I dati contenuti in un procedimento disciplinare sono riservati?

di Avv. Marco Barone
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Con provvedimento del 23 ottobre 2014 n° 474 il Garante per la protezione dei dati personali affronta un contenzioso in essere tra un DSGA ed il suo DS.

Il DSGA si opponeva al trattamento dei dati che la riguardavano contenuti in una comunicazione, indirizzata alla medesima e relativa ad un procedimento disciplinare a suo carico, in quanto transitata attraverso il Protocollo ordinario con il titolario “FP”, come tale visibile a tutti i soggetti addetti all’unità di cui l’interessata era responsabile, e contestando altresì l’avvenuta trasmissione all’Ufficio scolastico territorialmente competente ad istruire il predetto procedimento, seppure attraverso un protocollo riservato, del registro firme personale “nel quale sono presenti (…) una lunga serie di dati personali e sensibili” della medesima.

Il Dirigente dell’istituto scolastico evidenziava, al Garante, che il Protocollo Informatico “della scuola è unico e che “la collocazione “RIS” o “FP” o altre risponde alla finalità di classificazione (e conservazione) della corrispondenza che transita attraverso il protocollo”, precisando che “il titolario “RIS”” è utilizzato per indicare una particolare modalità di conservazione della documentazione contenente dati sensibili o supersensibili o informazioni che, come nel caso di specie, “prudenza e opportunità valutano come riservati e meritevoli di conservazione separata”, mentre “il titolario “FP” si riferisce ad atti conservati nel fascicolo personale del dipendente, in custodia presso la segreteria amministrativa, accessibile, oltre che alla DSGA, al solo personale amministrativo che è tenuto al trattamento dei dati (…) per i soli fini relativi ai procedimenti amministrativi di cui sono incaricati, come individuato nel mansionario di lavoro”.

E con una successiva nota sempre il DS faceva presente che la trasmissione all’U.S.T. dei documenti relativi al procedimento disciplinare, trasmissione peraltro doverosa in quanto corrispondente ad un preciso obbligo di legge, è avvenuta attraverso un protocollo riservato con conservazione del relativo fascicolo “in apposito cassetto chiuso a chiave”.

Nella tesi difensiva della DS si specificava che “le modalità osservate per il trattamento dei dati in questione non risultano in contrasto con la normativa in materia di protezione dei dati personali, tenuto conto del fatto che il medesimo ha utilizzato un protocollo riservato con riguardo agli atti contenenti dati personali della ricorrente, come il registro presenze personale, trasmessi all’Ufficio territorialmente competente alla valutazione delle condotte contestate all’interessata , utilizzando invece il protocollo ordinario per registrare la comunicazione di avvenuta trasmissione indirizzata a quest’ultima che, come tale, secondo una valutazione effettuata a monte dal titolare del trattamento, non richiedeva l’utilizzo di particolari accorgimenti.

Ed il Garante, accogliendo la difesa del DS, “tenuto conto del fatto che le suddette misure, a suo tempo adottate per la trasmissione e la conservazione dei relativi atti, non contrastano con la normativa in materia di protezione dei dati personali” respingeva il ricorso della DSGA.

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