Nuova funzione “SIGILLO” sul SIDI: cos’è e come funziona. Con guida pratica per immagini da scaricare

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Al fine di dare massima pubblicità ad una funzione di recente introduzione sul Sistema Informativo dell’Istruzione (SIDI), forniamo una focus completo, con richiami normativi e guida per immagini, sulla funzione SIGILLO – FIRMA ELETTRONICA AVANZATA.

La piattaforma Sigillo potrà essere utilizzata dalle Istituzioni scolastiche secondo le proprie necessità, individuando le diverse opportunità di utilizzo nell’ambito delle quotidiane attività di gestione dell’Istituto, con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare i procedimenti scolastici.

Il contesto normativo.

Nell’ambito del costante processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione e dei processi amministrativi, si inserisce il rilascio di questa funzionalità da parte del Ministero dell’Istruzione.

SIGILLO permette infatti di far firmare documenti amministrativi a soggetti privi di firma digitale.

La normativa di riferimento è contenuta nel CAD “Codice dell’amministrazione digitale”, che all’art. 40 stabilisce: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida”. Il legislatore manifesta qui in principio generale per cui i documenti delle pubbliche amministrazioni (non solo dunque gli atti e i provvedimenti amministrativi) devono essere creati con mezzi informatici e avere formato digitale.

La funzionalità permette quindi di adempiere alla norma, fornendo la possibilità di firmare i documenti interamente in modalità digitale, senza dover passare alla carta stampata e/o alla firma autografa.

Si evita dunque il vizio di forma dell’atto che, nel rispetto dei principi del diritto amministrativo e della L. 241/1990, potrebbe comportare l’annullabilità dello stesso.

La firma elettronica avanzata.

La FEA è una tipologia di sottoscrizione elettronica avente valore legale, prevista dalla normativa vigente, che garantisce l’integrità del documento informatico, nonché la sua riconducibilità al firmatario, mediante l’utilizzo di strumenti su cui lo stesso ha il controllo esclusivo.

A tal proposito si richiama il disposto dell’art. 20 del CAD che precisa: “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”.

Casi pratici di utilizzo.

L’utilizzo di Sigillo risulta particolarmente utile laddove si abbia a che fare con procedimenti caratterizzati da un’alta numerosità di soggetti che debbano firmare un documento, per i quali sia problematico provvedere al rilascio di certificati digitali per la firma elettronica qualificata.

I Dirigenti Scolastici e i Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi risultano già profilati all’area “Firma digitale”, sia come “amministratori” che come “utenti”, e pertanto avranno pieno accesso a tutte le funzionalità previste. Inoltre, il DS potrà provvedere alla profilatura degli assistenti amministrativi competenti rendendoli in grado di caricare i documenti da firmare.

A titolo meramente esemplificativo, si pensi ai verbali degli organi collegiali (consigli di classe, interclasse, intersezione, collegio docenti, consigli di istituto, etc), ai PEI, alle nomine, agli incarichi e alle deleghe attribuiti dal Dirigente scolastico, ai contratti di acquisizione di beni e servizi o stipulati con esterni, al contratto di istituto… tutti questi atti e provvedimenti amministrativi richiedono le firme di più soggetti. Per tali casi si potrà formare il documento interamente in digitale e utilizzare dunque la funzione di “firma massima” presente su SIGILLO che permetterà a più soggetti sprovvisti di certificati di firma digitale, di procedere all’apposizione della firma elettronica avanzata.

La firma multipla: come funziona.

Nel caso in cui il documento necessiti la firma di più soggetti, si potrà utilizzare l’apposita funzionalità di “firma multipla”. In alcuni casi è possibile che vi sia un “livello di firma”, cioè un ordine di priorità da rispettare nell’apposizione delle firme che va dal soggetto più “basso” a quello più “alto” (che firmeranno per ultimi, solo dopo la firma dei soggetti con livello più basso).

Vediamo il procedimento da seguire, utilizzando come esempio il verbale de.

Il documento viene caricato con un ordine di firma. I firmatari con ordine di firma più basso riceveranno per primi la mail per la firma con SPID. A completamento il documento si troverà nello stato “parzialmente firmato”.

Solo dopo, i firmatari con ordine più alto potranno apporre la loro, previa ricezione di apposita notifica dal sistema.

Quando infine tutti i soggetti avranno apposto la firma, tutti troveranno il documento firmato nel box dedicato dei “documenti firmati”.

In allegato è possibile consultare la guida per immagini sull’utilizzo della nuova funzionalità. Si consiglia inoltre di visualizzare i video tutorial predisposti dal Ministero dell’Istruzione e caricati su Youtube.

SCARICA GUIDA PER IMMAGINI: COME UTILIZZARE SIGILLO

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