Le fasi contabili delle entrate: sintesi per Dirigenti e DSGA. Con modello di “reversale di incasso”
Con il presente contributo si intende fornire uno schema di sintesi della procedura amministrativo-contabile di acquisizione delle entrate finanziarie e dei passaggi da cui è formata, per come è delineata dalla normativa emanata in materia di gestione finanziario-contabile delle istituzioni scolastiche. La procedura, strutturata in tre fasi ben delineate, è eseguita per ogni singola entrata, intesa come somma finanziaria da introitare nel programma annuale.
La procedura contabile delle entrate è quella delineata dagli artt. 12 e ss del Decreto interministeriale n. 129 del 28 agosto 2018 “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche”, emanato ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107.
Ruolo del Dirigente scolastico e del DSGA.
La procedura di acquisizione delle entrate è caratterizzata da una complementarietà delle competenze attribuite al Dirigente scolastico, quale legale responsabile dell’istituzione scolastica e unica figura dirigenziale, e il Direttore dei servizi generali e amministrativi, quale soggetto che sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili così come prevede la tabella A allegata al CCNL Scuola 2006-2009.
In particolare, ai sensi dell’art. 11 del D. I . 129/2018 la realizzazione del programma annuale spetta al DS, nell’esercizio dei compiti e delle responsabilità di gestione di cui all’articolo 25 del D.Lgs. 165/2001.
L’accertamento delle entrate.
L’accertamento delle entrate è la prima fase del procedimento contabile. È di competenza del D.S.G.A. che, sulla base di idonea documentazione, appura la ragione del credito e il soggetto debitore ed effettua le necessarie annotazioni nelle apposite scritture, con imputazione alle pertinenti fonti di finanziamento. A titolo meramente esemplificativo, in tale fase il DSGA deve verificare la documentazione che ne legittima l’entrata, come note autorizzative di PON, note ministeriali aventi ad oggetto l’erogazione di finanziamenti, etc.
Riscossione delle entrate.
Le entrate sono riscosse dall’istituto che gestisce il servizio di cassa a norma dell’articolo 20, previa emissione di reversali d’incasso da parte dell’istituzione scolastica, tramite ordinativo informatico, secondo le disposizioni vigenti in materia.
L’istituto cassiere non può rifiutare la riscossione di somme destinate all’istituzione scolastica, ancorché non siano state emesse le relative reversali, salvo a richiedere, subito dopo la riscossione, la regolarizzazione contabile all’istituzione scolastica.
L’istituto cassiere, all’atto del versamento sulla contabilità speciale intestata alla istituzione scolastica presso la Banca d’Italia ai sensi delle disposizioni vigenti in materia di assoggettamento al sistema di tesoreria unica, provvede alla corretta imputazione delle entrate al pertinente sottoconto fruttifero o infruttifero. Per meglio dire, le entrate debbano essere ricosse tramite ordinativo informatico e l’istituto cassiere, all’atto del versamento sulla contabilità speciale intestata alla istituzione scolastica presso la Banca d’Italia, deve provvedere alla corretta imputazione delle entrate al pertinente sotto-conto fruttifero o infruttifero.
La riscossione delle rette, delle tasse, dei contributi e dei depositi di qualsiasi natura posti a carico degli studenti è effettuata mediante il servizio dei conti correnti postali, ovvero tramite altri strumenti di incasso, tra i quali:
- il servizio di pagamento con avviso (MAV) bancario e postale,
- il servizio di incasso con rapporto interbancario diretto (RID) bancario e postale,
- il servizio di pagamento elettronico tramite il sistema pagoPA,
- incasso domiciliato,
- bollettino ed altri strumenti di acquisizione di somme (acquiring POS fisico o virtuale).
L’ampliamento del ventaglio di strumenti di pagamento messi a disposizione determina una evidente semplificazione non solo a favore degli istituti scolastici, ma anche dei soggetti privati con cui questi interagiscono, ed in particolare delle aziende e delle famiglie.
Le istituzioni scolastiche sono tenute ad accettare i pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, anche con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente e del Codice dell’amministrazione digitale.
Conto corrente postale.
Le somme versate sul conto corrente postale devono essere trasferite, con frequenza non superiore a quindici giorni dall’avvenuto pagamento del soggetto debitore, sul conto corrente bancario presso l’istituto cassiere.
La normativa inoltre prevede che sul predetto conto corrente postale non possano essere ordinati pagamenti.
Le reversali di incasso.
Le reversali di incasso sono atti a firma congiunta: vengono firmate digitalmente dal dirigente scolastico e dal D.S.G.A (entrambi titolari di firma digitale). Il contenuto delle reversali di incasso è il seguente:
a) l’ordine rivolto all’istituto cassiere di incassare una certa somma di denaro;
b) il numero progressivo, l’esercizio finanziario e la data di emissione;
c) l’importo in cifre e lettere della somma da riscuotere e la sua provenienza contraddistinta da apposito codice;
d) la causale della riscossione;
e) il nome ed il cognome o la denominazione del debitore.
Formazione dei residui.
Trattandosi di gestione amministrativo-contabile che segue il principio di competenza, le entrate accertate e non riscosse entro il termine dell’esercizio costituiscono residui attivi da ricomprendersi tra le disponibilità del conto del patrimonio. Il residuo viene dunque iscritto nel programma annuale, in attesa di essere materialmente riscosso negli esercizi finanziari successivi.
In allegato, a mero titolo esemplificativo, un modello di reversale d’incasso conforme alla normativa vigente, indicante tutti gli elementi essenziali.
