Gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio: esempio di Manuale

Stampa

Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio organizza le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione sostitutiva relativi alla gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali dell’Istituto. Obiettivo del Manuale di gestione è rappresentare sia il sistema di gestione documentale partendo dalla importante fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con gli organi dell’Istituto.

Il Protocollo informatico

Il Protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, come si legge nel Manuale redatto dal Liceo Statale “James Joyce” guidato magistralmente e con grande e rara competenza dal Dirigente scolastico professore Roberto Scialis, rappresenta l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui costruire il processo di modernizzazione e di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna; può essere consultato all’interno del sito web scolastico.

II Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio, previsto dall’art.5 del DPCM 3 dicembre 2013, rappresenta il sistema di gestione e di mantenimento dei documenti informatici e dà le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

La normativa, i documenti e il protocollo

L’attuazione del sistema di protocollo informatico e la gestione informatica dei documenti hanno l’obiettivo di migliorare l’efficienza interna dell’amministrazione scolastica grazie alla razionalizzazione dei flussi documentali, consentendo l’adeguamento alle innovazioni introdotte dalle seguenti norme:

  • Legge 7 agosto 1990, n. 241 – Nuove norme sul procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modifiche ed integrazioni;
  • D. Lvo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali
  • D.Lvo 7 marzo 2005, n. 82 recante il Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD)
  • DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis,47,57-bis e 71 del CAD
  • DPCM 31 ottobre 2000 – Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
  • DPR 7 aprile 2003, n. 137 – regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10;
  • DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
  • DPCM 13 novembre 2014, recante regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti conservazione ai sensi degli art. 20, c.3 e 5-bis, 23-ter, c.4,43, c.1 e 3,44, 44bis e informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle P.A. ai sensi degli art. 20,22,23-bis,23-ter, 40, c.1,41,71, c.1 del CAD;
  • DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche in materia di sistema di 71, c.1 del CAD.

Ambito di applicazione

Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre 1998 n° 428”, all’art. 3, comma 1, lettera c, prevede, per tutte le amministrazioni di cui all’art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, l’adozione del manuale di gestione. Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, come si legge nel Manuale redatto dal Liceo Statale “James Joyce” guidato dal DS professore Roberto Scialis, “descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa.

Effetti giuridici del protocollo

Il protocollo fa fede ,anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento. In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa –D.P.R. n.445 del 20 dicembre 2000 (già art.12 del citato D.P.R. n.428 del 20 ottobre 1998).

La redazione del manuale

Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio è redatto ai sensi degli art.3,4,5 del DPCM 03/12/2013 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.

L’aggiornamento del manuale

Una volta adottato il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio, esso sarà aggiornato periodicamente a seguito dell’effettuazione della raccolta delle attività/prassi in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’identificazione e la definizione degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispetto della normativa vigente. Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire senza errori le operazioni di formazione, registrazione, raggruppamento, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

A chi si rivolge il manuale

Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio si rivolge perciò non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con gli organi dell’Istituto.

Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio deve essere consultabile all’interno del sito istituzionale dell’Istituto.

Aree Organizzative Omogenee

Sotto il profilo normativo e archivistico, una AOO (Area Organizzativa Omogenea) può essere definita come un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e di gestione per adempiere a determinate funzioni primarie. Ai fini della gestione dei documenti  l’Istituto scolastico, per una gestione ottimale e funzionale degli innumerevoli flussi esistenti, individua e definisce una sola Area Organizzativa Omogenea e una sola struttura di protocollo ed archivio, ai sensi dell’art.50, c.3del D.P.R.445/2000. Per questa Area il Servizio per la gestione degli affari generali e del protocollo informatico effettua la protocollazione in ingresso e ogni altro Servizio amministrativo effettua la protocollazione in uscita della propria corrispondenza.
Il servizio stesso è funzionalmente assegnato all’Ufficio Protocollo. In assenza del responsabile del Protocollo e del suo collaboratore è comunque garantita la continuità operativa del protocollo da parte di qualsiasi assistente amministrativo presente.

Le figure di sistema

Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e le nuove Regole tecniche per la corretta gestione e per la tutela di un archivio elettronico prevedono la presenza di figure atte a interagire tra loro quali: il responsabile della conservazione, il responsabile della sicurezza, il responsabile del trattamento dei dati e il responsabile del protocollo con compiti così delineati:

  • Dirigente Scolastico: responsabile della conservazione; coordina e presidia i sistemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel tempo.
  • DSGA: responsabile del protocollo dei flussi documentali e degli archivi nonché del sistema di conservazione dei documenti informatici
  • Coordinatore della gestione documentale
  • Assistenti amministrativi: responsabili del procedimento
  • Referente per la PEC e la PEO: coordina e/o organizza la gestione dei “punti unici di accesso documentale” per la posta elettronica.

Le figure di sistema sono nominate contestualmente con dedicato decreto.

Responsabile del servizio di tenuta del protocollo informatico

Ai sensi del DPCM 31/10/2000, del D.P.R.445/2000 e del Decreto del presidente del Consiglio dei ministri 03/12/2013, è responsabile delle attività connesse alla tenuta del protocollo con sistemi informatici il Direttore dei SS.GG.AA. che nell’ambito del Piano annuale di organizzazione dei Servizi incarica formalmente gli Assistenti Amministrativi addetti. In caso di assenza o d’impedimento del Responsabile del Protocollo, come si legge nel Manuale redatto dal Liceo Statale “James Joyce”, il D.S. provvede ad incaricare formalmente un altro Assistente Amministrativo in sua sostituzione.
Il responsabile della tenuta del protocollo con sistema informatico (o l’eventuale suo sostituto) provvede a:

  • garantire il buon funzionamento degli strumenti e l’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, della gestione dell’archivio
  • garantire che le operazioni di assegnazione, registrazione e di segnatura del protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;
  • assicurare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; conservare le copie di cui agli articoli 10 e 11 su supporto informatico removibile, in luoghi sicuri e differenti; assicurare la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della base di dati su supporto informatico removibile. Le operazioni di salvataggio devono essere effettuate con la riproduzione speculare dell’intero supporto, con frequenza almeno settimanale, ed in modalità incrementale con frequenza almeno giornaliera;
  • individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell’archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di informazioni.

La copia del Protocollo

Il Responsabile del protocollo al termine di ogni giornata provvede a stampare su supporto cartaceo o digitale copia del protocollo

  1. autorizzare le operazioni di annullamento/modifica del protocollo;
  2. vigilare sull’osservanza delle presenti norme da parte del personale addetto.

Manuale di gestione del protocollo

Stampa

Didattica inclusiva attraverso alcune figure del mito greco. Corso online riconosciuto dal Ministero dell’istruzione