La gestione del patrimonio della scuola: un regolamento tipo

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La gestione del patrimonio e degli inventari delle istituzioni scolastiche è effettuata ai sensi e per gli effetti dell’art.29, comma 3 e delle disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari di cui al art. 31, comma 5 del D.I. n.129 del 28 agosto 2018 “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle Istituzioni Scolastiche£, e dalle circolari Ministeriali citate nella sezione normativa.

Il Regolamento per “La gestione del patrimonio della scuola e degli inventari” disciplina, ancora, le procedure di carico e scarico dei beni, nonché le modalità di identificazione e di aggiornamento dei beni stessi. Il Regolamento che le scuole dovrebbero adottare, infine, detta disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari.

La normativa di riferimento

  • D.I. n.129 del 28 agosto 2018, art. 29 comma 3;
  • C.M. MIUR prot. n. 8910 del 1° dicembre 2011;
  • D.I. 28 agosto 2018, n. 129, con particolare riferimento all’art. 29 comma 3,
  • l’art. 21 Legge 15 marzo 1997, n. 59;
  • DPR 8 marzo 1999, n. 275;
  • Legge 13 luglio 2015, n. 107 con particolare riferimento all’art. 1 comma 143;
  • C.M. MIUR prot. n. 2233 del 2 aprile 2012;
  • C.M. MIUR prot. n. 74 del 5 gennaio 2019.

Consegnatario e sua nomina

Le funzioni di consegnatario dei beni mobili di proprietà dell’Istituzione Scolastica – come fa bene a sottolineare l’ottimo regolamento approvato dall’ Istituto Comprensivo Gualdo Tadino diretto con una grande competenza eccezionale professionalità dal dirigente scolastico Dott. Fabrizio Bisciaio – sono svolte dal Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) pro-tempore.

Il consegnatario è personalmente responsabile dei beni assunti in consegna nonché di qualsiasi danno che possa derivare da sue azioni od omissioni.

Il consegnatario ha l’obbligo di segnalare, di richiedere o di ordinare interventi di manutenzione, di custodia e di conservazione, nonché di indicare i beni che vengono trasferiti dalla collocazione originaria per dare luogo a utilizzazioni diverse o a cura di strutture o di operatori diversi da quelli originari.

Il D.S.G.A. pro-tempore, in qualità di consegnatario, ferme restando le responsabilità del Dirigente Scolastico in materia, provvede a:

  • conservare e gestire i beni dell’istituzione scolastica;
  • distribuire gli oggetti di cancelleria, gli stampati e altro materiale di facile consumo;
  • curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi di ufficio;
  • curare il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
  • vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali, che fruiscono del bene o consumano il materiale;
  • vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
  • assicurare la tenuta dei registri inventariali;
  • predisporre l’applicazione delle etichette inventariali su ciascun bene mobile;
  • compilare le schede indicanti i beni custoditi in ciascun vano e la relativa esposizione all’interno del vano stesso;
  • effettuare la ricognizione ogni cinque anni e la rivalutazione dei beni inventariati con cadenza decennale
  • istruire i provvedimenti di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti, da ordinarsi direttamente o da richiedersi agli uffici competenti;
  • procedere con la denuncia di eventi dannosi fortuiti o volontari e relativa segnalazione ai competenti uffici.

Sostituzione del consegnatario in caso di assenza o impedimento temporaneo

Il Dirigente scolastico nomina, con proprio provvedimento, l’Assistente Amministrativo incaricato della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o impedimento temporaneo. Salvo casi eccezionali da motivare, l’Assistente Amministrativo incaricato è il sostituto del Direttore SGA per tutte le funzioni spettanti al Direttore stesso, come è ben evidenziato nel pregevole regolamento approvato dall’Istituto Comprensivo Gualdo Tadino diretto con una grande competenza eccezionale professionalità dal dirigente scolastico Dott. Fabrizio Bisciaio.

Facoltà di nominare uno o più sub-consegnatari

Il Dirigente scolastico, in caso di particolare complessità e di dislocazione dell’Istituzione Scolastica su più plessi avrà la facoltà di nominare uno o più sub-consegnatari che rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario redigendo all’uopo apposito prospetto.

Al verificarsi dell’eventualità di dislocazione dell’Istituzione Scolastica su più plessi, il Dirigente scolastico procederà, se possibile, ad individuare quali sub-consegnatari i referenti/responsabili di plesso. I consegnatari ed i sub consegnatari non possono delegare, le proprie funzioni ad altri soggetti, rimanendo ferma, in ogni caso, la personale responsabilità dei medesimi e dei loro sostituti.
Il consegnatario dei beni immobili è il Dirigente Scolastico. In caso di assenza o impedimento temporaneo, la funzione viene esercitata dal Dirigente incarico della reggenza o dal docente collaboratore individuato come sostituto del Dirigente.

Passaggi di gestione

Quando il Direttore SGA cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contradditorio con il consegnatario subentrante in presenza del Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio di Istituto.

L’operazione di passaggio di consegne

L’operazione di passaggio di consegne è effettuata entro 60 giorni dalla cessazione dell’ufficio del D.S.G.A consegnatario uscente e deve risultare da apposito processo verbale nel quale devono essere sinteticamente riportati la tipologia, la quantità e il valore complessivo dei beni inventariati esistenti al momento della consegna.

Il passaggio di consegne dei beni immobili avviene mediante ricognizione materiale

Quando il Dirigente scolastico cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne dei beni immobili avviene mediante ricognizione materiale degli stessi in contradditorio con il Dirigente subentrante in presenza del Presidente del Consiglio di Istituto e con l’assistenza del Direttore SGA. L’operazione di passaggio è effettuata entro 60 giorni dalla cessazione dell’ufficio del Dirigente consegnatario uscente.

Ipotesi di responsabilità amministrativo-contabile

La mancata formalizzazione del passaggio può dar luogo, ricorrendone i presupposti, ad ipotesi di responsabilità amministrativo-contabile come è ben evidenziato nel pregevole regolamento approvato dall’Istituto Comprensivo Gualdo Tadino diretto con una grande competenza eccezionale professionalità dal dirigente scolastico Dott. Fabrizio Bisciaio.

Potere di emettere il provvedimento formale di discarico dei beni

Rientra nella competenza del Dirigente Scolastico il potere di emettere il provvedimento formale di discarico dei beni nel quale deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico dei soggetti eventualmente individuati responsabili. Nel suddetto provvedimento deve essere riportato, per ciascun bene mancante, la descrizione, gli elementi registrati in inventario e la motivazione del discarico.

Classificazione categorie inventariali

Per la classificazione inventariale si fa riferimento agli inventari e alle categorie stabilite dal D.I.
n. 129 del 28 agosto 2018 all’art. 31 e dalla C.M. n.8910 del 1/12/2011.

I beni costituenti il patrimonio delle istituzioni scolastiche si iscrivono in distinti inventari per ciascuna delle seguenti categorie:

  • beni mobili;
  • beni di valore storico-artistico;
  • libri e materiale bibliografico;
  • valori mobiliari;
  • veicoli e natanti;
  • beni immobili.

Le indicazioni specifiche di cui alla Circolare Ministeriale n. 8910 del 1°dicembre 2011

Per ciascuno dei beni come sopra classificati trovano applicazione le disposizioni previste dal Codice civile in combinato disposto con le indicazioni specifiche di cui alla Circolare Ministeriale n. 8910 del 1°dicembre 2011.

Per ogni bene si indica:

  • Il valore di carico o di scarico, che va riportato nelle colonne generali di carico e di scarico e nella colonna corrispondente alla categoria del bene;
  • eventuali ricavi da alienazioni;
  • la specie e il numero del documento che dà diritto al carico o allo scarico (fattura, autorizzazione all’alienazione ecc.);
  • la provenienza o la destinazione del bene
  • la descrizione del bene in maniera da essere facilmente individuabile;
  • il numero di inventario e la data di iscrizione;
  • eventuali osservazioni ed annotazioni.

Carico inventariale

Si iscrivono nell’inventario i soli beni mobili che:

  • non hanno carattere di beni di consumo,
  • non sono fragili e non si deteriorano facilmente,
  • sono di valore superiori a € 200,00 (duecento euro), IVA compresa.

Ricognizione dei beni

In base all’art. 31, c 9 del D.I. 129/2018 ed alla Circolare Ministeriale prot. n. 8910 del 1/12/2011 come è ben evidenziato nel regolamento dell’Istituto Comprensivo Gualdo Tadino si procede alla ricognizione dei beni inventariati almeno ogni cinque anni (oppure ogni volta che se ne ravvisi la necessità), mentre al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni si deve procedere almeno ogni dieci anni (oppure ogni volta che se ne ravvisi la necessità).

Dette operazioni, in quanto improntate a criteri di trasparenza, vengono effettuate da una Commissione costituita da almeno tre persone, individuate tra il personale docente e ATA in servizio nell’istituzione scolastica, nominata con provvedimento del Dirigente scolastico.

Le operazioni effettuate dalla Commissione, devono risultare da apposito processo verbale da redigersi in triplice copia, debitamente sottoscritto da tutti i componenti.

Il processo verbale deve contenere l’elencazione di:

  • beni esistenti in uso, ivi compresi quelli rinvenuti e non assunti in carico
  • eventuali beni mancanti
  • beni non più utilizzabili o posti fuori uso per cause tecniche da destinare alla vendita o da cedere gratuitamente agli organismi previsti; qualora tale procedura risultasse infruttuosa è consentito l’invio di questi beni alla distruzione nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia ambientale e di smaltimento.

Le sistemazioni contabili

Completate le operazioni di ricognizione materiale dei beni esistenti, ove necessario, si procede alle opportune sistemazioni contabili in modo da rendere coerente la situazione di fatto con la situazione di diritto.

Sulla base delle risultanze del verbale redatto dalla commissione e dopo aver effettuato le opportune operazioni di aggiornamento dei valori dei beni, si procederà alla compilazione del nuovo inventario.

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Eliminazione dei beni dall’inventario

Il materiale ed i beni mancanti per furto o per causa di forza maggiore, o divenuti inservibili all’uso, sono eliminati dall’inventario con apposito decreto del Dirigente scolastico nel quale deve essere indicata un’adeguata motivazione dell’avvenuto accertamento di inesistenza di cause di responsabilità amministrativo-contabile oppure, in caso contrario, deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico dei soggetti eventualmente individuati responsabili.

Qualora si tratti di eliminazione di materiali e/o beni mancanti per furto, al decreto del Dirigente Scolastico va allegata copia della denuncia presentata alla locale autorità di pubblica sicurezza nonché la relazione del D.S.G.A. – consegnatario – in ordine alle circostanze che hanno determinato la sottrazione o la perdita dei beni.

Qualora si tratti di eliminazione di materiale reso inservibile all’uso sarà necessario allegare al decreto del Dirigente Scolastico il verbale della commissione interna prevista dall’art. 34 comma 1 del D.I. n.129 del 28 agosto 2018. Tale Commissione è composta da tre unità individuate tra personale docente e ATA, con provvedimento di nomina del Dirigente Scolastico.

REGOLAMENTO SULLA GESTIONE DEI BENI E DEGLI INVENTARI

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