Gestione del protocollo informatico: allegato il Manuale

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Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre 19981 n. 428”, all’art. 3, comma 1, lettera c), prevede per tutte le amministrazioni di cui all’art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, l’adozione del Manuale di gestione.

Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”. In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa – decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 20 dicembre 2000 (già art.12 del citato DPR n. 428 del 20 ottobre 1998).

Il manuale di gestione da adottare in ogni scuola
Il Manuale di gestione descrive sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.
Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione.
Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.
Il Manuale di gestione si rivolge non solo, dunque, agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione.

Cosa discipline
Il Manuale di gestione disciplina:

  • la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico;
  • i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative;
  • l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e di scarto;
  • le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.
  • Il Manuale è articolato in due parti, nella prima vengono indicati l’ambito di applicazione, le definizioni usate e i principi generali del sistema, nella seconda sono descritte analiticamente le procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali.

Riferimenti normativi
Legge 7 agosto 1990, n. 241.
Decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445.
Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Legge 9 gennaio 2004, n. 4.
Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.
Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, Autorità Nazionale Anticorruzione Versione 2.4 del 21 maggio 2020 Pag. 5 di 37 commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82”.
Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 22 febbraio 2013, recante “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71”.
Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
Regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, n. 679
Legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”.

Definizioni e gli acronimi utilizzati:
AOO – Area Organizzativa Omogenea quale insieme di funzioni e strutture che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’art. 50, co. 4, del Testo Unico;
IPA – Indice delle Pubbliche Amministrazioni;
MdG – Manuale di Gestione del protocollo informatico e gestione documentale;
RPA – Responsabile del Procedimento Amministrativo;
RGD – Responsabile della gestione documentale;

UU – Ufficio Utente
UO – Unità Organizzative – Uffici Dirigenziali in cui si articola l’AOO;
PEC – Posta Elettronica Certificata.

Modello organizzativo del Manuale
Le procedure previste nel presente Manuale disciplinano in particolare:

  • la ricezione da parte del Servizio di Protocollo della documentazione in entrata, la successiva assegnazione agli uffici competenti e al Responsabile del procedimento amministrativo;
  • la gestione della corrispondenza in uscita dagli uffici dell’Autorità;
  • la classificazione dei documenti sulla base di un Titolario di classificazione, volta ad assicurare una stratificazione ordinata dell’archivio;
  • la formazione dei fascicoli, prodromica ad una corretta ed efficiente gestione archivistica.

“Il sistema di protocollazione dell’Autorità – secondo quanto dettagliatamente riportato nel Manuale stilato e adottato dall’Istituto Comprensivo “Alessandro Volta” di Cologno Monzese diretto dalla preside prof.ssa Incoronata Nigro, abile manager e attenta esperta di didattica – è centralizzato per la corrispondenza in entrata, mentre è decentralizzato per la corrispondenza in uscita. Nello specifico, il Servizio di Protocollo svolge i compiti di Unità Organizzativa (UO) di registrazione di protocollo principale dell’A.N.AC. per la corrispondenza in entrata, invece la corrispondenza in uscita viene protocollata e classificata dall’UO competente per materia del documento. La scelta di un modello decentrato – riguardo alla protocollazione in uscita – risiede nell’esigenza di attribuire autonomia agli Uffici, anche in ragione della numerosità degli atti prodotti dal personale dell’A.N.AC. nell’ambito delle proprie competenze e trasmessi a soggetti esterni. Orbene, il personale assegnato al Servizio di Protocollo provvede alla ricezione ed all’apertura della posta, nonché alla segnatura, classificazione ed assegnazione del documento all’Ufficio competente. I responsabili dei procedimenti amministrativi (RPA) dei singoli Uffici provvedono alla fascicolazione dei documenti”.

Manuale gestione protocollo informatico

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