Minute spese: esempio di regolamento interno di gestione del fondo

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Il Regolamento per disciplinare la tenuta del “Fondo Economale per le Minute Spese” di cui all’art. 21 del Decreto 129/2018, provvede a tipizzare, per quanto possibile, le spese che possono essere sostenute utilizzando il fondo economale (fondo minute spese) per le quali è consentito alla Scuola (in qualità di stazione appaltante) l’utilizzo di contanti, nel rispetto della normativa vigente in premessa citata.

Elencazione esemplificativa degli acquisti di beni e servizi

Tale Regolamento dovrebbe contenere un’elencazione esemplificativa degli acquisti di beni e servizi che rientrano nelle spese minute e di non rilevante entità, necessarie per sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali della scuola (non compatibili con la prassi negoziale), sia di carattere amministrativo sia didattico, afferenti alle attività e ai progetti entro un limite di importo, fissato, anch’esso, nel presente regolamento.

La gestione di tali spese, secondo quanto egregiamente contenuto dal regolamento elaborato dall’istituto Comprensivo Statale “G. Galilei” di Scorzè (VE) diretto dal Dirigente Scolastico dottoressa Maria Rosaria Melita, superando il rigido formalismo delle procedure codificate, avviene secondo modalità semplificate sia per quanto riguarda il pagamento (per pronta cassa), contestuale all’acquisto indifferibile del bene o servizio, sia per quanto concerne la documentazione giustificativa della spesa.

La normativa

Decreto n. 129/2018
Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle Istituzioni Scolastiche, ai sensi dell’art. 1 comma 143 della Legge 107/2015;

D.Lgs. 56/2017
Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50;

Legge n. 136 del 13/08/2010, come modificata dal D.L. n. 187 del 12/11/2010 convertito in legge con modificazioni dalla Legge n. 217 del 17/12/2010;

Determinazione ANAC n. 4 del 07/07/2011 da ultimo aggiornata con Delibera ANAC n. 556 del 31/05/2017 e successive modifiche;

Art. 21 del decreto del Miur n. 129/2018.

Le competenze del Dsga in ordine alla gestione del fondo minute spese

Le attività negoziali inerenti la gestione del fondo minute spese sono di competenza del Dsga ai sensi dell’ art. 21 comma 4 e/o di soggetti incaricati in caso di sua assenza o impedimento.

Il Dsga, si legge nel regolamento elaborato dall’istituto Comprensivo Statale “G. Galilei” di Scorzè (VE) diretto magistralmente dal Dirigente Scolastico dottoressa Maria Rosaria Melita, provvede all’esecuzione delle minute spese di funzionamento a carico del fondo minute spese con i limiti e le modalità definite nei successivi articoli del presente regolamento.

Costituzione del fondo minute spese

L’ammontare del fondo minute spese è stabilito, per ciascun anno, da apposita e distinta delibera del Consiglio di Istituto al momento dell’approvazione del Programma Annuale. Tale fondo all’inizio dell’esercizio finanziario è anticipato al Dsga, con mandato in partita di giro, con imputazione all’aggregato A01/01 del Programma Annuale 2021.

Il ricorso ad ulteriori somme

Qualora in seguito all’esaurimento della somma anticipata, fosse necessario il ricorso ad ulteriori somme, nel limite della consistenza massima stabilita dal Consiglio d’istituto, il DS provvede al reintegro del fondo.

Le note documentate delle spese sostenute

Qualora il DS anticipi al DSGA solo parte del suddetto fondo, ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il DSGA presenta le note documentate delle spese sostenute, che gli vengono rimborsate attraverso mandati a suo favore emessi dal DS. Il rimborso deve essere in ogni caso chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario.

La chiusura del fondo

A conclusione dell’esercizio finanziario, il DSGA provvede alla chiusura del fondo, provvedendo alla restituzione delle somme eventualmente ancora disponibili.

In merito ai soggetti incaricati di sostituire il DSGA nella gestione del fondo economale, in caso di assenza o impedimento dello stesso, si precisa che valgono le disposizioni previste nel CCNL del comparto Istruzione e Ricerca.

I divieti di utilizzo del fondo minute spese

Resta in ogni caso inteso che, ai sensi dell’art. 21, comma 3 del D.I. n. 129/2018, è vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.

Utilizzo del fondo minute spese

Il DSGA provvede ai pagamenti verso i fornitori di beni/servizi e/o ai rimborsi spese al personale docente ed ATA, precedentemente autorizzato a sostenere le spese, utilizzando i contanti a sua disposizione, che avrà cura di custodire. Il D.S.G.A., prima di effettuare qualsiasi pagamento, accerta:

  • che ci sia la relativa disponibilità sul fondo cassa;
  • che la spesa sia stata precedentemente autorizzata;
  • che dette spese rientrino nei limiti previsti dal presente regolamento
  • che sia stata utilizzata la modulistica prevista
  • che sia stata allegata idonea documentazione giustificativa.

I pagamenti effettuabili con il fondo minute spese

Il regolamento elaborato dall’istituto Comprensivo Statale “G. Galilei” di Scorzè (VE), diretto con eccellente professionalità dal Dirigente Scolastico dottoressa Maria Rosaria Melita, provvede ad elencare le tipologie di pagamenti e rimborsi per le seguenti tipologie di spesa che possono essere effettuati:

  • le piccole spese per l’acquisto di stampati, moduli, materiali di cancelleria, carte e valori bollati, nonché per la stampa di notiziari, circolari, ecc. (tra cui carta di particolare formato e/o colore e cancelleria varia d’ufficio che non sia stato possibile ricomprendere nella programmazione periodica degli acquisti);
  • le spese postali, telegrafiche, telefoniche e per trasporti, spese di viaggio per servizio;
  • Utenze, imposte e tasse ed altri diritti erariali;
  • le spese per l’abbonamento a giornali e riviste periodiche, nonché per l’acquisto di libri e pubblicazioni di aggiornamento professionale e materiale bibliografico anche tramite bollettino postale;
  • spese di ricarica delle SIM in dotazione all’amministrazione, allarmi degli edifici inclusi e per eventuali ricariche alle SIM dei docenti accompagnatori nelle uscite didattiche su specifica indicazione per iscritto da parte del DS contenente nominativo del docente, nr di cellulare e ammontare della ricarica;
  • spese di ricarica cellulare del Dsga per il costo ricevuta sms dall’Istituto Cassiere contenente la password per accesso al sistema OIL;
  • minute spese di funzionamento degli uffici e di gestione del patrimonio dell’istituzione scolastica;
  • duplicazione di chiavi di armadi, ascensori, locali scolastici;
  • spese per acquisto di materiale didattico, scientifico e materiale bibliografico, reperibile tra i fornitori viciniori all’I.S. ai fini di una spedita attività negoziale;
  • Liquidazione di tariffe, bolli e altri corrispettivi verso P.A. per procedure amministrative;
  • Rimborsi di spese per parcheggio per servizio all’esterno di edifici con automezzo;
  • le spese per l’acquisto di medicinali, articoli di medicazione, igienizzanti e detersivi, materiali per la sicurezza e vestiario antinfortunistico;
  • le spese per le piccole manutenzioni e riparazioni di mobili, arredi, locali, attrezzature varie, apparecchiature ed impianti nonché materiale di consumo per garantirne la funzionalità in tempi brevi;
  • le spese di viaggio debitamente autorizzate, nei limiti previsti dalla normativa relativa al personale dipendente;
  • le spese per la partecipazione di personale dipendente a convegni, congressi, seminari, etc, debitamente autorizzate;
  • le spese per la pubblicazione di avvisi vari (gare per forniture, concorsi);
  • le spese pubblicitarie, di rappresentanza e di organizzazione di manifestazioni;
  • spese per le quali siano necessarie procedure di pagamento più tempestive, anche nel caso in cui sia stata riscontrata una maggior convenienza nel pagamento in contanti;
  • spese di formazione per il personale dipendente in attuazione della legge 107/15 al comma 124 e per attività formative e di aggiornamento del personale docente e ata per le quali si rende opportuna e conveniente la formazione a distanza;
  • in tutti i casi in cui la spesa rivesta carattere di immediatezza ed urgenza, in cui il pagamento in contanti si rende opportuno e conveniente, al fine di garantire la funzionalità dei servizi amministrativi, didattici e generali, previa autorizzazione con assunzione di responsabilità da parte del Dirigente Scolastico in qualità di Legale Rappresentante e di Responsabile del Procedimento ai sensi dell’art. 10 del D.Lgs. 163/2006 e delle quali verrà dato conto nella prima seduta utile del Consiglio di Istituto.

Documentazione giustificativa della spesa

Il D.S.G.A. dispone la spesa sulla base di specifica richiesta scritta, indicante l’oggetto della spesa e la relativa causale, accompagnata da idonea documentazione avente valenza fiscale (scontrino – ricevuta fiscale – fattura o altra documentazione giustificativa ritenuta valida ) a comprova della spesa sostenuta.

Provvede quindi al rimborso della spesa sostenuta o all’acquisto di quanto richiesto, attenendosi a criteri di economicità ed imparzialità, predisponendo l’ordine di acquisto su apposita modulistica, dopo aver acquisito l’autorizzazione del Dirigente Scolastico.

Preso atto di quanto sopra, i pagamenti delle minute spese, di cui all’articolo precedente, sono ordinati con buoni di pagamento (o anche detti dichiarazioni di spesa) numerati progressivamente e firmati dal DSGA.

Quali elementi deve contenere il buono

Ogni buono deve contenere:

  • Data di emissione
  • L’oggetto della spesa
  • Ditta fornitrice o il dipendente creditore
  • L’importo della spesa
  • L’aggregato, la tipologia e l’eventuale impegno su cui la spesa dovrà essere contabilizzata
  • L’importo residuo sull’impegno.

Ai buoni di pagamento devono essere allegate le note giustificative delle spese: fattura quietanzata, scontrino fiscale, scontrino non fiscale, ricevuta di pagamento su c/c postale, vaglia postale, ricevuta di bonifico.

Laddove la spesa non sia documentata da fattura o ricevuta fiscale intestata all’istituzione scolastica, ma solo da scontrino fiscale, il buono di pagamento deve essere sottoscritto dal creditore per ricevuta.

Regolamento minute spese

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