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L’ordine del giorno degli organi collegiali: norma, scopo, trasparenza, quando si rischia procedura penale

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È uno degli aspetti più importanti che riguarda la regolarità dello svolgimento della seduta dell’organo collegiale. Parliamo dell’ordine del giorno. Aspetto su cui su OS si è già dibattuto e che si ritiene di dover arricchire a livello di contributo con ulteriori elementi di riferimento.

La norma base rimane la circolare del 1975

Se la scuola non si è dotata di un proprio regolamento, che comunque non deve essere peggiorativo rispetto alla norma principale di riferimento, è la circolare 105 del 1975 che continua a svolgere un ruolo di faro in tale contesto nel suo articolo 1: “La convocazione degli organi collegiali deve essere disposta con un congruo preavviso – di massima non inferiore ai 5 giorni – rispetto alla data delle riunioni. La convocazione deve essere effettuata con lettera diretta ai singoli membri dell’organo collegiale e mediante affissione all’albo di apposito avviso; in ogni caso, l’affissione all’albo dell’avviso è adempimento sufficiente per la regolare convocazione dell’organo collegiale. La lettera e l’avviso di convocazione devono indicare gli argomenti da trattare nella seduta dell’organo collegiale. Di ogni seduta dell’organo collegiale viene redatto processo verbale, firmato dal presidente e dal segretario, steso su apposito registro a pagine numerate”.

Lo scopo dell’ordine del giorno è quello di consentire l’informazione su ciò che si dovrà discutere

La funzione dell’ordine del giorno, perchè sia valido, è quella di informazione sugli oggetti da discutere e ciò deve essere fatto in modo preciso anche se sintetico evitando l’uso di terminologia ambigua, impropria o di formule evasivamente generiche, così che non vi possa ragionevolmente essere dubbio sugli argomenti da trattare. Questo è quanto ad esempio venne sostenuto dal T.A.R. Lombardia, 21/10/1981 n. 1058

L’argomento oggetto della delibera deve essere specificato nell’ordine del giorno

Soccorrono per analogia pronunciamenti anche in ordine a dispute assembleari che si possono estendere per orientamento risolutivo di problematiche afferenti anche all’ambito scolastico. Ad esempio Tribunale Roma Sez. spec. in materia di imprese, 20/02/2020 affermava che la circostanza che il potere di adottare una determinata deliberazione sia conferito all’assemblea dalla legge non implica che l’argomento sul quale questa è chiamata a deliberare non debba essere indicato specificatamente nell’ordine del giorno contenuto nell’avviso di convocazione dell’assemblea.

Si può chiedere il differimento della riunione collegiale se l’ordine del giorno non è chiaro

La Cass. civ. Sez. I Sent., 12/12/2017, n. 29792 (rv. 646582-01) riconosce il diritto di richiedere il differimento dell’assemblea di una società per azioni, esercitato ai sensi dell’art. 2374 c.c., ha natura potestativa, assolvendo alla funzione di assicurare ai soci una maggiore informazione sui temi all’ordine del giorno che prescinde dal riscontro di una situazione obiettiva di “deficit” conoscitivo in capo ai richiedenti tanto da poter determinare, nell’ipotesi di mancato rinvio, l’annullabilità della delibera adottata. Tale qualificazione giuridica del diritto, tuttavia, non comporta l’assoluta insindacabilità della dichiarazione d’insufficienza informativa, fondante la richiesta, essendo configurabile, come limite esterno al suo esercizio, l’abuso del diritto predicato nell’art. 2374 c.c. nell’ipotesi in cui la richiesta sia stata dettata da un fine, in concreto, del tutto incoerente rispetto a quello per il quale la relativa facoltà è attribuita dalla norma codicistica.

Se si altera o modifica nel verbale quanto riportato nell’ordine del giorno si rischia illecito penale

La Cass. pen. Sez. V, 14/06/2005, n. 46852 (rv. 233037) rileva invece che in tema di falso documentale, costituisce atto pubblico il verbale del Consiglio di Istituto di una scuola pubblica, in quanto atto idoneo a documentare, nell’ambito della P.A., le attività e gli adempimenti necessari per la realizzazione dei compiti istituzionali ed a produrre effetti nei confronti dei terzi. Integra, pertanto, il reato di cui all’art. 476 cod. pen. la condotta del soggetto che, in qualità di preside dell’Istituto, falsifichi, istigando altro soggetto all’esecuzione materiale, il detto verbale con aggiunte, concernenti l’utilizzo di locali ulteriori rispetto a quelli riportati nell’ordine del giorno del Consiglio di Istituto e di cui si sia chiesta l’autorizzazione all’utilizzo, in quanto il parere formulato dal Consiglio al riguardo è obbligatorio anche se non vincolante per il Sindaco cui spetta la decisione relativa e costituisce atto di un procedimento amministrativo necessario e preordinato a valutare la compatibilità tra eventuali usi occasionali o ordinari di detti locali da parte di altri soggetti. (Rigetta, App. Potenza, 9 Gennaio 2004)

Riportare l’elenco delle materie da deliberare soddisfa il principio di trasparenza

La Cass. civ. Sez. II, 19/07/2016, n. 14766 rileva che in materia societaria l’indicazione, nell’avviso di convocazione dell’assemblea dei soci, dell’elenco delle materie da trattare ha la duplice funzione di rendere edotti i soci in merito agli argomenti sui quali gli stessi dovranno deliberare per consentire la loro partecipazione all’assemblea con la necessaria preparazione ed informazione e di evitare che sia sorpresa la buona fede degli assenti a seguito di deliberazione su materie non incluse nell’ordine del giorno. A tal fine non è necessaria un’indicazione particolareggiata delle materie da trattare essendo sufficiente un’indicazione sintetica, purché chiara e non ambigua, specifica e non generica, che consenta la discussione e l’adozione da parte dell’assemblea dei soci, anche delle eventuali deliberazioni conseguenziali ed accessorie. Similmente il T.A.R. Puglia – Lecce, decisione 7/7/1979, n. 175 affermava che “ai fini della validità della convocazione di un organo collegiale, è necessario che l’ordine del giorno individui gli argomenti da trattare in modo tale che i membri del Collegio abbiano la possibilità di valutare l’importanza della seduta e il contenuto dei problemi da risolvere” mentre il Consiglio di Stato, decisione 5/6/1979, n. 427 affermava che “nell’ordine del giorno della seduta di un organo collegiale deve essere menzionato l’oggetto della deliberazione con espressioni idonee a consentire la precisa indicazione degli argomenti da trattare, in modo che i singoli membri del collegio abbiano la possibilità di valutare l’importanza della seduta ed il contenuto dei problemi da risolvere”

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