Collegio docenti: convocazione, verbalizzazione, regolamento. Quanto dura una delibera?

di Daniela Vaio
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Il Collegio dei docenti , di seguito CD, è disciplinato dal Dlgs 297/1994, integrato e modificato dai successivi provvedimenti di legge, in particolar modo quelli riferite all’introduzione dell’autonomia scolastica, e forse subirà una rimodulazione delle sue competenze ad opera dei tanto annunciati, ma mai concretizzati, provvedimenti di riforma degli organi collegiali della scuola.

l CD è, per sua natura, l’organo tecnico dell’istituzione scolastica, quello che si occupa dell’impostazione didattico-formativa-educativa della scuola, in sinergia con le decisioni del Consiglio di istituto e con sguardo attento alle vocazioni ed alle esigenze culturali e socio-economiche del contesto territoriale.

Esso è costituito dal dirigente scolastico, che ne è il presidente, e da tutti i docenti in servizio nell’istituzione scolastica (compresi i supplenti temporanei), quando è convocato in seduta plenaria. Se l’istituzione scolastica è costituita da ordini di scuola diversi ( come nel caso degli istituti comprensivi) o da indirizzi di studio diversi ( come nel caso di Istituti di Istruzione Superiore, o IIS) è possibile una convocazione dei docenti di un solo ordine/indirizzo, qualora le decisioni da assumere riguardino esclusivamente quella parte dell’istituzione scolastica, non coinvolgendo la scuola nel suo complesso. Il CD si articola poi nei vari dipartimenti disciplinari , che ne rappresentano una emanazione ( e che pertanto vanno ricompresi nel conteggio del monte di 40 ore massimo per lo svolgimento delle riunioni del CD)

Convocazione del CD

Il CD viene convocato con apposita circolare del dirigente scolastico, circolare che deve esplicitare il giorno, l’ora, il luogo e il dettaglio dell’ordine del giorno ( affinchè ciascun componente abbia modo di documentarsi preventivamente sugli argomenti che saranno dibattuti e di formarsi una propria volontà di voto o di proposta), e la durata prevista. Le sedute del CD devono avvenire in orario extrascolastico, in quanto non devono costituire motivo di interferenza con le normali attività didattiche delle lezioni.

Se , nella tempistica prevista nella convocazione, il CD non esaurisce il dibattito di tutti i punti all’ordine del giorno, il collegio stesso può decidere la continuazione della seduta o l’aggiornamento della stessa ad altra data.

E’ possibile effettuare una integrazione all’ordine del giorno già comunicato da circolare e prima della riunione prevista, purchè tale integrazione venga tempestivamente comunicata da una apposita circolare , dando modo ai componenti del collegio di prepararsi sugli argomenti in questione.

Il CD viene convocato dal dirigente scolastico per sua iniziativa o perché un terzo dei membri del collegio stesso ne ha fatto richiesta. Le convocazioni possono essere ordinarie ( e pertanto puntualmente previste nel Piano Annuale delle Attività dei docenti, da deliberare all’inizio dell’anno scolastico) o straordinarie, nel caso di urgenze e imprevisti. Il preavviso di convocazione viene lasciato alla decisione di ciascuna autonomia scolastica, ma nella maggior parte delle scuole si rispetta un preavviso di cinque giorni , com’era di abitudine fare prima dell’avvento dell’autonomia in base a quanto previsto dalla CM 105/1975. Nel caso di una convocazione straordinaria, il preavviso minimo non può che essere di almeno 24 ore.

Validità della seduta e delle delibere

Affinchè una seduta del CD sia valida deve essere presente la metà dei suoi componenti più uno ( quorum costitutivo o strutturale ); affinchè una delibera sia validamente assunta è necessaria la maggioranza assoluta dei voti validamente espressi ( quorum deliberativo) e , in caso di parità, prevale il voto del presidente ( il voto del presidente prevale, non vale doppio, come comunemente si usa dire!). L’astensione non deve essere computata tra i voti validamente espressi, così come i voti nulli.

Non è possibile deliberare su argomenti non previsti nell’Ordine del Giorno, a meno che il collegio all’unanimità decida in tal senso, in quanto è legittima la deliberazione di un organo collegiale in ordine ad una materia non specificatamente indicata all’ordine del giorno, allorché risulti per certo che tutti i componenti del collegio erano preparati per discutere l’argomento e lo hanno discusso, deliberando all’unanimità” (Consiglio di Stato, decisione 14/07/1970 n.679). Non è possibile deliberare argomenti discussi all’interno della voce “Varie ed eventuali”, essendo tale voce generica al punto tale di non aver consentito ai componenti del collegio una preparazione alla discussione ed una qualche formazione di volontà di voto .

Il presidente mette al voto le varie proposte. Se su un argomento esistono più di due proposte, esse vengono messe tutte al voto, se nessuna delle proposte ha ottenuto la maggioranza assoluta dei voti, si effettuerà una nuova votazione sulle due proposte maggiormente votate in precedenza.

La Verbalizzazione

Le delibere assunte devono essere chiaramente documentate e verbalizzate: si deve mettere in grado anche chi non era presente, anche a distanza di moltissimo tempo, di comprenderne il senso e l’iter logico-procedurale che ha portato a ciascuna decisione. La verbalizzazione solitamente viene affidata ad uno dei docenti collaboratori del dirigente e viene firmata dal segretario e dal presidente. Il verbale deve essere approvato non più tardi della seduta successiva. Esso può essere letto all’inizio della seduta successiva e contestualmente approvato oppure può essere pubblicato in area riservata ai docenti sul sito della scuola o messo a disposizione degli insegnanti in altro modo , affinchè essi possano prenderne visione prima della seduta successiva . Pertanto ,come primo punto all’OdG di ciascun CD dovrebbe essere prevista l’approvazione del verbale della seduta precedente. Nel caso intervengano contestazioni o richieste di modifiche/integrazioni, esse andranno puntualmente verbalizzate , avendo cura di registrare i nominativi dei docenti che hanno avanzato tali richieste e le loro motivazioni. Non si deve mai dimenticare , infatti, che una verbalizzazione accurata, completa e chiara è il presupposto per evitare possibili contenziosi scaturiti da interpretazioni personali : una buona verbalizzazione non deve infatti lasciare spazio alle interpretazioni personali e pertanto non deve lasciare alcun margine di ambiguità. La verbalizzazione deve trascrivere fedelmente quanto è avvenuto durante la seduta e deve essere chiaro che quando si approva il verbale non sono più in discussione le decisioni prese, ma solo la fedeltà a quanto effettivamente avvenuto. Si deve inoltre ricordare che le delibere hanno validità dal momento in cui sono state assunte e non da quando è stato approvato il verbale che le documenta.

Quanto dura la validità di una delibera? Se nel testo della delibera non è specificata la durata della sua validità, la delibera è valida fino a quando il collegio provvede a emanarne un’altra, che la sostituisca, la cancelli o la modifichi. Sarebbe comunque opportuno che all’interno del testo della delibera fosse specificata anche la durata ( la delibera dispiegherà i suoi effetti fino a….., oppure fino a nuova delibera….. oppure fino a delibera di modifica/integrazione … etc). In tal modo sarà sgomberato il campo alle incertezze determinate da interpretazioni soggettive .

Il regolamento del Collegio dei docenti

Ogni Cd può dotarsi di un proprio regolamento interno. Vengono qui forniti alcuni spunti in proposito.

Il Collegio dei Docenti è presieduto dal Dirigente scolastico o, in caso di sua assenza , da un suo Collaboratore a ciò delegato. Il Presidente modera e regola la discussione ( dà e toglie la parola)e dirige le varie fasi di votazione delle delibere ( mette ai voti le proposte , nomina gli eventuali scrutatori), mantiene l’ordine e , nel caso sia impossibile continuare la discussione, dispone la sospensione o lo scioglimento della seduta. Anche il presidente può avanzare al CD delle proposte di delibera.

Il CD si insedia ad inizio di anno scolastico nel cui ambito si delibera il calendario delle convocazioni ordinarie. La circolare di convocazione è emanata dal dirigente scolastico con un anticipo di almeno cinque giorni di anticipo. Nel caso di particolari urgenze il CD straordinario sarà convocato con non meno di ventiquattro ore di anticipo. Il CD può essere convocato anche su richiesta , scritta e motivata, di almeno un terzo dei suoi componenti.

Nella circolare di convocazione sarà esplicitato nel dettaglio l’ordine del giorno degli argomenti della discussione, la data, l’ora , il luogo della convocazione e la durata ipotizzata.

Nel caso la discussione si protragga oltre la durata prevista sulla circolare di convocazione , il CD può decidere l’aggiornamento o la prosecuzione della seduta.

Nel periodo di sospensione delle attività didattiche ( periodo natalizio e pasquale, vacanze di Carnevale) di norma il CD non verrà convocato, a meno che non si presentino situazioni di oggettiva urgenza e indifferibilità . In ogni caso le riunioni del CD avverranno in orario non coincidente con le lezioni.

Le assenze relative al CD, o anche solo ad una parte della seduta, devono essere giustificate e documentate.

L’OdG della seduta è vincolante, non può essere modificato durante la seduta. E’ possibile integrare tale OdG, almeno un giorno prima della seduta, attraverso apposita circolare. E’ possibile , in caso di una necessità oggettiva emersa durante lo svolgimento della seduta, integrare l’OdG , a patto che tale necessità venga riconosciuta e legittimata dall’unanimità dei presenti.

La legalità della seduta è determinata se risultano presenti la metà più uno dei docenti che compongono il CD. Tale numero legale deve permanere per tutta la durata della seduta e soprattutto durante la votazione delle delibere. Nel caso venga meno tale numero legale durante la seduta, la seduta stessa sarà sciolta o, in caso di prosecuzione, non si potrà procedere ad alcuna delibera.

La discussione da parte dei vari membri del CD deve avvenire in un clima di rispetto, affinchè ognuno possa esprimere la propria opinione liberamente, senza prevaricazioni. Pertanto gli interventi dovranno avvenire uno alla volta e per un tempo contenuto ( di norma non più di cinque minuti, trascorsi i quali il presidente può togliere la parola), non sono ammesse interruzioni né l’utilizzo di un tono di voce teso a impedire a ciascuno di esprimersi. Gli interventi devono essere pertinenti, costruttivi, non sterilmente polemici . Essi dovranno avvenire nel silenzio da parte degli altri componenti, che dovranno prestare attenzione a quanto avviene in aula. Nessuno può intervenire nella discussione se non ha prima chiesto ed ottenuto la facoltà di parola dal presidente. Se un membro del CD viola i principi di un civile e democratico dibattito, il dirigente sarà tenuto a richiamarlo ed eventualmente a togliergli la parola e, in base alla gravità del fatto, potrà procedere come previsto dalla legge.

Una volta avviate le operazioni di voto non sono più possibili altri interventi. Non è consentito tornare su argomenti già trattati, deliberati e quindi chiusi. I successivi emendamenti possono avere carattere soppressivo, modificativo o integrativo.

A ogni delibera deve corrispondere una votazione. Di norma le votazioni avvengono per alzata di mano, ma si potrà procedere anche per appello nominale. Quando la votazione coinvolge le persone, la votazione avverrà con scrutinio segreto. La delibera è adottata se i voti favorevoli sono la maggioranza assoluta dei voti validamente espressi. In caso di parità di votazione (se palese) prevale il voto del presidente. L’astensione non ha mai valore ai fini della determinazione della maggioranza. Se su un singolo argomento esistono due proposte, il Presidente mette ai voti le due proposte e risulterà approvata quella che avrà ottenuto la maggioranza assoluta dei voti validamente espressi. Se le proposte contrapposte sono più di due, si procede ad una prima votazione in successione di ciascuna proposta, solo per la determinazione dei voti favorevoli alla proposta stessa. Le due proposte che hanno ottenuto più voti vengono messe in votazione e risulterà approvata quella che avrà ottenuto la maggioranza assoluta dei voti validamente espressi. Nel caso si verifichino accertate irregolarità nella votazioni, il presidente deve dichiararne la nullità e disporne una ripetizione. I punti all’OdG già trattati e validamente votati non potranno più essere rimessi in discussione nella stessa seduta. Nelle delibere va indicato anche il periodo/la data di validità/la scadenza del provvedimento/ le tempistiche di aggiornamento e integrazioni o modifiche.

Di ogni seduta deve essere redatto apposito verbale, che attesti la validità delle delibere e la logica delle discussioni ad esse sottese. . La redazione del verbale ha un carattere sintetico. Pertanto, gli interventi del singolo sono riportati solo nel caso in cui quest’ultimo chieda esplicitamente la trascrizione a verbale delle sue dichiarazioni. In tal caso, il docente deve presentare per iscritto la sua dichiarazione firmandola e datandola. Al verbale deve essere allegato, come parte integrante, ogni eventuale documento richiamato nel medesimo. Il verbale è sottoscritto dal Presidente e dal Segretario. Le deliberazioni del CD sono contenute nel verbale della seduta di riferimento, sono progressivamente numerate per anno scolastico. La delibera contiene il numero ordinato per anno scolastico, l’oggetto, la premessa, il dispositivo, che rappresenta la parte precettiva del provvedimento e che può indicare anche modi e tempi di attuazione della deliberazione stessa e l’esito della votazione (numero dei presenti alla seduta, numero dei votanti, numero degli astenuti, numero dei voti favorevoli e dei voti contrari). Il verbale verrà approvato nella seduta successiva. Ogni docente potrà visionare il verbale da approvare nel seguente modo………oppure del verbale sarà data lettura nella seduta successiva prima di procedere alla delibera relativa alla sua approvazione

Contro le delibere del CD, in quanto atti collegiali e quindi definitivi, è ammesso il ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale nel termine di 60 giorni .

Il presente Regolamento entra in vigore dal momento della sua formale approvazione e può essere modificato e integrato dal Collegio dei Docenti con le procedure ordinarie. Il Regolamento recepirà in automatico, senza specifica approvazione dei suoi componenti, le eventuali successive prescrizioni normative che ne rendano necessario l’adeguamento.

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