Gestione del fondo economale per le minute spese: in allegato il regolamento

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Il decreto interministeriale MIUR-MEF 28 agosto 2018, n. 129, adottò, due anni e mezzo fa, il Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (ai sensi dell’art. 1, co. 143, della L. 107/2015). Il testo recepiva le novità normative che erano state introdotte in quegli anni, in particolare, quelle relative agli appalti, facendo ad esempio chiarezza sul tema delle soglie per l’affidamento di lavori, servizi e forniture da parte delle scuole.

Il decreto ha previsto, per fortuna, una maggiore trasparenza nella stesura del Programma Annuale e, più in generale, nella rappresentazione dei fatti contabili e gestionali: dovranno essere esplicitate con chiarezza le finalità e le voci di spesa cui vengono destinati i contributi volontari versati dalle famiglie o le risorse reperite attraverso le raccolte di fondi, anche quelle effettuate attraverso l’adesione a piattaforme di finanziamento collettivo (crowdfunding).

Gli affidamenti diretti
Tra le principali novità, anche tempistiche di programmazione della spesa più precise, l’innalzamento della soglia per gli affidamenti diretti, la promozione degli accordi di rete fra scuole per rendere più efficace ed efficiente la spesa, il recepimento delle novità normative in materia di ordinativo informatico locale e fatturazione elettronica, l’utilizzo delle tecnologie per gli incassi e i pagamenti, indicazioni relative alla conservazione sostitutiva dei documenti amministrativo contabili anche per ridurre il livello di saturazione degli archivi fisici delle scuole, l’incremento dell’utilizzo di strumenti informatici per lo svolgimento dei controlli di regolarità amministrativo-contabile.

L’Art.21 DI 129/2018
L’Art. 21 denominato “Fondo economale per le minute spese” prevede:

  • Ciascuna istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità, necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.
  • La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché’ la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, è stabilita dal Consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale, con apposita autonoma delibera.
  • E’ sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.
  • La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al D.S.G.A. che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato di cui all’articolo 40, comma 1, lettera e). Il D.S.G.A. può nominare uno o più soggetti incaricati di sostituirlo in caso di assenza o impedimento.
  • Il fondo economale per le minute spese e’ anticipato, in tutto o in parte, con apposito mandato in conto di partite di giro, dal dirigente scolastico al D.S.G.A. Ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il D.S.G.A. presenta le note documentate delle spese sostenute, che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputati al funzionamento amministrativo e didattico generale e ai singoli progetti. Il rimborso deve comunque essere chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario.
  • I rimborsi previsti dal comma 5 avvengono, in ogni caso, entro il limite stabilito dal Consiglio d’istituto con la delibera di cui al comma 2. Detto limite può essere superato solo con apposita variazione al programma annuale, proposta dal dirigente scolastico ed approvata dal Consiglio d’istituto.
  • A conclusione dell’esercizio finanziario il D.S.G.A. provvede alla chiusura del fondo economale per le minute spese, restituendo l’importo eventualmente ancora disponibile con apposita reversale di incasso.

La costituzione e la gestione del fondo cassa devono avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari.

Il regolamento scolastico
Molte scuole hanno introdotto regolamenti appositamente previsti per disciplinare le modalità di utilizzo del fondo delle minute spese relative all’acquisizione di beni e servizi occorrenti per il buon funzionamento dell’istituzione scolastica ai sensi del citato art. 21 del D.I. 129/2018.

Competenze del DSGA
Tra i regolamenti adottati merita menzione particolare attenzione quello elaborato dal liceo Joyce di Ariccia diretto dal dirigente scolastico professore Roberto Scialis. Nello stesso si pone attenzione, tra l’altro, alle attività negoziali inerenti la gestione del fondo delle minute spese sono di competenza del DSGA. Tra i compiti e gli adempimenti cui è tenuto il DSGA per assicurare il regolare svolgimento dell’attività dell’istituzione scolastica vi sono quelli di:

  • provvedere all’acquisto, alla conservazione ed alla distribuzione presso i vari uffici del materiale di cancelleria, stampati e materiale di minuto consumo;
  • all’esecuzione delle minute spese di funzionamento a carico del fondo delle minute spese con i limiti e le modalità definite nei successivi articoli del presente regolamento;
  • all’acquisto, alla conservazione ed alla distribuzione del materiale di pulizia;
  • alle spese per manifestazioni;
  • alle spese postali, telegrafiche, per valori bollati;
  • gestisce gli abbonamenti a periodici e riviste di carattere tecnico e amministrativo per l’aggiornamento professionale del personale dipendente

Utilizzo del fondo delle minute spese
A carico del fondo minute spese, il DSGA a può eseguire i pagamenti relativi alle seguenti spese:

  1. spese postali
  2. spese telegrafiche
  3. carte e valori bollati
  4. spese di registro e contrattuali
  5. abbonamenti a periodici e riviste di aggiornamento professionale
  6. minute spese di funzionamento degli uffici e di gestione del patrimonio dell’istituzione scolastica
  7. ricariche schede telefoniche
  8. imposte e tasse ed altri diritti erariali
  9. minute spese di cancelleria
  10. minute spese per materiali di pulizia
  11. spese per piccole riparazioni e manutenzione di mobili e di locali
  12. altre piccole spese di carattere occasionale che presuppongono l’urgenza il cui pagamento per contanti si rende opportuno e conveniente.

Pagamento delle minute spese

I pagamenti delle minute spese sono ordinati con buoni di pagamento numerati progressivamente e firmati dal DSGA..
Ai buoni di pagamento devono essere allegate le note giustificative della spesa: Fattura quietanzata, scontrino fiscale, ricevuta di pagamento su c/c postale, vaglia postale, ricevuta di bonifico bancario etc.
La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al D.S.G.A. che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato di cui all’articolo 40, comma 1, lettera e) del DI 129/2018. Il D.S.G.A. può nominare uno o più soggetti incaricati di sostituirlo in caso di assenza o impedimento.

Regolamento d’istituto ai sensi del 129-2018 gestione fondo economale

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