La classe entra dopo o anticipa l’uscita per assenza del docente: è corretto inserire sul Registro elettronico il suo nominativo?
Sostituire i docenti assenti, prevedere degli ingressi posticipati o delle uscite anticipate delle classi sono compiti spettanti al Dirigente Scolastico. Nella prassi, può accadere che tali mansioni vengano delegate allo staff (collaboratori, coadiutori, referenti di plesso o funzioni strumentali). Ad ogni modo, si tratta di aspetti fondamentali dal punto di vista organizzativo, che le scuole gestiscono secondo modalità differenti in base alle risorse tecnologiche disponibili e alle delibere interne.
Si passa dal tradizionale registro cartaceo, contenente giorno, ora della sostituzione e spazio per la sottoscrizione del docente sostituto per presa visione, a dei software appositamente dedicati (utilizzando app o display interni) fino al registro elettronico, che è indubbiamente lo strumento più diffuso. E proprio a tal proposito un lettore pone una questione legata alla privacy.
Il quesito di un docente sulla privacy nelle comunicazioni
Sono un docente di secondaria II grado. Nella mia attuale scuola (ma anche in altre) il DS scrive gli avvisi di ingresso posticipato oppure uscita anticipata delle classi con annotazioni nella bacheca del R.E del seguente tipo: “La classe X domani, 15/02/25, entra alle ore 9,00 per assenza del docente della prima ora” oppure “La classe Y il giorno 16/02/25, esce alle ore 12,00 per assenza del prof. Tizio Sempronio”. Io ritengo che queste annotazioni costituiscano violazione della privacy perché, anche nel primo caso ove non è presente il nominativo del docente assente, l’informazione fornita permette comunque di risalire facilmente alla sua identità. È giusto? Se sì, cosa mi consiglia di dire o scrivere al Dirigente? Grazie.
La normativa sulla privacy nell’ambito delle sostituzioni dei docenti
La questione sollevata dal lettore è sicuramente molto rilevante e delicata, in quanto la privacy e la tutela dei dati personali giocano un ruolo chiave anche in ambito scolastico.
A livello normativo, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) – Regolamento UE 2016/679 definisce come dato personale “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (art. 4 c. 1).
Inoltre, il GDPR stabilisce che i dati personali sono:
- trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato (liceità, correttezza e trasparenza, art. 5 c. 1 lettera a)
- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (“minimizzazione dei dati”, art. 5 c. 1 lettera c).
La scuola a prova di privacy
Il Garante per la Privacy ha inoltre prodotto un vademecum, “La scuola a prova di privacy”, che riassume alcune delle casistiche più frequenti in materia. Ad esempio, è ribadito il fatto che la scuola deve prestare attenzione, anche in occasione della predisposizione dell’orario delle lezioni, a non rendere reciprocamente note a tutti i colleghi informazioni relative alle specifiche causali di assenza dal servizio, anche attraverso acronimi o sigle. Ciò soprattutto quando dalle stesse sia possibile evincere categorie particolari di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).
La comunicazione sul Registro Elettronico
Tornando alla domanda posta, la comunicazione sul Registro Elettronico deve essere costruita in modo tale da non identificare direttamente o indirettamente il docente assente e, quasi superfluo dirlo, evitando qualsiasi riferimento alla motivazione dell’assenza da scuola.
A questa lecita esigenza si bilancia il sacrosanto diritto di studenti e famiglie di essere avvisati circa le modifiche che riguardano l’orario scolastico, soprattutto quando si tratta di ingressi posticipati o uscite anticipate.
Nel caso riportato dal lettore, l’avviso sembrerebbe riportare un eccesso di informazioni evitabili. Prendendo come riferimento l’esempio sopra esposto, potrebbe essere più adeguato sostituire l’avviso con la seguente annotazione: “La classe X domani, 15/02/25, entra alle ore 9:00”, tagliando la parte in cui si specifica l’assenza del docente della prima ora o, analogamente, quella in cui si riporta il nominativo. In alternativa, il testo si può articolare nel seguente modo: “La classe X domani 15/02/25 è autorizzata a entrare alle ore 9:00”, oppure aggiungere qualche espressione neutra, del tipo: “per motivi organizzativi”, “per esigenze didattiche” o “per rimodulazione dell’orario”. In tutte queste ipotesi, infatti, si assolverebbe alla trasparenza richiesta da studenti e famiglie senza per questo incorrere in problematiche legate alla privacy, essendo la specificazione vaga.
Urge però una precisazione: anche nell’ipotesi generica di avviso, è facilmente desumibile per alunni e famiglie chi sia il docente assente. E questo è praticamente inevitabile, ma in tal caso non si può senz’altro parlare di violazione della privacy, in quanto l’assenza di un insegnante deve essere resa nota agli interessati.
Va infine specificato che l’orario posticipato di ingresso o anticipato di uscita di una classe non è un dato sensibile, quando si riferisce all’intero gruppo (ben diverso è il caso che riguarda un singolo studente o un piccolo gruppo di alunni). Dunque, a patto di inserire l’avviso nell’apposita sezione dedicata alla classe rendendola visibile solamente agli interessati e di non citare nomi o dati personali sensibili, la comunicazione ritoccata riportata in precedenza è pienamente legittima.
Cosa scrivere al dirigente?
Trattandosi di un aspetto delicato ma tutto sommato risolvibile senza grosse complicazioni, basterebbe segnalare al Dirigente scolastico la questione, proponendo una modifica della formulazione degli avvisi al fine di mantenere la comunicazione più neutra e rispettosa della privacy del personale.
Le scuole hanno infatti il compito di adottare tutte le pratiche necessarie per garantire la riservatezza dei dati personali dei dipendenti, anche nel caso delle comunicazioni, che possono essere formulate in modo tale da evitare l’identificazione degli interessati.
