Incontri scuola-famiglia calendarizzati nel piano annuale delle attività. Necessaria la circolare di avviso qualche giorno prima?

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Un genitore ci scrive lamentando la poco efficiente comunicazione della Scuola del proprio figlio; l’incontro con le famiglie non sarebbe stato oggetto di alcuna circolare ma soltanto di un messaggio Whatsapp il giorno prima, quindi senza un adeguato preavviso. È legittimo? In fin dei conti il Piano annuale delle attività calendarizza gli impegni istituzionali dei docenti quindi anche i ricevimenti con i genitori. In presenza di tale documento, il dirigente scolastico può evitare di diramare una circolare che ricordi il colloquio?

Piano annuale delle attività dei docenti

Il Piano Annuale delle Attività dei docenti costituisce l’insieme delle condizioni organizzative e gestionali necessarie alla realizzazione della progettazione educativa e didattica della scuola. Viene predisposto dal Dirigente Scolastico, sulla base delle eventuali proposte degli organi collegiali, e contiene il calendario annuale degli impegni collegiali di lavoro dei docenti, tra cui gli incontri scuola-famiglia.

Il Piano annuale delle attività, che contiene gli obblighi di lavoro dei docenti di carattere collegiale e  funzionali alle attività di insegnamento, va predisposto e deliberato all’inizio dell’anno scolastico, prima dell’avvio delle lezioni. Pareri discordi su chi sia deputato all’approvazione del Piano, se il Collegio o il Dirigente scolastico. La prassi più comune è che sia il primo ad approvarlo su predisposizione del secondo. Alcune associazioni dei dirigenti scolastici sostengono invece che la questione sia di competenza gestionale organizzativa del Preside e che quest’ultimo debba solo informare o confrontarsi con la parte sindacale, quindi non debba essere soggetto, il Piano, a delibera finale di approvazione da parte del Collegio.

L’articolo 28, comma 4, del CCNL 2007 riporta quanto appena descritto:

“Gli obblighi di lavoro del personale docente sono articolati in attività di insegnamento ed in attività funzionali alla prestazione di insegnamento. Prima dell’inizio delle lezioni, il dirigente scolastico predispone, sulla base delle eventuali proposte degli organi collegiali, il piano annuale delle attività e i conseguenti impegni del personale docente, che sono conferiti in forma scritta e che possono prevedere attività aggiuntive. Il piano, comprensivo degli impegni di lavoro, è deliberato dal collegio dei docenti nel quadro della programmazione dell’azione didattico-educativa e con la stessa procedura è modificato, nel corso dell’anno scolastico, per far fronte a nuove esigenze. Di tale piano è data informazione alle OO.SS. di cui all’art. 7.”

Forme di comunicazione Scuola-Famiglia. Il patto educativo di corresponsabilità e il regolamento di istituto

Il patto educativo di corresponsabilità

I rapporti tra scuola e famiglia e le comuni assunzioni di responsabilità nell’educazione e formazione degli alunni sono declinate nel documento Patto di Corresponsabilità Educativa, sottoscritto dai genitori affidatari e dal Dirigente Scolastico, all’atto dell’iscrizione; ognuno, nel suo ruolo, si impegna a condividerne i contenuti e a rispettarne i dettami. La condivisione degli obiettivi, il rispetto dei ruoli, le procedure di decisione e l’assunzione di responsabilità, nonché la qualità delle relazioni docenti/ genitori, docenti/docenti, docenti/studenti rappresentano fattori di qualità della scuola.

Abbiamo consultato diversi Patti di corresponsabilità dai siti istituzionali delle Scuole. Eccone un estratto molto comune:

L’Istituto si impegna a: 

  • fornire una formazione culturale e professionale qualificata, aperta alla pluralità delle idee, nel rispetto dell’identità di ciascuno studente; 
  • offrire un ambiente favorevole alla crescita integrale della persona, garantendo un servizio didattico di qualità in un ambiente educativo sereno e sicuro, favorendo il processo di formazione di ciascuno studente, nel rispetto dei suoi ritmi e tempi di apprendimento; 
  • offrire iniziative concrete per il recupero di situazioni di ritardo e di svantaggio, al fine di favorire il successo formativo e combattere la dispersione scolastica oltre a promuovere il merito; 
  • favorire la piena integrazione degli studenti diversamente abili, promuovere iniziative di accoglienza e integrazione degli studenti stranieri, stimolare riflessioni e attivare percorsi volti al benessere e alla tutela della salute degli studenti; 
  • garantire la massima trasparenza nelle valutazioni e nelle comunicazioni mantenendo un costante rapporto con le famiglie. 

Il regolamento di istituto e la sottosezione Rapporti scuola-famiglia

Analogamente a quanto detto in precedenza un estratto di un Regolamento di Istituto con l’attenzione sulle forme di comunicazione Scuola-Famiglia:

  • Le comunicazioni della Scuola con le famiglie si effettuano tramite avvisi affissi all’albo della Scuola, con comunicati scritti della Direzione dell’Istituto o con avviso scritto sul diario e/o quaderni degli alunni. Soprattutto per gli avvisi relativi a scioperi ed assemblee sindacali che determinano variazione all’orario ordinario delle lezioni, la scuola provvede anche ad esporre cartelli ed avvisi fuori la scuola.
  • Le comunicazioni che partono dall’ufficio di Dirigenza e che attengono agli aspetti organizzativi del servizio o di attività a forte rilevanza esterna, vengono effettuate direttamente dal Dirigente, con copia individuale da consegnare agli alunni.
  • Le comunicazioni a carattere personale o collettivo che provengono dai Docenti della classe sono riportate sul diario o sul quaderno dell’alunno. I Genitori sono tenuti a firmare tali comunicazioni con tempestività ed i Docenti sono tenuti a verificare eventuali inadempienze e provvedere ad un repentino sollecito.
  • Tutte le comunicazioni attinenti scuola — famiglia saranno visionabili sul sito
    della scuola www…
  • Le comunicazioni vengono fornite anche attraverso la bacheca del registro elettronico. Pertanto, I genitori sono invitati all’inizio dell’anno scolastico a richiedere in segreteria le credenziali di accesso.
  • Per rendere più significativa la partecipazione dei Genitori, la Scuola propone momenti di incontro e di confronto, durante l’anno scolastico secondo un calendario stabilito ogni anno, in base ai piani delle attività dei tre ordini di scuola e notificati alle famiglie attraverso avvisi

Circolare: quanti giorni di preavviso?

Per prassi ormai consolidata la convocazione avviene con un preavviso minimo non inferiore ai 5 giorni.

Tale prassi è supportata dalla C.M. 105/1975 (circolare che dev’essere obbligatoriamente di riferimento nel caso la scuola non abbia previsto nel regolamento d’istituto le modalità per la convocazione degli organi collegiali), che all’art.1 prescrive: “La convocazione degli organi collegiali deve essere disposta con congruo preavviso – di massima non inferiore ai 5 giorni – rispetto alla data delle riunioni.

Gli incontri scuola-famiglia possono considerarsi delle convocazioni di natura collegiale. Quindi il preavviso deve essere di almeno 5 giorni.

Nessuna circolare ma soltanto un messaggio Whatsapp. Legittimo?

Non è possibile naturalmente sostituire i canali istituzionali intesi come comunicazione di un qualcosa agli stakeholders dell’Istituto, quali il sito web della scuola, il registro elettronico con l’applicazione di messaggistica Whatsapp. Nel caso descritto, però, non si tratta di ciò: la riunione era correttamente calendarizzata nel Piano annuale delle attività dei docenti ed il Vicepreside aveva ricordato tramite chat l’incontro prestabilito.

Considerazioni finali

Il dirigente scolastico assicura la gestione unitaria dell’istituzione, ne ha la legale rappresentanza, è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei risultati del servizio. Nel rispetto delle competenze degli organi collegiali scolastici, spettano al dirigente scolastico autonomi poteri di direzione, di coordinamento e di valorizzazione delle risorse umane. In particolare, il dirigente scolastico organizza l’attività scolastica secondo criteri di efficienza e di efficacia formative ed è titolare delle relazioni sindacali.”

Un Dirigente scolastico che vuole promuovere la coesione sociale all’interno del suo istituto e che voglia valorizzare e rispettare il contenuto dei documenti quali il Patto educativo di corresponsabilità e il Regolamento di Istituto, deve agire diversamente, anche perché diramare una circolare che ricordi l’incontro calendarizzato nel Piano annuale delle attività è una prassi consolidata nelle scuole e che richiede pochi minuti, anche grazie alle tecnologie digitali. Non sappiamo come sono andate le cose; possibile sia stata una dimenticanza alla quale si è cercato di riparare tramite il messaggio Whatsapp inviato il giorno prima.

Si tratta di una questione di opportunità, di prevenzione di possibili malumori nel territorio, incomprensioni, organizzazione delle famiglie che spesso per motivi di lavoro fanno sacrifici non indifferenti per seguire i figli. Quindi la risposta della Vicepreside rivolta al genitore, a nostro avviso, avrebbe dovuto essere:

La Circolare non è stata diramata perché l’incontro Scuola-Famiglia è previsto nel Piano delle attività dei docenti visibile sul sito dell’istituzione scolastica già nelle prime settimane dell’anno. Anche se il Dirigente scolastico ha ricordato tante volte alla comunità scolastica, comprese le famiglie, tramite comunicazioni formali/patto di corresponsabilità e regolamento di istituto ed informali di controllare periodicamente il documento al fine di non dimenticare gli impegni assunti, chiederò al Medesimo di diramare una circolare per la prossima occasione al fine di ottimizzare l’efficienza dell’organizzazione scolastica.”

Stesso grado di impegno deve essere presente, però, anche nelle famiglie che devono avere cura di controllare giornalmente o quasi il registro elettronico e/o il sito web della Scuola. É quanto contenuto spesso nei documenti scolastici dove frasi come rapporto costante con le famiglie, comunicazioni tempestive e/o con congruo preavviso, collaborazione proficua tra genitori, docenti e Dirigente, sono riportate costantemente.

Circolari e comunicazioni dalla scuola fuori dall’orario di servizio. Diritto alla disconnessione. Chiarimenti – Orizzonte Scuola Notizie

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