Il verbale: un atto amministrativo che se ben redatto tutela tutti
di Chiara Esposito – Contestualità e precisione sono le parole chiave per la redazione di un verbale ben fatto. Spesso, però, redigere un verbale può apparire a molti una perdita di tempo e si preferisce tralasciare o omettere informazioni piuttosto che riportare con esattezza il contenuto di quanto viene espresso oralmente durante una riunione. Ma perché è così importante riportare in forma scritta il contenuto di quanto viene espresso oralmente?
L’importanza di un verbale corretto risiede nella preziosa funzione che esso assume in caso di controversie tra l’utenza e l’amministrazione scolastica. I verbali sono a tutti gli effetti “atti dell’amministrazione scolastica” e come tali soggetti all’esercizio del diritto di accesso da parte di chi ne abbia interesse. O che il verbale sia “di discussione”, di “azione” o “integrale”, la Legge 241/1990 prevede, all’articolo 24, comma 7 che “debba essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi”.
Un funzionario verbalizzante stila questo atto giuridico certificando e descrivendo ciò che accade. L’articolo 479 del Codice penale riporta che un pubblico ufficiale che “ricevendo o formando un atto nell’esercizio delle sue funzioni, attesta come da lui ricevute dichiarazioni a lui non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da lui ricevute…” soggiace alle pene stabilite dall’articolo 476 del Codice Penale, ossia è punito con la reclusione da tre a dieci anni.
Un altro compito a cui è chiamata la pubblica amministrazione è quello di mantenere ordine nella gestione documentale e curarne la conservazione e archiviazione. I documenti devono rimanere integri nel tempo, essere protetti da manomissioni ed essere facilmente reperibili e consultabili da parte di chi ne abbia l’autorizzazione.
L’azione dell’archiviazione fisica o digitale garantisce a chi ne faccia richiesta, di trovare un documento a suo tempo collocato in uno spazio preposto ed ordinato, anche dopo molti anni.
Ogni amministrazione, attraverso un’efficace gestione documentale, può garantire una buona conservazione di scritti e documenti che si sono formati presso di essa e che lascino traccia dell’attività pratica o giuridica svolta dai suoi componenti.
Redigere opportunamente atti amministrativi, conservarli e renderli reperibili e consultabili nel tempo, garantisce l’esercizio dell’accesso (art. 22 della 241/1990), e favorisce la partecipazione attiva dell’utenza all’azione amministrativa assicurando l’imparzialità e la trasparenza nel lavoro della Pubblica amministrazione.
