IPA (Indice Pubblica Amministrazione), obbligatorio per le scuole: di cosa si tratta
L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, (c.d. IPA) è una banca dati di libera e gratuita consultazione in cui chiunque può trovare i riferimenti per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni e i Gestori di Pubblici Servizi, dunque comprese le istituzioni scolastiche. La finalità dell’indice della PA infatti risponde ad esigenze di trasparenza e pubblicità dei domicili digitali degli enti.
La piattaforma telematica, gestita dall’Autorità per l’Italia digitale (AGID), è raggiungibile al sito https://www.indicepa.gov.it/ipa-portale/
Quali dati è possibile consultare.
Nel dettaglio, in relazione all’ente pubblico di interesse, del quale si dovrà effettuare una ricerca mediante denominazione o codice fiscale, su IPA è possibile trovare:
- La categoria dell’ente;
- Responsabili e referenti degli enti;
- Eventuali soggetti delegati;
- Indirizzo di posta elettronica ordinaria e l’indirizzo di posta elettronica certificata (cioè il domicilio digitale);
- i riferimenti necessari per la fatturazione elettronica (cioè il codice fiscale, il codice univoco di fatturazione e la relativa data di attivazione, );
- Codice IPA;
- l’Ufficio per la transizione digitale.
La normativa di riferimento.
La disciplina che norma l’Indice della Pubblica Amministrazione e gli obblighi di iscrizione e aggiornamento dei relativi dati a carico delle pubbliche amministrazioni è contenuta nelle seguenti fonti:
- D. Lgs. 82 del 7 marzo 2005 “Codice dell’Amministrazione digitale”;
- D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per l’adozione del protocollo informatico”;
- Linee Guida dell’IPA del 6 aprile 2021;
- Decreto Legislativo 14 marzo 2013, n. 33, relativo agli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;
- Nota prot. n. 2347 del 3 agosto 2021 del Ministero dell’Istruzione che fornisce istruzioni sulla procedura di accreditamento delle nuove istituzioni scolastiche.
Il domicilio digitale.
Ai sensi dell’art.1, comma 1, lettera n-ter del d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 “Codice dell’Amministrazione digitale”, il domicilio digitale è un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata valido ai fini delle comunicazioni informatiche aventi valore legale, da utilizzare per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti validi a tutti gli effetti di legge tra le Pubbliche Amministrazioni. L’IPA è l’elenco pubblico e gratuito attraverso cui ricercare e verificare tutti i domicili digitali delle pubbliche amministrazioni.
In proposito, l’articolo 6 del CAD stabilisce che gli Enti utilizzano il domicilio digitale per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente eletto il proprio domicilio digitale in uno degli elenchi pubblici.
Codice univoco di fatturazione.
Attraverso l’accreditamento all’IPA, il sistema attribuisce alle pubbliche amministrazioni (dunque anche le scuole) un codice alfanumerico chiamato “codice univoco di fatturazione”.
Il codice univoco assegnato dall’IPA è uno dei dati da riportare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione: in assenza del codice univoco la fattura viene rifiutata dalla piattaforma del Sistema di Interscambio (al quale le istituzioni scolstiche accedono tramite SIDI).
Anche in ragione di tale requisito essenziale per le attività dell’ente, l’iscrizione all’Indice diviene una procedura di fondamentale importanza.
Adempimenti delle istituzioni scolastiche.
In qualità di pubbliche amministrazioni, anche le scuole soggiacciono all’obbligo di iscrizione sull’indice IPA, requisito essenziale anche per altre e ulteriori attività dell’ente (ad esempio per ottenere e gestire un codice univoco di fatturazione, per la piattaforma dei crediti commerciali, etc).
Gli adempimenti a carico dell’istituzione scolastica sono di tre tipi:
- l’accreditamento al portale;
- l’aggiornamento costante di tutte le informazioni pubblicate;
- la verifica dei dati pubblicati almeno ogni sei mesi, come previsto dall’art.57 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.
La corretta esecuzione degli adempimenti è a carico del Dirigente scolastico, quale rappresentante legale dell’ente, ed inoltre vigilerà sull’operato ove ne sia stato delegato il DSGA o un assistente amministrativo.
Procedura di accreditamento.
Le istituzioni scolastiche di nuova istituzione, a seguito di un procedimento di dimensionamento scolastico, devono procedere all’accreditamento dell’ente all’indice IPA, nel rispetto della previsione dell’art.12 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per l’adozione del protocollo informatico” e dell’art. 6-ter del CAD.
La procedura da seguire è presente sulla sezione “Servizi – Enti”, selezionando “accreditamento-ente”, dalla pagina home del portale.
Ai fini della valida conclusione della procedura di accreditamento è opportuno tenere presente che sarà necessario:
- la casella di posta elettronica certificata istituzionale dell’istituzione scolastica (con il dominio @pec.istruzione.it);
- un certificato valido e operativo di firma digitale del Dirigente scolastico.