L’importanza di una agenzia di organizzazione eventi

Messaggio sponsorizzato

item-thumbnail

Messaggio sponsorizzato – L’organizzazione di eventi è una delle attività con più sfaccettature in assoluto. Al suo interno possiamo trovare attività tecnologiche, pubbliche relazioni, competenze tecniche e artistiche…

Un vero e proprio un mix eterogeneo. L’organizzazione di un evento che si basa fondamentalmente su delle fasi ben distinte: la progettazione, la realizzazione e la presenza in loco da parte dell’organizzatore. Per tutto questo che richiede un attenta pianificazione, molta importanza ricoprono le agenzie di organizzazione eventi, capaci di dare tranquillità sulla riuscita. In fase di progettazione il cliente deve avere la massima chiarezza per quello che riguarda i processi evolutivi legati alla scelta della location, dei materiali, del personale e di tutto ciò che è inerente all’evento in questione.

Con il passare del tempo, la tecnologia è venuta in soccorso degli organizzatori di eventi con la possibilità di progettare graficamente tramite i render le varie fasi di progettazione. Il vantaggio di vedere con i propri occhi tramite questi prospetti grafici il work in progress dell’evento garantisce al cliente una tranquillità e una consapevolezza assolutamente completa. Una volta finita la fase progettuale si passa alla fase realizzativa, composta appunto dallo scarico dei materiali e dalla crono programma che coinvolgerà gli addetti ai lavori.

Facciamo il caso ad esempio di un congresso: una volta scelta la location che molto spesso viene individuata in hotel/centri congressi, la fase logistica è assolutamente preponderante. Le tempistiche di assemblaggio del materiale tecnico e tecnologico sono fondamentali per ridurre al minimo i costi del personale impiegato. In questo caso il ruolo del project manager assume un’importanza strategica fondamentale. Il suo ruolo infatti sarà quello di rappresentare un filtro tra le esigenze del cliente e le tempistiche di realizzazione, un modo per rendere trasparente e comprensibile tutto ciò che ruota intorno all’evento.

Il rapporto con il cliente deve essere gestito in modo trasparente e con il compito di donare tranquillità e relax a chi ha già responsabilità importanti. Una volta finito l’evento è altrettanto importante ricevere un feedback quanto mai preciso da parte del cliente per comprendere al meglio la percezione che quest’ultimo ha avuto del lavoro dell’organizzatore. Sono in questo modo si può crescere e migliorare, senza perdere di vista la garanzia di dare un prodotto perfettamente congruente alle aspettative del committente.

Versione stampabile
Argomenti: