La comunicazione pubblica: come scrivere circolari efficaci. Suggerimenti

di Marilena Vergura

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La comunicazione pubblica obiettivi e finalità: la legge del 7 giugno del 2000 numero 150 e il regolamento del 21 settembre 2001 DPR n 422 e la Direttiva del ministro funzione pubblica del 13 dicembre 2001 individuano nella formazione la chiave per migliorare le prestazioni e per incentivare il personale e le attività di informazione e comunicazione.

L’ufficio Scolastico di Potenza ha diramato delle Linee Guida per la
comunicazione con l’utenza e con gli interlocutori esterni realizzate dal dott. Luigi Botte, Funzionario USR Basilicata – Ufficio III A.T. di Potenza.

Così ad es. si raccomanda di usare frasi brevi con i verbi alla forma attiva, di evitare le doppie negazioni, di utilizzare il lessico tecnico evitando, quindi, tecnicismi forzati e il periodare artificioso.

È opportuno essere sintetici (eliminare gli argomenti superflui), concisi (eliminare le  parole superflue) e chiari (operare un’attenta selezione degli argomenti).

ESEMPI

La formazione

La formazione deve essere leva primaria per rendere omogeneo il livello di preparazione e capacità dei soggetti impegnati nella comunicazione pubblica, tutto il personale coinvolto deve essere formato, è necessario promuovere modelli e standard che favoriscono la comunicazione. Serve monitorare la qualità dei servizi e dei mezzi utilizzati per raggiungere le finalità preposte.

Tutti i testi devono essere scritti per essere compresi da chi li riceve non conoscendo il loro grado di istruzione.

La gestione dell’informazione deve avvenire in collegamento con gli organi di informazione a mezzo stampa, radiofonici, televisivi ed on-line.

La formazione è la chiave per migliorare la qualità delle prestazioni e per incentivare la motivazione del personale che ne ha cura.

Ogni volta che una pubblica amministrazione si approccia a divulgare una comunicazione dovrà verificare la completezza e la correttezza delle informazioni, utilizzare un linguaggio semplice, garantire la trasparenza, l’accessibilità ai documenti in possesso della pubblica amministrazione a tutela i diritti dei cittadini, può completare il documento con note e/o allegati e prima della pubblicazione rileggere il testo.

E’ opportuno scrivere frasi brevi, usare parole di linguaggio semplice, evitare termini tecnici, e se si utilizzano sigle per la prima volta è bene scriverle per esteso.

Evitare il più possibile parole straniere o parole scritte in latino, non abusare del grassetto e delle sottolineature.

Esperti della comunicazione hanno riassunto in un disciplinare i suggerimenti per la produzione di documenti di qualità dignitosi e accessibili, si individuano quindi caratteristiche relative alla dimensione del carattere allo stile, all’interlinea, a come usare gli elenchi puntati o numerati, a come comunicare la notizia principale. Contestualmente ci vengono suggeriti una serie di accorgimenti da evitare.

Un testo deve essere elaborato pensato in relazione ai destinatari, quando ci si rivolge a un pubblico è necessario individuare le finalità dei contenuti, bisogna ridurre gli ostacoli, la comunicazione deve raggiungere anche l’ipovedente, il non udente.

Affinché il testo sia fruibile da tutti è preferibile scegliere un linguaggio abituale.

Gli atti amministrativi interni devono contenere l’indicazione del soggetto che produce l’atto, l’oggetto dell’atto, la decisione assunta, le motivazioni, gli adempimenti ed eventuale scadenza.

I documenti informativi vanno esposti con chiarezza e connessione logica, devono essere essenziali espliciti e adeguati.

La videoscrittura ci agevola nella scelta lessicale, il web e internet avvicinano il cittadino alle amministrazioni pubbliche, le amministrazioni ampliano le capacità di dialogo offrendo ai fruitori la possibilità di navigare all’interno dei documenti.

I destinatari potranno limitarsi a leggere i contenuti essenziali ma possono anche arricchirli e integrarli con ulteriori riferimenti, un testo può essere migliorato con note, citazioni, trafiletti, chiarimenti, temi collaterali e informazioni aggiuntive.

La cura della comunicazione può essere affidata anche a un soggetto esterno all’ amministrazione pubblica ma le finalità i contenuti e gli obiettivi rimangono a carico del committente, sempre a loro spetta il controllo sul prodotto finito e la responsabilità dei contenuti pubblicati.

Il documento terminato va controllato e riletto prima di essere pubblicato. In fase di rilettura vanno controllati la sequenza dell’argomento, la presenza di ripetizioni, la lunghezza delle parole, l’uso delle forme verbali, lo stile e gli effetti dei caratteri di stampa.

E’ anche possibile ricorrere a programmi informatici per la correzione e la revisione del testo o si ricorre alla revisione attraverso gli occhi di altre persone.

Di seguito una serie di suggerimenti per una comunicazione efficace.

Direttiva “Attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni” del 2002

Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi

Direttiva sulla semplificazione del linguaggio delle pubbliche amministrazioni

Semplificazione del linguaggio amministrativo
di Alberto Ardizzone, Dirigente Scolastico

Suggerimenti dall’IC Castellucchio (MN)

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