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La certificazione dei titoli scolastici: norme, certificati provvisori, smarrimento. Una guida

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La questione dei certificati con i quali attestare i titoli di cui si è in possesso ai fini dell’inserimento nelle graduatorie è frutto di una normativa macchinosa che deve conformarsi con quella in materia di autocertificazione.

La normativa

Il Tribunale del Lavoro di Venezia con sentenza del 17.3.2021 in causa n 656/2020 ha già avuto modo di affermare che a norma dell’art. 199, comma 6, D.Lgs. n. 297 del 1994 “Ai fini del rilascio dei diplomi e documenti scolastici, si applicano le disposizioni di cui all’articolo 187. Il certificato sostitutivo del diploma di abilitazione, di qualifica, di licenza e di maturità è rilasciato dal provveditore agli studi”. L’art. 187 prevede che “1. I diplomi di licenza sono rilasciati dal presidente della commissione esaminatrice. 2. Possono essere rilasciati certificati di licenza, ma non possono essere rilasciati duplicati dei relativi diplomi. 3. In caso di smarrimento, purché’ l’interessato o, se questi è minore, il padre o chi ne fa le veci, ne faccia domanda dichiarando, su carta legale, sotto la sua personale responsabilità, l’avvenuto smarrimento, il diploma di licenza è sostituito da un certificato rilasciato dal preside. 4. I certificati indicati nel comma 3 devono contenere esplicita menzione del loro valore sostitutivo, a tutti gli effetti, del diploma originario smarrito. 5. Sono disposte dai provveditori agli studi le eventuali rettifiche dei dati anagrafici sui registri di esame, sui diplomi e su tutti gli altri atti scolastici. … …”.

La disciplina della Circolare ministeriale del 1991

Una delle fonti principali disciplinanti tale materia è la Circolare 266 del 6/9/1991 con la quale il Ministero dell’Istruzione ha dettato norme in materia di diplomi, certificati provvisori e certificati definitivi, atto che viene richiamato nella sentenza del Tribunale del Lavoro di Venezia del 30 giugno 2021, prevedendo:

Certificati provvisori

“In mancanza di modelli di diploma sono rilasciati certificati provvisori dal capo d’istituto statale, pareggiato o legalmente riconosciuto di provenienza dei candidati. Tali certificati provvisori, debitamente numerati e registrati, non possono essere rilasciati se non in un unico esemplare; essi devono portare in lettere il voto assegnato a recare in calce la seguente dicitura: “II presente certificato viene rilasciato in luogo/del diploma originale del quale ha, a tutti gli effetti di legge, lo stesso valore”. Esso perde tale efficacia quando, da parte delle autorità scolastiche, sarà rilasciato il diploma originale, per la cui consegna occorrerà, pertanto, la restituzione del certificato provvisorio. Per la legalizzazione della firma sui certificati provvisori rilasciati dai capi degli istituti non statali, vale quanto precisato al precedente 1″ ovvero sono legalizzate dal provveditore agli studi ai sensi dell’art. 16 della L. 4 gennaio 1968, n. 15 (“Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi”);

Certificati sostitutivi

Tali certificati (tra gli altri) di qualifica professionale questi possono essere rilasciati “ai sensi della L. 7 febbraio 1969, n. 15” “a richiesta degli interessati, senza limitazione di numero e in qualunque tempo dai capi degli istituti presso i quali sono depositati gli atti relativi ai titoli di studio conseguiti” ” i certificati in parola devono contenere le seguenti indicazioni: a) denominazione dell’istituto che rilascia il documento richiesto; b) cognome, nome, luogo e data di nascita della persona che ha conseguito il titolo di studio; c) anno scolastico, sessione e istituto in cui il titolo di studio è conseguito; d) giudizio espresso in sede di esame ovvero voti, da trascrivere in lettere, riportati nelle singole materie oggetto di esame; e) cognome, nome e qualifica del capo dell’istituto (titolare o incaricato) che sottoscrive il documento e data di rilascio. … il documento dovrà essere perfezionato con l’apposizione del timbro tondo dell’istituto accanto alla firma autografa del capo d’istituto”;

Certificati sostitutivi del diploma originale per il caso di smarrimento, distruzione furto o comunque assoluta inservibilità del diploma originale

Per tali certificati si ricorda che, tra l’altro, gli stessi debbano contenere la seguente dichiarazione “il presente certificato, che si rilascia a norma della L. 7 febbraio 1969, n. 15, sostituisce a tutti gli effetti il corrispondente diploma”. Invero, la L. 7 febbraio 1969, n. 15 ( “Modifica all’articolo 99 del R.D. 4 maggio 1925, n. 653, in materia di rilascio di certificati sostitutivi a tutti gli effetti di diplomi di maturità ed abilitazione”) prevedeva all’art. 1 “L’articolo 99 del R.D. 4 maggio 1925, n. 653, è sostituito dal seguente: “Possono essere rilasciati certificati di licenza, abilitazione e maturità, ma non possono essere rilasciati duplicati dei relativi diplomi.// In caso di smarrimento, e purché l’interessato o, se questi è minore, il padre o chi ne fa le veci, ne faccia domanda dichiarando, su carta legale, sotto la sua personale responsabilità, l’avvenuto smarrimento, i diplomi di abilitazione o maturità sono sostituiti da un certificato rilasciato, su carta legale, dal provveditore agli studi. Con le stesse modalità sono rilasciati dal preside i certificati sostitutivi di diplomi di licenza. // I certificati indicati nel comma precedente dovranno contenere esplicita menzione del loro valore sostitutivo, a tutti gli effetti, del diploma originale smarrito, ai sensi della presente legge””.

I certificati dei titoli e la normativa in materia di autocertificazione

Afferma il Tribunale che “detti certificati peraltro appaiono ora superati dalle previsioni del D.P.R. n. 445 del 2000 che all’art. art. 46 (R) rubricato “Dichiarazioni sostitutive di certificazioni” prevede ” 1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti: …; m) titolo di studio, esami sostenuti; …” 19. Ed invero l’art. 40 DPR citato, come modificato dall’art. 15, comma 1, L. n. 183 del 2011, prevede “01. Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47. 02. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi””.

Così il MIUR con le sue FAQ in materia di certificati:

Ritiro dell’attestato: i diplomi, stampati ogni anno dall’Istituto Poligrafico dello Stato e inviati agli Uffici scolastici Regionali, devono essere richiesti direttamente al Dirigente scolastico della scuola presso la quale sono stati conseguiti. In alternativa, è possibile richiedere una certificazione sostitutiva all’Ufficio Territoriale (ex Ufficio scolastico provinciale) competente.

Dati errati: nel caso in cui i dati anagrafici riportati sul diploma siano errati, è opportuno rivolgersi alla segreteria scolastica della scuola che ha rilasciato il documento (o, se la scuola non esiste più, all’Ufficio Territoriale), la quale potrà apportare modifiche al documento, ma non potrà rilasciare un nuovo diploma. Il diploma è valido anche se sul documento sono state riportate delle correzioni (Legge 7 febbraio 1969, n.15).

Smarrimento, furto, distruzione del cartaceo del Diploma: In caso di smarrimento, furto, distruzione del cartaceo l’interessato può ottenere il certificato sostituivo del Diploma (per una sola volta), avente a tutti gli effetti lo stesso valore dell’originale (cfr. art.187, commi 3 e 4, e art.199, comma 6, del T.U. Istruzione). La certificazione sostitutiva è rilasciata dall’Istituto scolastico ove è stato conseguito il titolo di studio o, dall’Ufficio scolastico territoriale nel cui ambito è compreso lo stesso Istituto, qualora non sia stato fatto il decentramento agli istituti scolastici della provincia da parte del medesimo istituto.
Si potranno comunque avere in numero illimitato certificati semplici attestanti l’avvenuto conseguimento del Diploma, ma non aventi valore sostitutivo dello stesso,  a cura dell’istituto scolastico.

Nel caso in cui sia iscritto a un corso universitario, accertarsi che il titolo di studio non sia stato depositato all’atto dell’iscrizione alla facoltà e giacere negli archivi universitari.”

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