Le scritture contabili obbligatorie: quali sono e responsabilità dei DSGA

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Di seguito si propone un approfondimento dedicato alle scritture contabili obbligatorie delle istituzioni scolastiche, ai sensi della normativa vigente. Scopriamo quali sono, il loro contenuto e le connesse responsabilità di tenuta della documentazione a carico del Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi e del Dirigente Scolastico.

Quali sono?

Ai sensi dell’art. 40 del D. I. 28 agosto 2018 n. 129, c.d. “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107”: “I documenti contabili obbligatori sono:

a) il programma annuale;

b) il giornale di cassa;

c) i registri dei partitari delle entrate e delle spese;

d) gli inventari;

e) il registro delle minute spese;

f) il conto consuntivo;

g) il registro del conto corrente postale.

È stato eliminato l’obbligo di tenuta dei registri dei contratti stipulati.

Inoltre si precisa che le istituzioni scolastiche che non hanno un conto corrente postale non sono obbligate a tenere l’apposito registro contabile.

Programma annuale e conto consuntivo.

Sono i principali documenti contabili delle istituzioni scolastiche: il primo contiene la previsione di entrate e spese dell’esercizio finanziario di riferimento, il secondo rendiconta a consuntivo quanto eseguito in termini contabili e finanziari.

Il programma annuale è l’insieme di documenti predisposti ed elaborati al fine di programmare e pianificare le attività da porre in essere durante l’esercizio finanziario. Si tratta della traduzione finanziaria del PTOF, con le cui finalità deve quindi essere coerente.

Il Conto Consuntivo infatti è l’insieme di documenti predisposti ed elaborati al fine di rappresentare l’andamento e i risultati della gestione dell’Istituzione scolastica: principalmente è composto dal Conto finanziario (modello H) e dal Conto del patrimonio (modello K)

Giornale di cassa.

Nel giornale di cassa si trascrivono tutte le operazioni di pagamento e di riscossione, nel giorno in cui sono emessi i relativi mandati e reversali.

Registri dei partitari.

Nei registrisi aprono tanti conti quante sono le aggregazioni di entrate e spese e si annotano le operazioni di accertamento o di impegno e quelle di incasso e di pagamento.

Inventari.

Nei registri di inventario si registrano i beni del patrimonio dell’istituzione scolastica, suddivisi per tipologie, secondo quanto previsto dal D. I. 129/2018 e dal Regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari adottato da ogni istituzione scolastica (redatto in conformità ad apposite linee guida del MI).

Registro delle minute spese.

Nel registro delle minute spese si annotano cronologicamente le spese eseguite dal DSGA a valere sul fondo delle minute spese da questi detenuto, imputando le somme ai vari progetti/attività.

Registro del conto corrente postale.

Nel registro del conto corrente postale si annotano in ordine cronologico tutti i versamenti in entrata eseguiti dalle famiglie degli alunni (ad es. per l’assicurazione, le gite, il contributo volontario, etc) e i relativi girofondi sul conto corrente dell’istituto.

Modulistica e contabilità informatizzata.

Il Ministero dell’Istruzione stabilisce i modelli e le relative codifiche necessarie per assicurare l’omogeneità e la confrontabilità dei documenti contabili, ed inoltre predispone, aggiorna e implementa appositi applicativi informatici sulla piattaforma SIDI.

Nell’ambito del medesimo sistema informativo, il Ministero dell’istruzione predispone, aggiorna e implementa linee guida per la corretta gestione della contabilità delle istituzioni scolastiche.

Responsabilità connesse.

Della tenuta della contabilità e delle necessarie registrazioni è responsabile il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi. Su questo punto dunque il regolamento di contabilità parla chiaro.

Tuttavia assume sicuramente rilievo la connessa generale responsabilità del dirigente scolastico, quale unica figura dirigenziale che risponde dei risultati di gestione, che pertanto dovrà verificare la corretta tenuta documentale eseguita dal DSGA.

A tal proposito, i revisori dei conti si occupano della verifica della regolarità e della corretta tenuta dei libri obbligatori e delle scritture contabili, nonché del riscontro dei dati presenti nelle scritture contabili con quelli riportati nei documenti contabili di programmazione e rendicontazione, verificando la correttezza dei risultati finanziari, economici e patrimoniali della gestione e l’esattezza e la chiarezza dei dati contabili presentati nei prospetti di bilancio e nei relativi allegati.

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