentre si spostano da una posizione all’altra, ad esempio, quando si caricano i documenti.

Inoltre si possono limitare la copia, il download e la stampa dei documenti così come consentire l’uso di filigrane per evitare di attivare la distribuzione dei contenuti non autorizzata.

Perfetta integrazione con la piattaforma di eLearning

Alcune app di connessione pronte all’uso sviluppate da ONLYOFFICE o loro partner ufficiali, permettono di connettere facilmente gli editor con la soluzione che si ha a disposizione:

  • Moodle è una delle piattaforme open-source di formazione più popolari,
  • OpenOlat è un LMS basata sul web per insegnare, imparare, fare valutazioni e comunicare sviluppata dalla compagnia svizzera Frentix,
  • Chamilo è un LMS gratuito che include le funzionalità di eLearning e gestione di contenuti, distribuita con licenza GNU/GPL,
  • HumHub è un kit di strumenti gratuito e open-source per lanciare un proprio social network,
  • WebWeaver è una piattaforma di formazione tedesca web-based sviluppata da DigiOnline GmbH.

Tra le integrazioni disponibili ci sono anche Nextcloud, Seafile, ownCloud, Alfresco, XWiki e tante altre. Grazie all’API aperta a disposizione, è possibile costruire un connettore per quasi ogni tipo di piattaforma.

L’editing dei documenti è semplice e veloce: bastano 3 step

Per poter modificare e collaborare su file all’interno della piattaforma, bisogna seguire 3 step chiave:

  1. Installare ONLYOFFICE Docs (una versione gratuita community o una commerciale)
  2. Ottenere e installare i connettori più adatti alla soluzione che si ha a disposizione Avviare la piattaforma eLearning e configurare ONLYOFFICE

La digital transformation, anche in ambito education, è un trend diffuso ed è diventata ancora più importante considerando la situazione attuale, per questo può valere la pena di affidarsi a una suite come ONLYOFFICE.

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs è una office suite, perfetta per la formazione basata sul web, che include editor per documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Veloce e sicura grazie agli editor online, è una soluzione completa e performante per gestire documenti e progetti.

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