Iscrizioni 2014/15. La guida del Ministero rivolta alle segreterie per l’uso della procedura online. Meglio usare Mozilla o Chrome

di redazione
ipsef

red – Il Ministero della pubblica istruzione ha diffuso una "Smart Guide" per l’iscrizione 2014 degli studenti alle prime classi. Pubblichiamo anche il parere del Garante della Privacy

red – Il Ministero della pubblica istruzione ha diffuso una "Smart Guide" per l’iscrizione 2014 degli studenti alle prime classi. Pubblichiamo anche il parere del Garante della Privacy

Una guida che segue, in 15 pagine, tutto il percorso a partire dalla fase di avvio: dalle novità consistenti in un sistema che fornisce la compatibilità con i diversi Browser (con Explorer ci possono essere delle difficoltà di visualizzazione), alla procedura di iscrizione, alla predisposizione del modulo, alla sua pubblicazione e modifica.

Scarica la "Smart guide"

Inoltre, il Ministero ha emanato l’allegato tecnico alla circolare ministeriale n. 28 del 10 gennaio 2014, con la quale si danno indicazioni alle segreterie riguardanti gli aspetti operativi legati all’utilizzo della procedura di “Iscrizioni on line”. Documento che, tiene a precisare il MIUR stesso non esaurisce tutti i dettagli tecnici/operativi e di utilizzo, per i quali si rimanda ai manuali operativi, alle guide e note pubblicate nella sezione del sito web del Miur www.iscrizioni.istruzione.it

Il testo dell’allegato tecnico, in calce anche il parere del Garante della Privacy

Indicazioni generali

Per venire incontro alle esigenze delle scuole il MIUR ha predisposto nuove funzionalità SIDI che consentiranno alle segreterie di disegnare il proprio modulo d’iscrizione, integrando il modulo base definito dal Ministero con ulteriori informazioni che la scuola ritiene necessarie per la corretta valutazione delle richieste d’iscrizione.

Il modulo d’iscrizione completo (sezione base e sezione personalizzata) è consultabile da parte delle famiglie su internet attraverso l’applicazione “Iscrizioni on line”.

Il processo delle “Iscrizioni on line” si articola in tre fasi.

  1. La prima fase, dedicata alle scuole, è finalizzata alla predisposizione del modulo d’iscrizione; le scuole opereranno nel portale SIDI – Area Alunni – ”Iscrizioni on line”.
  2. La seconda fase è a cura delle famiglie che provvedono, previa registrazione, all’invio della domanda d’iscrizione. Le famiglie accederanno al sistema “Iscrizioni on line”, raggiungibile dal sito del MIUR o, preferibilmente, dall’indirizzo web www.iscrizioni.istruzione.it in modo diretto.
  3. La terza e ultima fase compete di nuovo alle scuole per il trattamento delle domande ricevute e si svolge attraverso l’area “Gestione iscrizioni” del portale SIDI.

Prima fase (a cura delle scuole)

Predisposizione e pubblicazione del modulo d’iscrizione a cura della segreteria scolastica

Ogni segreteria deve predisporre un modulo iscrizione personalizzato per ogni plesso di sua competenza. Il sistema di “Iscrizioni on line” guida l’utente scuola in tutte le operazioni e lo aiuta a tenere sempre sotto controllo le attività.

Una funzione del sistema faciliterà il riutilizzo di un modulo già pubblicato, che può essere importato da altra scuola e utilizzato come base di lavoro per una nuova personalizzazione. Terminata la lavorazione, il modulo deve essere pubblicato. La pubblicazione non impedisce alla scuola di continuare ad aggiornare il modello, almeno sino alla data di apertura delle iscrizioni.

Quest’attività di personalizzazione del modulo consente di orientare la raccolta dei dati d’iscrizione secondo le necessità conoscitive della scuola.

Le parti del modulo che la scuola deve obbligatoriamente referenziare sono:

  1. Per tutti gli ordini scuola, almeno una persona di riferimento per le famiglie, con i relativi contatti di posta elettronica e telefono;
  2. Per le scuole secondarie, l’indirizzo di studio che verrà erogato, selezionandolo dalla lista predisposta dal Miur. Sulla base delle proposte inserite dalla scuola, la famiglia dovrà indicare le sue scelte, prima di poter trasmettere la domanda. La famiglia, nella scuola secondaria di secondo grado, potrà scegliere fino a tre indirizzi di studio, indicandone l’ordine di preferenza.

Si raccomanda alle scuole di prestare la massima attenzione alla corretta rappresentazione degli indirizzi di studio che saranno attivati nel nuovo anno prima di pubblicare il modulo d’iscrizione.

A completamento delle attività di personalizzazione, la scuola deve rendere pubblico il modulo entro la data di apertura delle iscrizioni alle famiglie.

Se quest’operazione non è eseguita, il sistema di “Iscrizioni on line” alla data dell’apertura delle funzioni di iscrizioni per le famiglie renderà pubblico alle famiglie il modulo base, senza le personalizzazioni apportate dalla scuola. Di conseguenza, con riferimento alla scuola secondaria di secondo grado, nella sezione “Indirizzi di studio” saranno visibili tutti gli indirizzi.

Per questi motivi si raccomanda di:

  1. Completare le attività di personalizzazione del modulo d’iscrizione con qualche giorno di anticipo rispetto alla data di avvio delle iscrizioni per le famiglie
  2. Verificare con attenzione di avere indicato gli indirizzi di studio effettivamente erogabili
  3. Pubblicare il modulo d’iscrizione entro la data di avvio delle iscrizioni per le famiglie.

La pubblicazione automatica del modulo personalizzato non è prevista per le scuole paritarie perché la loro partecipazione al progetto è volontaria. Le scuole paritarie che non abbiano aderito al servizio “Iscrizioni on line” resteranno escluse dagli elenchi delle scuole selezionabili dalle famiglie per l’invio dell’iscrizione on line.

I contenuti del modulo d’iscrizione

Il modulo base è stato definito dal MIUR e comprende:

  1. La scuola scelta per l’iscrizione. Per le domande indirizzate alle scuole secondarie di I e II grado si consente di indicare in subordine altri due istituti;
  2. I dati del Primo Genitore o del tutore o dell’affidatario;
  3. I dati dell’alunno;
  4. Le lingue straniere studiate nella scuola di provenienza (per gli alunni provenienti dalla scuola secondaria di I grado);
  5. La scelta degli Indirizzi di studio;
  6. La scelta per l’insegnamento della religione cattolica/attività alternative e la conferma della presa visione della relativa nota informativa;
  7. La richiesta del consenso relativo al trattamento dei dati personali (D. L.vo 196/2003);
  8. Per la scuola secondaria di II grado, la richiesta del consenso al trattamento dei dati ai fini della realizzazione gratuita della "Carta dello Studente – IoStudio".

Oltre a tali contenuti di base, il modello viene completato dalle ulteriori richieste di informazione a cura delle istituzioni scolastiche necessarie per il fine esclusivo dell’iscrizione.

Componenti personalizzabili sono:

Note in riferimento alle sedi-succursali della scuola
Se il servizio scolastico è erogato su più sedi, la scuola può inserire la lista delle sedi – succursali. La possibilità è data solo alle scuole di I grado e di II grado.

Informazioni aggiuntive sulla famiglia
Si possono aggiungere altre informazioni da richiedere sulla famiglia, scegliendole da un catalogo predefinito dal Miur.

 Informazioni aggiuntive sull’alunno
Si possono aggiungere altre informazioni d’interesse sull’alunno, scegliendole da un catalogo predefinito dal Miur.

Ulteriori informazioni da richiedere alla famiglia
Si possono richiedere alla famiglia informazioni non contemplate nel catalogo, motivando opportunamente ogni richiesta.

Lingue straniere
Si possono indicare le lingue d’insegnamento

Percorsi curricolari offerti dalla scuola
Si possono specificare diversi percorsi curricolari legati agli indirizzi di studio attivati. La voce e’ presente solo per le scuole di II grado.

Attività e Progetti offerti della scuola
Si possono indicare attività e progetti di formazione dichiarati nel POF.

Strumenti musicali
Le scuole ad indirizzo musicale o i licei musicali possono indicare gli strumenti insegnati e la data in cui verrà effettuata la prova attitudinale. La voce e’ prevista per le scuole di I grado e per i licei musicali

Servizi offerti dalla scuola
Si possono elencare i servizi offerti ed accompagnarli con note di chiarimento su modalità e tempi d’erogazione

Regole d’iscrizione
Si possono precisare i criteri adottati per l’accettazione delle domande

Link ai servizi comunali
Si possono aggiungere collegamenti diretti ai siti del comune, per avviare la contestuale richiesta di servizi extra–scolastici quali mensa, trasporti, ecc.

Seconda fase

Registrazione della famiglia e invio dell’iscrizione on line

Per accedere al sistema, la famiglia deve registrarsi sul portale “Iscrizioni on line” comunicando una casella di posta elettronica. Questa operazione si può effettuare anche in anticipo rispetto all’apertura dei termini per la presentazione delle domande.
Ogni famiglia deve accedere all’applicazione e compilare la domanda on line in tutte le sue sezioni, infine procedere con l’inoltro.

La famiglia, in sede di presentazione della domanda d’iscrizione on line può indicare fino ad un massimo di tre scuole di proprio gradimento, specificando un ordine di preferenza. Inoltre, con riferimento alle scuole secondarie, la famiglia può indicare fino a tre indirizzi di studio (qualora presenti nella scuola prescelta), in ordine di priorità.

Il sistema di “Iscrizioni on line” attiva una procedura di invio messaggi verso le caselle di posta elettronica comunicate dalle famiglie, principale e secondaria, che notifica lo stato di avanzamento dell’iscrizione stessa (accettazione, smistamento…).
Dunque, la famiglia resta costantemente informata dei passaggi della sua domanda d’iscrizione da una scuola all’altra tramite e-mail, sino all’accettazione finale.

Durante la fase di trasmissione delle domande, le scuole primarie e secondarie di I grado controllano l’arrivo delle domande a sistema per tutti i ragazzi che frequentano le classi conclusive del proprio istituto, e sollecitano le famiglie che non hanno ancora iniziato la compilazione o completato con l’invio. Eventualmente supportano la famiglia nell’espletare la procedura di registrazione.

In particolare, la scuola di frequenza e la scuola di destinazione collaborano nell’assistere le famiglie, offrendo il servizio di orientamento e di supporto per le famiglie del proprio bacino prive di strumentazione informatica.

Specifiche funzioni di “Iscrizioni on line” consentono, infatti, alle scuole di inserire le domande per conto delle famiglie, in tutti i casi in cui queste ultime si trovino nell’impossibilita’ di utilizzare il sistema di “Iscrizioni on line”. In particolare provvedono a:

la registrazione al portale “Iscrizioni on line”
l’individuazione dei codici meccanografici delle scuole d’interesse
la compilazione e l’inoltro delle domande via internet.

La scuola di frequenza

Può distribuire alle famiglie degli alunni dell’ultimo anno di corso l’elenco delle scuole del livello superiore più vicine, con codice meccanografico e denominazione, al solo fine di aiutarle nella compilazione della domanda on line che richiede obbligatoriamente il codice meccanografico.
Rettifica i dati anagrafici del suo alunno frequentante, nel caso che il genitore ne avanzi richiesta.

Le scuole primarie e secondarie di primo grado devono obbligatoriamente verificare che tutti i ragazzi dell’ultimo anno di corso abbiano trovato un’adeguata collocazione nel nuovo anno scolastico; inoltre, nei casi previsti dalla circolare (istruzione parentale, passaggio all’ IeFP, ecc.) devono registrare la scelta utilizzando le specifiche funzioni del SIDI.

La scuola di destinazione

Verifica la domanda a lei inoltrata e, se non corrispondente alle attese, la rimette alla famiglia per le necessarie correzioni.
Il modulo finale compilato e inoltrato dalla famiglia, o dalla scuola per conto della famiglia, è indirizzato dal sistema direttamente alla scuola di destinazione.

Terza fase

Trattamento dell’iscrizione on line nella scuola di destinazione (a cura delle scuole)
Dopo la scadenza dei termini per la presentazione delle domande, la scuola destinataria dell’iscrizione esamina le domande pervenute e stila le graduatorie sulla base dei criteri disposti dal consiglio d’istituto; nei limiti dell’offerta didattica già programmata, delle disponibilità di organico e dei piani di utilizzo degli edifici scolastici, accetta le iscrizioni.

In caso sia impossibilitato ad accettare la domanda, l’istituto destinatario smista l’iscrizione ad altra scuola rispettando le preferenze espresse dalla famiglia sul modulo domanda. La domanda originale, compilata dalla famiglia, non viene più modificata.
Le scuole di I grado devono anche gestire le scelte di prosecuzione dell’obbligo d’istruzione e formazione fuori dal sistema scolastico nazionale (istruzione parentale, formazione professionale regionale, ecc.), avanzate dalle famiglie con canali informativi diversi ed esterni all’applicazione “Iscrizioni on line”.

Il testo del garante della privacy

 

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