Gestione del patrimonio e degli inventari dell’istituzione scolastica: esempio di regolamento

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Il Regolamento per la “Gestione del patrimonio e degli inventari dell’istituzione scolastica” adottato da molte scuole (non tutte, purtroppo) ha per oggetto le procedure di registrazione inventariale secondo quanto previsto dal D.I. 129/2018 e dalle Linee Guida e disciplina, altresì, le procedure di iscrizione ed eliminazione di beni, le modalità di ricognizione dei beni, le operazioni di rinnovo degli inventari e di rivalutazione dei beni. Il Regolamento dovrebbe contenere, inoltre, apposite istruzioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari di cui all’art. 31, comma 5, del D.I. 129/2018.

Inoltre, detta disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari.

La normativa

D.I. 28 agosto 2018, n. 129, recante il “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107” (di seguito, anche “D.I. 129/2018”); in particolare, l’art. 29, comma 3, del predetto D.I. il quale prevede che “Ciascuna istituzione scolastica approva, con delibera del Consiglio d’istituto, il proprio regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari, nel rispetto di quanto previsto dal presente regolamento e dalle altre norme generali vigenti in materia. Il predetto regolamento contiene, altresì, disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari ai sensi dell’articolo 31, comma 5 secondo linee guida del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca, sentito il Ministero dell’economia e delle finanze, ed è trasmesso all’Ufficio scolastico regionale territorialmente competente”;

Beni inventariabili

Ai sensi dell’art. 31, comma 1, del D.I. 129/2018, come si legge nel ben articolato regolamento in uso presso l’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal dirigente scolastico professore Davide Mascioli, eccellente manager e esperto professionista della didattica e dell’organizzazione scolastica, i beni che costituiscono il patrimonio delle Istituzioni scolastiche si iscrivono nelle seguenti tipologie di inventari:

  • beni mobili;
  • beni di valore storico-artistico;
  • libri e materiale bibliografico;
  • valori mobiliari;
  • veicoli e natanti;
  • beni immobili.

L’inventario in ordine cronologico

I beni (mobili; valore storico-artistico; libri e materiale bibliografico; valori mobiliari) si iscrivono nel relativo inventario in ordine cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che ne consentano di stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita.

Qualora la tipologia del bene lo consenta è necessario apporre apposita targhetta la quale deve contenere il nome dell’Istituzione scolastica di riferimento, la tipologia e il numero di inventario e la categoria di appartenenza.

I beni mobili

I beni mobili, come si legge nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal DS professore Davide Mascioli, sono oggetto di inventariazione dal momento in cui entrano a far parte del patrimonio dell’Istituzione scolastica e sono oggetto di cancellazione dall’inventario nel momento in cui cessano di far parte del patrimonio per vendita, distruzione, furto, perdita o cessione a titolo gratuito.

I beni di valore storico-artistico

Per i beni di valore storico-artistico, viene evidenziata la necessità di una corretta conservazione dei documenti che attestino l’avvenuta stima del valore nonché ogni altro elemento necessario al fine di una puntuale identificazione delle caratteristiche del bene in ordine alla sua specifica qualificazione.

Inventario dei libri e del materiale bibliografico

Per quanto attiene all’inventario dei libri e del materiale bibliografico dovranno essere seguite modalità di tenuta analoghe a quelle previste per gli altri beni mobili.

I valori mobiliari vanno iscritti in inventario al prezzo di borsa del giorno precedente alla scrittura, quando il prezzo è inferiore al valore nominale o al loro valore nominale quando il prezzo di borsa risulti ad esso superiore. I valori mobiliari non trattati in borsa o nei mercati ristretti vanno iscritti al valore nominale. In ogni caso deve essere indicata la rendita e la scadenza del titolo.

I veicoli e natanti

I veicoli e natanti facenti parte del patrimonio dell’istituzione scolastica vanno iscritti in inventario nell’apposita categoria “Veicoli e natanti” con l’indicazione del tipo di mezzo, dell’anno di immatricolazione, della cilindrata e della targa.

I beni immobili si iscrivono nel relativo inventario

I beni immobili si iscrivono nel relativo inventario con l’indicazione del titolo di provenienza, dei dati catastali, del valore e dell’eventuale rendita annua, dell’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, della destinazione d’uso e dell’utilizzo attuale.

I beni concessi da terzi

I beni concessi da terzi si iscrivono in appositi e separati inventari. Tali inventari devono contenere l’indicazione della denominazione del soggetto concedente, del titolo di concessione e delle disposizioni impartite dai soggetti concedenti.

Beni non inventariabili

Gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa (c.d. “beni durevoli”), salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a tale soglia non sono iscritti in inventario.

Non si inventariano altresì, pur dovendo essere conservati nei modi di uso o con le modalità previste dal presente Regolamento, le riviste ed altre pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere, i libri destinati alle biblioteche di classe nonché le licenze d’uso software.

Il registro beni durevoli non inventariabili

L’Istituzione Scolastica, si legge nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino, istituisce un apposito registro denominato “registro beni durevoli non inventariabili” per quei beni che per la loro tipologia vengono utilizzati per periodi medio-lunghi nell’attività didattica e/o amministrativa e che non rientrano tra i beni inventariabili perché di importo inferiore a € 200,00 (IVA inclusa).

Consegnatario, Sostituto Consegnatario, Sub-consegnatario

Le funzioni di consegnatario ai sensi dell’art. 30, comma 1, del D.I. 129/2018, sono svolte dal D.S.G.A. che, ferme restando le responsabilità del Dirigente Scolastico in materia, provvede a:

  • conservare e gestire i beni dell’Istituzione scolastica;
  • distribuire gli oggetti di cancelleria, gli stampati e altro materiale di facile consumo;
  • curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi di ufficio;
  • curare il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
  • vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali, che fruiscono del bene o consumano il materiale;
  • vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi.

Impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario

Il Dirigente Scolastico nomina, con proprio provvedimento, uno o più impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o di impedimento temporaneo.

Nel caso di particolare complessità e di dislocazione dell’Istituzione scolastica su più plessi, come si legge nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal professore Davide Mascioli, il Dirigente Scolastico può nominare, con proprio provvedimento, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto.

È fatto divieto ai consegnatari ed ai sub-consegnatari di delegare, in tutto o in parte, le proprie funzioni ad altri soggetti, rimanendo ferma, in ogni caso, la personale responsabilità dei medesimi e dei loro sostituti.

Altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni

La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal D.S.G.A., su indicazione vincolante del Dirigente Scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero al personale tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito dal presente Regolamento.

L’affidamento deve risultare da apposito verbale a cui sono allegati gli elenchi di quanto costituisce oggetto di custodia e deve essere firmato dal D.S.G.A. e dall’interessato. Con le medesime modalità deve avvenire la riconsegna dei beni affidati.

Il soggetto affidatario assume tutte le responsabilità connesse alla custodia e conservazione di quanto incluso nei medesimi elenchi descrittivi. Tali responsabilità cessano con la riconsegna al Direttore di quanto affidato, la quale deve avvenire con le stesse modalità dell’affidamento e implica la cessazione dall’incarico.

I compiti dell’affidatario

L’affidatario assume i seguenti compiti:

  • verifica al momento della presa in carico dei beni, della corrispondenza tra quanto affidato e quanto indicato nel verbale;
  • conservazione e gestione in sicurezza dei beni ottenuti in custodia;
  • vigilanza sui beni affidati nonché sul loro regolare e corretto utilizzo;
  • richiesta al consegnatario di interventi di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti;
  • denuncia al consegnatario di eventi dannosi fortuiti o volontari.

Ricognizione materiale dei beni

Ai sensi dell’art. 31, comma 9, del D.I. 129/2018, la Commissione svolgerà la ricognizione dei beni con cadenza almeno quinquennale e con cadenza almeno decennale procederà al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni.

La Commissione è nominata con provvedimento formale del Dirigente Scolastico ed è composta dal Dirigente stesso, dal D.S.G.A. e da un membro nominato tra il personale docente e A.T.A., in possesso di specifiche competenze tecniche. Tale Commissione, in relazione alle dimensioni o alla particolare struttura organizzativa e logistica dell’Istituzione scolastica, può essere integrata con altri due componenti nominati tra il personale docente o A.T.A.. Nello svolgimento delle operazioni di rinnovo degli inventari, le attività e i lavori della Commissione devono essere sintetizzati in apposito verbale conclusivo, sottoscritto da tutti i componenti, da redigersi secondo i modelli PV allegati alle Linee Guida.

Sistemazioni Contabili

Nel caso in cui i beni esistenti, rinvenuti con la ricognizione, corrispondono esattamente con quelli risultanti dalle scritture contabili, verrà effettuata l’operazione di aggiornamento dei valori oltre, eventualmente, dell’ubicazione e dello stato di conservazione nonché, se del caso, della diversa categoria.

Verbale di ricognizione non corrispondente con quelli risultanti dalle scritture contabili

Nel caso in cui i beni elencati nel verbale di ricognizione non corrispondono con quelli risultanti dalle scritture contabili, si procederà come di seguito:

  • nell’ipotesi di beni rinvenuti e non iscritti in inventario, verificata la legittimità del titolo giuridico, si procederà alla loro inventariazione. Il valore da attribuire sarà determinato dalla Commissione sulla base della documentazione eventualmente disponibile nonché con le modalità illustrate al successivo articolo 9;
  • nell’ipotesi di mancato rinvenimento di beni regolarmente iscritti in inventario, si procederà alla loro eliminazione dall’inventario previo provvedimento formale emanato dal Dirigente Scolastico, nel quale dovrà essere indicato l’obbligo di reintegro a carico di eventuali responsabili. Al suddetto provvedimento è allegata copia della denuncia presentata alla locale autorità di pubblica sicurezza, qualora trattasi di materiale mancante per furto, o il verbale redatto dalla Commissione, nel caso di materiale reso inservibile all’uso;
  • nell’ipotesi di errori materiali di registrazione, si dovrà procedere alle relative correzioni.

Aggiornamento dei valori

Al termine delle operazioni di ricognizione dei beni e delle eventuali sistemazioni contabili, la Commissione procederà soltanto all’aggiornamento dei valori dei beni effettivamente esistenti. I valori di tutti i beni mobili, ad eccezione di quanto disciplinato dal comma successivo, vanno aggiornati, osservando il procedimento dell’ammortamento, secondo le indicazioni fornite dalle Linee Guida.

I beni di valore storico-artistico

Il criterio dell’ammortamento non si applica ai beni di valore storico-artistico, ai beni immobili nonché ai valori mobiliari.

I beni di valore storico-artistico devono essere valorizzati con il criterio della valutazione in base a stima (ad esempio: dipinti, statue, stampe, disegni, incisioni, vasi, arazzi, monete, incunaboli, gioielli, ecc.) o, se del caso, secondo il valore intrinseco di mercato (oro, argento, pietre preziose, ecc.).

Il valore dei beni immobili, con l’eccezione dei terreni edificabili, e dei diritti reali di godimento sugli stessi va calcolato in base al valore della rendita catastale rivalutata secondo il procedimento per determinare la base imponibile ai fini dell’imposta sugli immobili stabilita dalla normativa vigente. I terreni edificabili invece sono soggetti a stima.

Eliminazione dei beni

Sono eliminati dall’inventario, come è stato, opportunamente, evidenziato nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal DS professore Davide Mascioli, i materiali e i beni mancanti per furto, per causa di forza maggiore o divenuti inservibili.

Il Dirigente Scolastico provvederà all’eliminazione dei suddetti beni mediante apposito provvedimento, nel quale deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili ovvero l’avvenuto accertamento dell’inesistenza di cause di responsabilità amministrativa, con adeguata motivazione.

Il materiale mancante per furto

Se si tratta di materiali mancanti per furto al provvedimento di cui al comma 2, va allegata copia della denuncia presentata alla locale autorità di pubblica sicurezza nonché copia della relazione del D.S.G.A. relativa alle circostanze che hanno determinato la sottrazione o la perdita del bene.

Qualora si tratti di materiale reso inservibile all’uso, al predetto provvedimento va allegata copia del verbale redatto dalla Commissione. Nell’ipotesi di beni mancati per causa di forza maggiore va allegata copia della relazione del D.S.G.A. relativa alle circostanze che hanno determinato la sottrazione o la perdita del bene, nonché la relativa documentazione giustificativa.

I materiali di risulta

Ai sensi dell’art. 34 del D.I. 129/2018 i materiali di risulta, i beni fuori uso, obsoleti e quelli non più utilizzabili sono ceduti dall’Istituzione scolastica, con provvedimento del Dirigente Scolastico, previa determinazione del loro valore calcolato sulla base del valore di inventario, dedotti gli ammortamenti, ovvero sulla base del valore dell’usato per beni simili, individuato dalla Commissione.

Il procedimento di vendita dei beni

Il procedimento di vendita dei beni, come si legge nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal DS professore Davide Mascioli, si avvia mediante relazione del D.S.G.A. indirizzata al Dirigente Scolastico e per conoscenza al Consiglio d’istituto. Tale relazione deve indicare le circostanze che hanno determinato la produzione dei suddetti beni nonché deve essere corredata dal relativo elenco completo dei riferimenti inventariali.

La vendita del materiale di risulta nonché dei beni fuori uso avverrà con avviso da pubblicarsi sul sito internet dell’Istituzione scolastica e comunicato agli studenti. L’aggiudicazione è fatta al migliore offerente. Il provvedimento di discarico oltre all’elenco dei beni, dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo di aggiudicazione. In caso di mancata aggiudicazione i suddetti beni possono essere ceduti a trattativa privata a titolo oneroso. In alternativa, con provvedimento motivato del Dirigente i beni possono essere ceduti a titolo gratuito a enti pubblici non economici o ad enti no profit, in tal caso al provvedimento di discarico andrà allegata copia del verbale di consegna dei beni trasferiti, sottoscritto dal rappresentante dell’ente.

La vendita dei beni obsoleti e non più utilizzabili

La vendita dei beni obsoleti e non più utilizzabili, come si legge nel regolamento adottato dall’Istituto Comprensivo Statale “Pascoli” di Urbino diretto dal DS professore Davide Mascioli, avverrà con avviso da pubblicarsi sul sito internet dell’Istituzione scolastica e comunicato agli studenti. L’aggiudicazione è fatta al migliore offerente. La vendita può avvenire anche mediante trattativa privata ad altri enti pubblici non economici. In ogni caso, il prezzo base di vendita, salvo ipotesi assolutamente eccezionali e da motivare dettagliatamente, non potrà essere inferiore al valore determinato dalla Commissione. In tal caso il provvedimento di discarico dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo.

Lo smaltimento motivato dei beni

Nell’ipotesi in cui né la cessione a titolo oneroso né la cessione a titolo gratuito abbiano dato esito positivo, si procederà, con provvedimento motivato del Dirigente Scolastico, allo smaltimento dei beni.

Nell’osservanza dei principi di economicità, efficacia e trasparenza che sorreggono l’azione amministrativa, sotto la propria responsabilità, il Dirigente Scolastico avrà cura di valutare a monte, esclusivamente per i beni assolutamente inservibili e privi di alcun valore, la maggior proficuità di un diretto avvio alla discarica pubblica o allo smaltimento.

Regolamento per la gestione del patrimonio

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