La scuola che comunica con il mondo esterno: chi deve fare cosa e con quali mezzi. Un esempio di Piano

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“Fare e non comunicare ciò che si è fatto equivale a non averlo fatto. In termini di organizzazione è uno spreco di risorse. In termini sociali è una sottrazione di informazioni utili alla “comunità”. Nel caso dell’ente pubblico, infatti, la comunicazione non è finalizzata semplicemente a favorire la promozione di una buona immagine, come d’altronde fa chiunque, pubblico e privato, ma soprattutto a informare i cittadini, rispettando e mai violando quelli che sono gli obblighi di legge. Negli ultimi decenni, per la verità, la P.A. ha avvertito, molto più di prima, la necessità di migliorare la propria comunicazione, secondo linee strategiche che ciascuna istituzione determina, fissa e garantisce.

L’istituzione scolastica dovrebbe comprendere che uno dei suoi principali e inderogabili obiettivi deve essere proprio quello di creare una sinergica e ben definita relazione con i propri utenti (in questo caso gli alunni e i genitori): Una relazione che sia fondata sui contenuti, in modo da condurli a averne in comune le finalità e l’organizzazione scolastica stessa.

Cenni Storici

La scuola si è accorta della necessità di comunicare solo da qualche decennio: in passato questa attività era ritenuta non necessaria e soprattutto non strategica scrivono in “Stili, teorie e processi. Lo storytelling per coinvolgere ed esprimere emozioni” Annamaria Bove e Barbara Ruggiero.

“La prima apertura della scuola in tema di comunicazione – continuano Annamaria Bove e Barbara Ruggiero. – è avvenuta con i Decreti Delegati del 1974, con l’ingresso della componente genitori nella gestione dell’istituzione scolastica, che le ha conferito il carattere di una comunità che interagisce con la più vasta comunità sociale e civica”.

L’esigenza di comunicazione e la normativa

Si segnala, di seguito, la normativa italiana che può essere considerata come significativa per raccontare la svolta comunicativa delle istituzioni scolastiche:

  • Legge n. 241/1990, che ha fissato e ben regolamentato il diritto all’accesso e alla compartecipazione del cittadino ai processi amministrativi”.
  • D. Lgs. n. 29/1993 che ha voluto fosse insediato, in ogni istituzione, e dunque sarebbe utile che ci fosse anche a scuola, l’Ufficio relazioni con il Pubblico (URP) ed i servizi di controllo interno, assegnando nuove responsabilità ai dirigenti delle pubbliche amministrazioni.
  • D.C.P.M. del 7 giugno 1995, ha introdotto la “Carta dei Servizi” in ciascuna istituzione scolastica che rende note le norme di erogazione del servizio pubblico.
  • D.P.R. n. 275/1999 che all’art. 3 introduce il P.O.F., lo strumento principale di comunicazione della scuola con gli stakeholders esterni.
  • Legge 150/2000, Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, che prescrive per tutte le pubbliche amministrazioni l’obbligo di informare e comunicare.
  • Decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196, o “Codice della privacy”, e il successivo Regolamento UE 2016/679, anche noto come GDPR, tutelano il diritto del singolo sui dati personali gestiti dalla pubblica amministrazione.
  • Delibera n. 430 del 13 aprile 2016 indica le linee guida per le istituzioni scolastiche sull’applicazione del Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, norma sulla protezione delle istituzioni pubbliche dalla corruzione e trasparenza garantite dalle istituzioni scolastiche statali.

Il Piano delle comunicazioni

Nonostante tutta la normativa di corredo, non essendoci un vero e proprio obbligo, resta di fondamentale importanza che una scuola si doti di un “Piano della comunicazione”, documento che intende descrivere le responsabilità e le modalità operative previste, così come ha fatto giustamente l’Istituto Comprensivo “Don Diana” di Casal di Principe diretto dal dirigente scolastico prof.ssa Maria Molinaro che con un apposito documento ha ritenuto utile e indispensabile gestire i flussi comunicativi interni ed esterni e per il perseguimento delle finalità e degli obiettivi di seguito elencati.

Finalità e obiettivi del piano

Ma quali sono le finalità e quali gli obiettivi del Piano? Indichiamoli schematicamente facendo leva proprio sul brillante documento definito dall’ICS “Don Diana” di Casal di Principe:

Finalità

  • Promuovere, attraverso una comunicazione efficace e sistematica, la disseminazione sul territorio del progetto educativo in cui si concretizzano la visione della mission della scuola.
  • Rendere la comunicazione un fattore strategico che concorre alla pianificazione e alla realizzazione dei processi attivati.
  • Assicurare la reperibilità e la facilità di accesso per tutti i portatori di interesse delle informazioni e delle comunicazioni provenienti dall’esterno.
  • Garantire la massima fruibilità delle informazioni e delle comunicazioni interne ed esterne.
  • Ottemperare alle norme relative alla legge sulla trasparenza
  • Assicurare la corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni, sia quelle destinate ai portatori di interesse interni (personale docente ed ATA, studenti, famiglie) che esterni (partner di progetto, partner di rete, fornitori, istituzioni, territorio).
  • Attivare canali di ascolto permanenti, rivolti al territorio, che rendano la comunicazione un efficace strumento per il miglioramento continuo.

Obiettivi

  • Rafforzare le relazioni esistenti.
  • Raggiungere nuovi territori e interlocutori.
  • Rinnovare i servizi offerti.
  • Stabilire nuove relazioni esterne.
  • Migliorare la visibilità dei servizi offerti.
  • Individuare nuovi valori e significati da comunicare all’esterno.
  • Attrarre nuovi iscritti.

Campo di applicazione

Il Piano della comunicazione così pensato, come ha ritenuto doversi procedere l’Istituto Comprensivo “Don Diana” di Casal di Principe diretto dal dirigente scolastico prof.ssa Maria Molinaro, si applica a tutti i processi di comunicazione che riguardano nello specifico l’Istituto nello svolgimento delle sue attività comprese nel campo della progettazione, erogazione e controllo del servizio formativo.

Destinatari e modalità di comunicazione

Sono i principali interlocutori:

  • Portatori di interesse interni: studenti, famiglie, personale;
  • Portatori di interesse istituzionali: MIUR, Ufficio Scolastico Regionale, Ambito Territoriale Provinciale, Enti Locali;
  • Portatori di interesse partner: altre istituzioni scolastiche, agenzie formative, associazioni del terzo settore, Università.

Sulla base della tipologia specifica degli interlocutori coinvolti e dello scopo della comunicazione viene elaborato il ‘Piano per la Comunicazione che prende in esame i diversi settori progettando le specifiche modalità di:

  • Comunicazione interna: comprende tutte le comunicazioni provenienti da/rivolte a personale, studenti, genitori, sia di origine interna che provenienti dall’esterno e che di norma devono essere diffuse a tutte le componenti scolastiche;
  • Comunicazione esterna: comprende le comunicazioni provenienti da/rivolte a soggetti istituzionali, territorio e portatori di interesse partner.

All’interno di queste due aree vengono inoltre distinte:

  • le comunicazioni di carattere prettamente informativo necessarie per l’erogazione del servizio (p.e. calendario scolastico, impegni del personale, comunicazioni scuola-famiglia);
  • le comunicazioni specificamente funzionali all’aspetto di progettazione, erogazione e controllo del servizio formativo, comprendenti quelle con i partner di progetto e le informazioni di ritorno provenienti da tutte le parti interessate (indagini sulla soddisfazione, reclami, proposte, relazioni e verifiche).

Il ‘Piano per la Comunicazione’ progetta le modalità di comunicazione

Il ‘Piano per la Comunicazione’ progetta le modalità di comunicazione a partire da:

  • le necessità comunicative dell’Istituto in relazione alle specificità del PTOF;
  • la tipologia ed il numero dei soggetti coinvolti e dei partner di progetto per l’anno scolastico in corso;
    le esperienze pregresse, sia in termini di punti di forza che di punti di miglioramento.

Cosa indicare per ogni tipologia di comunicazione e per ogni destinatario

Nel ‘Piano per la Comunicazione’ per ogni tipologia di comunicazione e per ogni destinatario, è indicato:

  • strumento e supporto;
  • tempistica;
  • modalità/responsabilità di stesura;
  • modalità/responsabilità di trasmissione;
  • modalità/responsabilità di accesso;
  • modalità/responsabilità di controllo;
  • modalità/responsabilità di archiviazione.

La comunicazione strategica

Al fine di attribuire al Piano di comunicazione pure una valenza strategica, peculiare attenzione viene rivolta alla comunicazione scritta, visiva e parlata, alle diverse interfacce digitali (tra cui il sito), alla comunicazione di organizzazione di eventi nella prospettiva di ampliare il senso di appartenenza all’istituzione scolastica e di rendere più chiaramente riconoscibili i valori che la caratterizzano.

Il piano si propone, appunto, di irrobustire la promozione dei servizi didattici e di potenziare le partnership comunicative, accrescendo la costituzione di sistemi di relazione tra la scuola e le agenzie comunicative e formative del territorio.

Rientrano tra le priorità che attirano il coordinamento dell’identità e dell’immagine della scuola obiettivi quali:

  • potenziare l’apertura al territorio realizzando collaborazioni in partenariato con altre istituzioni scolastiche ed agenzie formative qualificate.
  • comunicare la vision e la mission istituzionale mediante l’organizzazione di eventi pubblici quali open-day, workshop, incontri formativi;
  • incrementare la partecipazione degli alunni a concorsi, bandi, manifestazioni ed eventi a carattere educativo;
  • costituire reti di scopo finalizzate alla realizzazione di interventi educativi sugli alunni e formativi sul personale;
  • favorire, sia all’interno che all’esterno, la diffusione e la condivisione dei valori distintivi che contraddistinguono l’immagine della scuola;
  • consolidare la partecipazione dei gruppi sportivi e musicali a concorsi di risonanza locale, regionale e nazionale.

Piano della comunicazione

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