Iscrizioni a scuole e università all’estero: competenze delle scuole italiane e produzione documentale

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In questi ultimi due decenni sono notevolmente aumentate le iscrizioni di studenti italiane in scuole e università estere. Col crescere di queste scelte sono aumentate, negli ultimi anni, con una frequenza inusuale fino agli inizi degli anni 2000, giungono alle diverse istituzione scolastiche del territorio italiano (con più frequenza per quelle delle grandi città, percentualmente parlando) richieste di studenti o ex studenti relative alla produzione di particolare documentazione che scuole e università straniere ubicate all’estero, in particolare dell’area anglosassone e statunitense, richiedono allo studente e alla scuola secondaria di secondo grado di provenienza dello studente.

Questa documentazione nella maggior parte dei casi (abbiamo sistemi regolamentari e ordinamentali diversi) non rientra tra quella presunta e regolamentata dall’ordinamento scolastico italiani e, comunque, dalle prassi della Pubblica Amministrazione del nostro Paese. Il riferimento va, ad esempio, alle lettere di raccomandazione, ai profili di personalità, alle valutazioni scorporate dell’Esame di Stato. Elementi che forse caratterizzano le modalità operative delle scuole di altre realtà statali ma che non sono neppure lontanamente vicine alle nostre prassi normative. Altre volte si tratta di documenti amministrativi istituzionali con firma autentica del dirigente, da far legalizzare dall’Ambito Territoriale competente. A tal fine a conclusione dell’articolo si pongono alcune informazioni utili anche a dirimere la questione complessa e, in moltissimi casi, imbarazzante stante l’insistenza dei genitori e, talvolta, degli alunni stessi.

Possibilità e limiti della produzione documentale

Al fine di chiarire quali sono le possibilità e i limiti alla produzione documentale cui le istituzioni scolastiche sono titolate, il Liceo Statale “Antonio Pigafetta” di Vicenza, con apposita nota ha firma del dirigente scolastico prof. Roberto Guatieri, ha disposto alcune precisazioni che qui richiamiamo e che rappresentano lo stato delle possibilità operative. Nella nota si precisa che:

  • la scuola rilascia solamente i diplomi e le certificazioni previste dall’ordinamento (dunque, diplomi d’Esame di Stato, Certificato di Diploma, attestati di valutazione, ovvero quelle che chiamiamo più semplicemente “pagelle”, certificati di frequenza). In aggiunta a ciò, le scuole rilasciano, nei limiti temporali previsti dalla normativa, ogni altra documentazione contemplata dalle leggi vigenti.
    tali atti sono rilasciati personalmente agli interessati o a loro delegati per iscritto.
  • le scuole producono (tranne nei casi di scuole con titolo valevole in due diversi Paesi) solamente atti scritti in Lingua Italiana. Fa eccezione solamente il Certificato di Diploma, per il quale il modello ministeriale prevede già il format plurilingua. Ogni altra traduzione è pertanto a carico dell’alunno o del genitore richiedente.
  • nessuna scuola può prendere in carico la spedizione diretta di atti documentali ad Università straniere.
  • le istituzioni scolastiche italiane non rilasciano, per nessuna ragione, lettere di referenze o di raccomandazione personali.

Procedimento di legalizzazione della firma del dirigente

In particolare, per tutti quei documenti per i quali l’alunno o il genitore richiede un particolare procedimento di legalizzazione della firma del dirigente (come meglio specifica la nota dell’UST di Vicenza protocollo 4647 del 28 maggio 2019, nella quale si ribadisce la non surrogabilità della firma ai fini della legalizzazione), si avvisa l’utenza che il rilascio dei documenti con apposta la firma in originale del dirigente non può essere garantito né in caso di assenza temporanea dello stesso, né, in particolare, durante i periodi di ferie del dirigente. Si raccomanda pertanto a tutti gli interessati a questa tipologia procedurale di contattare tempestivamente la segreteria della scuola, considerando che il periodo estivo potrebbe coincidere con le ferie del dirigente scolastico.

Legalizzazione firme su documenti scolastici per l’estero

L’UST di Vicenza ha ritenuto importante fornire le successive indicazioni circa le modalità da seguire per la legalizzazione della firma su documenti scolastici da presentare all’estero. Affinché l’Ufficio Scolastico Territoriale possa procedere alla legalizzazione, ma la procedura vale chiaramente per tutti gli uffici, è necessario che i documenti scolastici siano in originale; che la firma apposta sia quella del Dirigente Scolastico, del Presidente di Commissione o del Vicario del Dirigente e che sia chiaramente riconducibile al nominativo riportato per esteso (Nome e Cognome a penna o con timbro). Si rammenta che non sarà possibile legalizzare la firma nei seguenti casi:

  • il documento è in copia;
  • la firma non è stata depositata presso questo Ufficio Scolastico;
  • non è riportato per esteso ed in modo leggibile, sotto la qualifica, il nominativo di chi ha firmato;
  • il documento è firmato “Per il Dirigente scolastico” o “Per il presidente di Commissione” ma subito sotto non è riportato per esteso il nominativo di chi ha firmato.

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