L’organizzazione dei servizi amministrativi: consigli per DSGA

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Tra le molteplici competenze del DSGA previste dalla tabella A del CCNL 24/07/2003 vi è l’organizzazione dei servizi generali e amministrativi. il DSGA infatti “Organizza autonomamente l’attività del personale ATA nell’ambito delle direttive del dirigente scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell’ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa”.

Il momento organizzativo dei servizi amministrativi assume un’importanza di primario rilievo atteso che dalla stessa dipende il buon andamento dell’attività amministrativa dell’istituzione scolastica.

Il DSGA dispone di autonomia nell’organizzazione dei servizi nel rispetto delle direttive di massima del dirigente scolastico, le quali, individuano gli obbiettivi che dovranno essere realizzati attraverso le scelte organizzativo-gestionali.

L’organizzazione degli uffici

Le scelte organizzative relative all’amministrazione scolastica partono dalla ripartizione dei servizi amministrative in aree funzionali.

Un’organizzazione dei servizi amministrativi che potrebbe essere definita “di base” è la seguente:

  • Area Contabilità
  • Area Personale
  • Area Didattica
  • Area Protocollo

In scuole più grandi e complesse e con più personale in servizio, questo modello organizzativo di base può subire variazioni anche importanti, tenuto conto delle specificità della scuola, delle attività che la stessa realizza, nonché delle particolari esigenze che possono sorgere.

In questo modo l’area contabilità potrebbe essere separata in area magazzino e patrimonio, o, ancora, in un ufficio che si occupa esclusivamente delle attività relative agli acquisiti (ad esempio nei contesti in cui la mole di acquisti per il funzionamento dei laboratori sia particolarmente rilevante).

L’ufficio didattica potrebbe essere scisso per indirizzi o per gradi di scuola, nei casi di istituti comprensivi particolarmente grandi, o nelle scuole ove sono presenti più indirizzi.

Anche la semplice gestione del protocollo può essere organizzata in diverse modalità, ad esempio, con un protocollo decentrato, in cui ogni ufficio gestisce in modo autonomo la corrispondenza in uscita relativa alle pratiche e ai documenti di propria competenza.

L’attribuzione degli incarichi di natura organizzativa

Definite le arre funzionali in cui si articola l’amministrazione, il compito forse più complesso e delicato, è l’attribuzione degli incarichi di natura organizzativa, o, in altri termini, definire “chi fa cosa” nell’ambito dell’amministrazione scolastica.

Il DSGA deve pertanto essere un buon conoscitore del personale che il CCNL pone “alle sue dirette dipendenze” per garantire la migliore organizzazione possibile del servizio.

Il punto di partenza imprescindibile è relativo alle competenze pregresse del personale in servizio. Salvo casi di personale al primo incarico, il personale di assistenti amministrativi in servizio avrà lavorato presso altre scuole ed accumulato un bagaglio di conoscenze e competenze più o meno ampio e variegato. Se ad esempio un AA ha sempre operato all’area personale, sarebbe poco produttivo assegnarlo all’ufficio contabilità e viceversa. Il punto di partenza è non disperdere le competenze già acquisite.

In assenza di esperienze pregresse, è utile dare uno sguardo ai titoli di studio in possesso. Non di rado presso il personale amministrativo vi è chi dispone di un titolo di studio universitario; volendo proporre un esempio, un AA in possesso di una laurea in scienze giuridiche sarebbe perfetto per lo svolgimento di attività relative alla predisposizione di atti di gara o comunque per attività che richiedono solide conoscenze giuridiche.

In ultimo, è importante conoscere le attitudini di ciascuno. Se un AA è particolarmente portato per le relazioni umane potrebbe occuparsi dello sportello, o comune di attività che afferiscono ai rapporti con il pubblico; se un AA è particolarmente incline all’utilizzo delle tecnologie informatiche, potrebbe essere proposto alla gestione di applicativi e gestionali di maggiore complessità, e così via.

per avere maggiore contezza delle caratteristiche professionali delle risorse umane disponibili, è bene che il DSGA intrattenga colloqui individuali con tutto il personale

Evitare un’amministrazione “a compatimenti stagni”

Il piano delle attività del personal ATA deve essere sufficientemente specifico nel definire tutti gli adempimenti di competenza di ciascuno, onde evitare che rimangano ambiti “scoperti”; ma è altresì necessario che lo stesso dia dotato di un buon margine di flessibilità onde evitare che le competenze (molto dettagliate) attribuite al personale amministrativo, costituiscano ostacolo al buon andamento del servizio.

Non di rado presso le amministrazioni scolastiche c’è la prassi, decisamente deleteria, di avere “comparti stagni”. Per comparti stagni ci si riferisce alla situazione che si crea quando gi assistenti amministrativi preposti alle varie aree funzionali, pur avendo spiccate competenze nell’area attribuita, risaltano decisamente carenti nella gestione delle pratiche e negli adempimenti di altre aree funzionali. Può addirittura capitare che vi siano assistenti amministrativi che ignorino del tutto (o quasi) ciò che accade in altre aree funzionali.

Questo carattere patologico dell’organizzazione crea non pochi problemi organizzativi, sia nell’ottica della continuità dei servizi amministrativi, ma anche, e più semplicemente, nel far fronte alla gestione ordinaria in caso di assenza del collega.

Per far fronte al problema menzionato è importante che il DSGA nell’ambito del piano ATA individui le esigenze di formazione del personale, così da poter programmare, durante il corso dell’anno scolastico, attività di formazione specifica per sopperire alle carenze strutturali.

Oltre a questi interventi di formazione mirata, un’altra soluzione potrebbe essere quella di favorire la rotazione del personale durante i periodi di minor “pressione” per il lavoro amministrativo.

Con la rotazione del personale nelle diverse aree, e con un reciproco affiancamento tra colleghi, si può garantire una formazione diffusa e quotidiana nella gestione del lavoro amministrativo e nell’utilizzo delle diverse piattaforme e gestionali. La quotidiana condivisione delle conoscenze e delle competenze costituisce sicuramente una buona pratica, funzionale all’elevamento professionale del personale amministrativo, e al miglioramento generale della qualità del servizio

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