La procedura di spesa: sintesi per dirigenti scolastici e DSGA

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Con il presente contributo si intende fornire uno schema di sintesi della procedura amministrativo-contabile di spesa e dei passaggi da cui è formata, per come è delineata dalla normativa emanata in materia di gestione finanziario-contabile delle istituzioni scolastiche. La procedura, strutturata in quattro fasi ben delineate, è eseguita per ogni singola spesa, intesa come uscita finanziaria.

Che si tratti di acquisti di beni, lavori, servizi o forniture o di pagamento di compensi al personale interno o soggetti esterni, la procedura di spesa è quella delineata dagli artt. 15 e ss del Decreto interministeriale n. 129 del 28 agosto 2018 “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche”, emanato ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107.

L’esecuzione delle fasi di spesa va eseguita in conformità alle disposizioni in materia di tracciabilità dei pagamenti, antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante.

Ruolo del Dirigente scolastico e del DSGA.

La procedura di gestione della spesa è caratterizzata da una complementarietà delle competenze attribuite al Dirigente scolastico, quale legale responsabile dell’istituzione scolastica e unica figura dirigenziale, e il Direttore dei servizi generali e amministrativi.

In particolare, la realizzazione del programma annuale spetta al DS, nell’esercizio dei compiti e delle responsabilità di gestione di cui all’articolo 25 del D.Lgs. 165/2001. Il DSGA, in coerenza con quanto specificato all’articolo 3, comma 2, del D.I. 129/2018, imputa le spese in funzione della specifica natura delle stesse ed in relazione alle diverse finalità di utilizzo delle risorse (funzionamento amministrativo e didattico generale, compensi spettanti al personale dipendente per effetto di norme contrattuali e di disposizioni di legge, spese di investimento, progetti).

A tal fine, le schede di cui all’articolo 5, comma 5, del D.I. 129/2018, sono costantemente aggiornate a cura del D.S.G.A. medesimo, con riferimento alle spese sostenute.

L’impegno di spesa.

La prima fase del procedimento di spesa, disciplinata dall’art.15 del D.I. 129/2018, è l’impegno in bilancio della spesa dovuta, a seguito di obbligazioni giuridicamente perfezionate (contratti stipulati, incarichi accettati, etc). Concretamente si tratta di eseguire un “accantonamento” della somma destinata alla spesa, alla quale dunque viene data una destinazione di spesa, all’interno dello specifico aggregato di spesa.

È assunto dal Dirigente scolastico, che ne assume la responsabilità, ed è registrato materialmente dal DSGA.

Gli impegni non possono eccedere in nessun caso lo stanziamento dello specifico aggregato.

Inoltre, l’impegno di spesa deve riferirsi a obbligazioni perfezionatesi nell’esercizio finanziario in corso (nel rispetto del principio di competenza) ad eccezione di casi specificatamente previsti dalla normativa:

1. spese in conto capitale ripartite in più esercizi, per le quali l’impegno può estendersi a più anni. I pagamenti devono comunque essere contenuti nei limiti delle disponibilità finanziarie di ogni esercizio;

2. spese per l’estinzione di mutui;

3. spese correnti o connesse ai progetti pluriennali di cui all’articolo 5, comma 6, ove ciò sia indispensabile per assicurare la continuità dei servizi e dell’esecuzione dei progetti.

La liquidazione della spesa.

La liquidazione della spesa consiste nella determinazione dell’esatto importo dovuto e del soggetto creditore. È di espressa competenza del D.S.G.A., previo accertamento, nel caso di acquisto di beni e servizi o di esecuzione di lavori, della regolarità della relativa fornitura o esecuzione, sulla base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori.

La fase dell’ordinazione.

L’ordinazione è la fase in cui l’istituzione scolastica ordina all’istituto bancario cassiere di eseguire un pagamento di una somma definita nei confronti del creditore.

Il pagamento è dunque ordinato, tramite ordinativo informatico (utilizzando il c.d. flusso OIL), secondo le disposizioni vigenti in materia, con mandati di pagamento tratti sull’istituto cassiere o effettuati a mezzo della carta di credito, con immediata contabilizzazione in bilancio.

I mandati di pagamento sono firmati dal dirigente scolastico e dal D.S.G.A., fermo restando l’obbligo di fatturazione in forma elettronica previsto dalla normativa vigente. Il contenuto dei mandati di pagamento è il seguente:

a) l’ordine rivolto all’istituto cassiere di pagare una determinata somma di denaro ad una persona o ente;

b) il numero progressivo e la data di emissione;

c) l’importo in cifre e in lettere della somma da pagare e la causale del pagamento;

d) i dati anagrafici o identificativi e i dati fiscali del creditore o della persona abilitata a rilasciare quietanza;

e) il progetto al quale la spesa si riferisce;

f) la codifica della spesa come prevista nella modulistica di cui all’articolo 41;

g) nel caso in cui riguardi il pagamento delle retribuzioni fondamentali e accessorie, l’indicazione delle ritenute che su di esse gravano.

Il pagamento.

La fase ultima della procedura di spesa è disciplinata dall’art. 17 del D.I. 129/2018, ed è a cura del tesoriere.

L’istituto estingue il mandato di pagamento mediante:

a) accreditamento in conto corrente bancario, intestato al creditore;

b) accreditamento o versamento su conto corrente postale, intestato al creditore;

c) su richiesta del creditore, mediante pagamento in contanti da parte dell’istituto cassiere, ovvero con assegno circolare, nei limiti stabiliti dalle disposizioni in materia di tracciabilità dei pagamenti, antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante.

L’avvenuto accreditamento, che sostituisce la quietanza del creditore, deve risultare sul mandato di pagamento da annotazione recante gli estremi relativi alle operazioni a cura dell’istituto cassiere (c.d. mandato quietanzato).

Il pagamento può essere eseguito anche mediate carta di credito: nel limite dell’assegnazione allo scopo disposta nel programma annuale e con l’osservanza delle vigenti disposizioni in materia di autorizzazione alla spesa, è consentita, qualora non sia possibile o conveniente ricorrere alle procedure ordinarie, nel rispetto delle norme in materia di utilizzo dello strumento da parte delle Amministrazioni pubbliche.

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