L’Ufficio Relazioni Pubblico della scuola, quali compiti: un esempio di regolamento
L’URP è l’acronimo di Ufficio per le Relazioni con il Pubblico ed è gestito in modalità on line e, prima della pandemia, in presenza.
Il cittadino può trasmettere richieste di informazioni e avvisi o reclami, non diversamente formalizzati secondo le procedure di rito. Pertanto, esposti formali, ricorsi e simili dovranno essere proposti secondo le modalità di legge e non usufruendo di questo servizio.
Alle persone che fruiscono del presente servizio sono chieste le informazioni valide alla conduzione della pratica. I dati relativi sono e saranno sempre trattati ai soli fini dell’evasione delle stesse, come previsto dalla vigente normativa in materia.
Il regolamento dell’Ufficio Relazione con il Pubblico, anche per una istituzione scolastica, disciplina l’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, denominato URP, istituito ai sensi dell’art. 8 della legge 7 giugno 2000 n. 150 e della Direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 7 febbraio 2002 che ridefinisce i suoi compiti e la sua organizzazione, in coerenza con i criteri indicati dalla richiamata direttiva.
Sulla base delle indicazioni fornite dalla L. 150 del 7 giugno 2000, che disciplina le attività di informazione e comunicazione, l’ U.R.P. diviene un puntuale riferimento attraverso il quale conoscere le attese dell’Utente e migliorare i servizi dell’ Amministrazione.
Le attività previste dalla normativa
L’ URP, infatti, si occupa della ricerca e dell’analisi dei bisogni del cittadino per il tramite delle seguenti attività principali:
- Informazioni su tutti i servizi, gli uffici e le pratiche amministrative;
- Informazioni relative agli atti e allo stato dei procedimenti;
- Ricezione di richieste e quesiti a risposta immediata o successiva;
- Indirizzo dell’Utenza agli uffici competenti nei casi complessi;
- Ricevimento di consigli e pareri fatte dagli Utenti.
Finalità dell’URP
L’URP caratteristica importate di tutti gli uffici pubblici ispira la propria azione ai seguenti criteri:
- garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione;
- agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti anche attraverso l’informazione sulla struttura e sui compiti dell’amministrazione medesima;
- attuare, mediante l’ascolto dell’utenza, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi;
- favorire la reciproca informazione tra l’URP e le altre strutture operanti nella scuola (Staff – segreteria – docenti personale ATA);
- utilizzare i sistemi di interconnessione telematica e le nuove tecnologie in atto disponibili presso la scuola.
L’URP è finalizzato al miglioramento dei rapporti con i soggetti appartenenti alla comunità e al perseguimento di obiettivi di trasparenza
L’URP, in coerenza con l’Atto di Indirizzo che caratterizza l’incipit di ogni anno scolastico, grazie a questo documento organizzativo predisposto dal Dirigente scolastico, ma anche in coerenza con il Piano Triennale Offerta Formativa e il Piano di Miglioramento, come si legge nel Regolamento apposito predisposto dall’Istituto Comprensivo Statale Sellia Marina (CZ) diretto con eccezionale competenza dal dirigente scolastico D.S. Giulio Comerci, ottimo esempio di manager, è finalizzato:
- alla cura dell’attività di informazione e comunicazione verso i cittadini;
- al perfezionamento dei rapporti con i soggetti appartenenti alla comunità scolastica e al perseguimento di obiettivi di trasparenza, efficienza e qualità dei servizi e delle prestazioni erogate;
- a favorire la comunicazione interna, tramite la tempestiva e costante circolazione delle informazioni, al fine di uniformare e perfezionare le informazioni dirette all’utenza interna e di migliorare l’efficienza dei propri interventi.
Quali compiti vengono affidati all’Ufficio Relazioni con il Pubblico della scuola
All’URP sono affidati i seguenti compiti:
- offrire agli utenti supporto e consulenza per la proposizione di istanze e domande;
- recepire le istanze degli utenti e promuovere azioni atte a favorire la rappresentazione degli interessi collettivi;
- accogliere proposte suggerimenti, reclami ed encomi;
- accogliere le richieste di colloquio con DS e col DSGA;
- offrire informazioni agli utenti che intendono acquisire informazioni sulla scuola o sull’istruzione in genere;
- consegnare modulistica e documenti.
Il front-office
L’Ufficio relazioni con il pubblico – come si legge nel Regolamento apposito predisposto dall’Istituto Comprensivo Statale Sellia Marina (CZ) diretto con eccezionale competenza dal dirigente scolastico D.S. Giulio Comerci – deve essere dotato di spazi e risorse adeguate a consentire sia le attività che richiedono la comunicazione diretta con il pubblico (front-office), sia lo svolgimento dei compiti e delle funzioni di supporto alle informazioni.
L’URP è necessario che garantisca un adeguato orario di apertura al pubblico funzionale alle esigenze dell’utenza e degli uffici.
Personale scolastico impegnato nell’Ufficio URP: caratteristiche e competenze
Il personale assegnato all’URP deve possedere le seguenti competenze:
- conoscenza adeguata di strumenti informatici e telematici;
- capacità comunicative e relazionali;
- conoscenza dell’organizzazione scolastica;
- conoscenza giuridica e amministrativa di base;
- capacità di gestire richieste impreviste dell’utenza.
Nell’ambito della struttura organizzativa dell’ufficio e dei suoi compiti, al referente è assegnato un ruolo di coordinamento nei confronti delle altre unità previste.
Il referente scolastico, le competenze, l’organizzazione, i requisiti
Fermo restando che l’unico responsabile è il Dirigente Scolastico, il referente individuato da quest’ultimo deve possedere competenze adeguate nel campo degli strumenti e delle tecniche di comunicazione pubblica, della organizzazione e gestione della scuola, della progettazione e della gestione di progetti e di sistemi di qualità.
Comunicazione interna
Il coordinamento e l’organizzazione dei flussi informativi interni costituiscono il presupposto essenziale dell’attività di comunicazione dell’amministrazione e dell’efficacia operativa dell’Ufficio relazioni con il pubblico. Il Dirigente scolastico individua il referente che collabora con l’URP; il referente trasmette le notizie e le informazioni rispettando i tempi e le modalità che consentono di predisporre l’ottimizzazione del servizio.
Tutti gli operatori della scuola devono fornire all’URP la massima collaborazione in merito a:
- regolamenti, bandi di gara e relativa modulistica;
- bandi di concorso e relativa modulistica;
- modulistica necessaria per le istanze;
- avvisi pubblici;
- informazioni su iniziative culturali, sociali, e manifestazioni varie che il settore intende promuovere/organizzare;
- comunicazioni inerenti variazioni su numeri di telefono interni, sull’ubicazione degli uffici, sulla competenza settoriale dei procedimenti. Il referente deve, inoltre, comunicare tempestivamente al responsabile URP (DS), per iscritto, ogni situazione.
Attività del Referente
Il referente ha il compito di :
- informare il responsabile URP su tutte le attività;
- collaborare per eventuale realizzazione di campagne di sensibilizzazione di pubblica utilità;
- collaborare alle attività volte alla comunicazione interna;
- supportare gli utenti nella procedura di richiesta di accesso civico e/o accesso agli atti.
L’URP ha il compito di fornire informazioni su servizi e attività, nonché di ricevere, qualora non direttamente presentate agli uffici competenti, le richieste di accesso alle informazioni e trasmetterle al responsabile.
