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La firma digitale del Dirigente scolastico e del DSGA: di cosa si tratta, come ottenerla, come usarla

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La firma digitale è una procedura informatica finalizzata a garantire l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici. Essa è basata su un sistema a chiavi crittografiche asimmetriche, utilizza un certificato digitale con particolari caratteristiche, rilasciato da un soggetto con specifiche capacità professionali garantite dallo Stato e viene creata mediante un dispositivo con elevate caratteristiche di sicurezza.

Nella pubblica amministrazione l’espressione del potere di firma nel documento informatico da parte del funzionario che ne ha titolarità è esercitata con la firma digitale.

Scopriamo di cosa si tratta, quali sono i fondamenti giuridici e quali specificità di interesse riguardano le firme digitali di cui sono dotati i Dirigenti scolastici e i Direttori dei servizi generali e amministrativi delle istituzioni scolastiche.

La normativa di riferimento.

L’art. 24 del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 anche conosciuto come “codice dell’amministrazione digitale”, stabilisce che: “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.

L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.

Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare di firmadigitale e del certificatore e gli eventuali limiti d’uso”.

I formati della firma digitale.

I formati di firma digitale utilizzabili sui documenti informatici sono:

  • Formato P7M;
  • Formato PDF;
  • Formato XML.

Soggetti legittimati.

All’interno delle istituzioni scolastiche, il servizio di firma digitale gestito ed offerto dal Ministero dell’Istruzione è riconosciuto a:

  • Dirigenti scolastici;
  • DSGA;
  • Assistenti amministrativi con incarico sul posto di DSGA (c.d. facenti funzioni).

Come ottenere la firma digitale.

Per ottenere la firma digitale, è necessario accedere al portale Istanze Online, attraverso le credenziali apposite o mediante SPID.

Selezionare la casella “Altri servizi”, dalla schermata principale.

Selezionare quindi la funzionalità “firma digitale – richiesta certificato”.

Seguire quindi i passaggi indicati in piattaforma, cliccando sul pulsante “avanti”.

A conclusione della procedura prevista per la richiesta del certificato di firma digitale, il sistema fornirà un codice pratica (che individua univocamente la richiesta effettuata).

Si passa dunque alla sottoscrizione del contratto del servizio di firma digitale. Il contratto viene registrato presso la segreteria scolastica mediante un numero di protocollo che deve essere inserito su SIDI dal personale di segreteria. La copia del contratto per l’istituzione scolastica viene conservata presso la segreteria per un periodo pari a 20 anni.

A conclusione dell’intera procedura il sistema fornisce le Credenziali per l’accesso al Sistema di Firma Utenza di Firma:

  • Codice Fiscale del soggetto legittimato;
  • Password di Firma: scelta dall’utente che ne ha il controllo esclusivo;
  • PIN di Firma: inviato per e-mail.

Come firmare un documento.

Per apporre la firma su un documento digitale, accedere al SIDI e selezionare la funzione “firma digitale”.

Selezionare quindi l’utenza “utente firmatario”.

Dal menù in alto a sinistra, selezionare “firma documenti”.

Da ultimo si aprirà una schermata da compilare con codice fiscale, password e pin di firma. Dalla stessa schermata caricare il file da firmare e infine cliccare su “firma documento”. Il sistema apporrà la firma digitale e scaricherà sul pc il file firmato.

I poteri di firma del DS e del DSGA.

Tutti gli atti e i provvedimenti che l’istituzione scolastica trasmette all’esterno sono soggetti all’apposizione della firma da parte del Dirigente scolastico, quale legale rappresentante dell’ente.

Si pensi, a mero titolo esemplificativo, a:

  • Determine a contrarre, per l’acquisizione di lavori, beni e servizi;
  • Bandi di gara;
  • Decreti di ricostruzione di carriera;
  • Contratti;
  • Decreti di congedo straordinario ai sensi del d. lgs. 151 del 2001;

Il potere di utilizzo della firma digitale di cui è titolare il Direttore dei servizi generali e amministrativi riguarda quasi esclusivamente la materia contabile. Nel dettaglio si tratta di apporre la firma, congiuntamente a quella del Dirigente scolastico, sulle reversali di incasso e i mandati di pagamento.

L’art. 14 del D.I. 129/2018 “Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche” prevede infatti che: “Le reversali di incasso sono firmate dal dirigente scolastico e dal D.S.G.A.”.

Il successivo art. 17 prevede che: “I mandati di pagamento sono firmati dal dirigente scolastico e dal D.S.G.A., fermo restando l’obbligo di fatturazione in forma elettronica previsto dalla normativa vigente”.

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