La custodia, la conservazione e l’utilizzazione dei beni mobili inventariati: in allegato Format di provvedimento di nomina sostituti consegnatari e sub-consegnatari

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La custodia, la conservazione e l’utilizzazione dei beni mobili inventariati è affidata ad agenti responsabili costituiti da consegnatario, sub-consegnatario/sub-consegnatari nonché dagli altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni. Lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 “Linee Guida per la gestione del patrimonio e degli inventari da parte delle istituzioni scolastiche ed educative statali, ai sensi dell’art. 29, comma 3, del Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129 recante, Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018)”.

Consegnatario come agente amministrativo responsabile dei beni mobili ricevuti in consegna o eventuale sostituto consegnatario

Ai sensi dell’articolo 30, comma 1, del Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018)”, il consegnatario responsabile dei beni assegnati all’istituzione e della tenuta dell’inventario è il D.S.G.A.. Il consegnatario – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – può essere considerato come agente amministrativo responsabile dei beni mobili ricevuti in consegna, dei quali è tenuto alla gestione con diligenza e cura in quanto necessari allo svolgimento delle ordinarie attività degli istituti scolastici. Ad ogni modo, il verbale di passaggio di consegna, è necessario al fine di definire il regime delle responsabilità tra Direttore uscente e Direttore subentrante ed evitare la confusione giuridica delle gestioni.

Il consegnatario risponde della gestione dei beni direttamente al Dirigente Scolastico

Il consegnatario – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – risponde della gestione dei beni direttamente al Dirigente Scolastico, il quale pone in essere tutte le necessarie misure volte a vigilare in merito alla corretta tenuta degli inventari e, laddove lo ritenga opportuno, procedere a periodici controlli e accertamenti.

Le principali funzioni del consegnatario

Ferme restando le responsabilità del Dirigente Scolastico e in linea con quanto previsto dal predetto articolo 30, le principali funzioni del consegnatario possono essere identificate, a titolo esemplificativo, come segue:

  • cura del livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
  • vigilanza, verifica e riscontro del regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
  • gestione fisica dei beni dell’istituzione scolastica in entrata ed in uscita, nonché dell’eventuale movimentazione, mediante l’apposita registrazione negli inventari;
  • conservazione e gestione dei beni allocati all’interno dei locali scolastici e nei magazzini dell’istituzione stessa;
  • coordinamento con gli eventuali sub-consegnatari, nonché soggetti affidatari, coinvolti nella gestione dei beni;
  • vigilanza circa il corretto e il regolare uso dei beni mobili e arredi d’ufficio, nonché manutenzione degli stessi;
  • gestione della distribuzione e delle richieste di approvvigionamento del materiale di cancelleria, stampati e altro materiale di facile consumo, nonché vigilanza circa il corretto utilizzo dello stesso;
  • svolgimento delle attività propedeutiche relative all’utilizzo e al periodico aggiornamento dei sistemi messi a
  • disposizione per la gestione dei beni delle istituzioni scolastiche;
    predisposizione delle proposte di dismissione dei beni;
  • verifica periodica, nonché a fine mandato, della regolare tenuta delle scritture contabili, dei registri e degli inventari, nonché della consistenza dei beni e della loro corrispondenza con le risultanze contabili.

Funzione non delegabile

Il Direttore – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – non può delegare la sua funzione di consegnatario, fatto salvo che in specifiche circostanze, ovvero in caso di sua assenza o impedimento temporaneo, tale funzione può essere svolta da un funzionario individuato nell’ambito del personale amministrativo, tecnico ed ausiliario (ATA). L’art. 30, comma 2, del D.I. 129/2018 prevede, infatti, che “Il dirigente scolastico nomina, con proprio provvedimento, uno o più impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o di impedimento temporaneo”.

Il Sub-consegnatario nel caso di particolare complessità dell’Istituzione scolastica

Nel caso di particolare complessità e di dislocazione dell’istituzione scolastica su più plessi, viene riconosciuta al Dirigente Scolastico – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – la possibilità di nominare, con proprio provvedimento formale e vincolante, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3, del Regolamento).

L’agente secondario

Il sub-consegnatario, pertanto, può essere considerato quale un agente secondario che opera alle dipendenze di un agente principale, ovvero il consegnatario, in coordinamento funzionale.

I compiti spettati al sub-consegnatario

In particolare, tra i compiti spettati al sub-consegnatario rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti:

  • conservazione dei beni custoditi sotto il suo controllo;
  • richiesta al consegnatario di eventuali interventi di manutenzione, riparazione, sostituzione dei beni deteriorati o danneggiati;
  • denuncia al consegnatario di eventi fortuiti o involontari;
  • comunicazione al consegnatario delle variazioni intervenute circa la consistenza dei beni, nonché delle eventuali proposte di approvvigionamento e dismissione dei beni.

Inoltre, appare opportuno precisare che i ruoli e le responsabilità dei sub-consegnatari differiscono da quelli in capo ai soggetti affidatari di cui al successivo paragrafo 3.3. “Altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni”.

Le scritture sussidiarie

Nello svolgimento delle sue funzioni, il sub-consegnatario deve tenere le opportune scritture sussidiarie (ovvero anche le c.d. “scritture di comodo”), aggiuntive ai registri obbligatori previsti e tenuti dal Direttore. Si ribadisce, inoltre, l’applicabilità, ai sensi dell’art. 30, comma 4, del D.I. 129/2018, del divieto di delegare, in tutto o in parte, le funzioni ad altri soggetti, anche per quanto riguarda i sub-consegnatari.

Altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni

L’articolo 35, comma 1, del Regolamento prevede che “La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal D.S.G.A., su indicazione vincolante del dirigente scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero al personale tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito in materia nel regolamento dell’istituzione scolastica di cui all’articolo 29”. Risultano essere soggetti affidatari – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – i docenti, gli insegnanti di laboratorio, il personale tecnico, ovvero il personale cui sono attribuiti dei beni che risultano necessari per lo svolgimento delle specifiche mansioni/attività lavorative, nonché di tutte le attività strettamente correlate. Oggetto dell’affidamento potrebbero essere, ad esempio, macchine, attrezzature e arredi di un laboratorio o aula speciale.

Le responsabilità del soggetto affidatario

Il soggetto affidatario – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – è responsabile della custodia, del controllo, del corretto utilizzo e della conservazione degli specifici beni lui affidati, fin dall’inizio della prestazione lavorativa, nonché dalla sottoscrizione dell’apposito verbale, a cui sono allegati gli elenchi di quanto costituisce oggetto di affidamento. Tale verbale deve essere firmato congiuntamente dal D.S.G.A. e dall’interessato. All’atto di cessazione dell’incarico, dovrà essere redatto apposito verbale di riconsegna, il quale ricomprende, altresì, l’elenco dei beni restituiti. Con le medesime modalità deve avvenire la riconsegna dei beni affidati anche in caso di cessazione dall’incarico per trasferimento, per quiescenza o per qualsiasi altra causa diversa dall’avvicendamento naturale dell’incarico.

A cosa sono tenuti i soggetti affidatari

I soggetti affidatari – come recita la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – sono tenuti a:

  • verificare, al momento della presa in carico dei beni, la corrispondenza dei beni affidati con quanto indicato del verbale, la consistenza e lo stato degli stessi;
  • provvedere alla custodia dei beni affidati;
  • segnalare tempestivamente al consegnatario l’eventuale funzionamento anomalo di macchine e attrezzature e l’eventuale obsolescenza delle stesse per il tempestivo ripristino, nonché eventuale reintegro scorte di materiale di facile consumo per le relative esercitazioni;
  • indicare eventuali spostamenti dei beni del gabinetto, laboratorio o officina dalla destinazione indicata in inventario.

Format di provvedimento di nomina sostituti consegnatari

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