Gestione dei beni delle Istituzioni Scolastiche: format di verbale del passaggio di consegne tra Dsga

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Per quanto riguarda l’attività di gestione dei beni, le istituzioni scolastiche sono tenute a seguire l’intero ciclo di vita del bene stesso, a seconda che si tratti di un bene inventariabile o meno, a partire dall’acquisizione, all’aggiornamento del valore, all’eventuale discarico o vendita dello stesso. Lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 “Linee Guida per la gestione del patrimonio e degli inventari da parte delle istituzioni scolastiche ed educative statali, ai sensi dell’art. 29, comma 3, del Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129 recante, Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018)”.

Gestione dei beni inventariabili: cosa è oggetto di analisi

Per quanto riguarda i beni inventariabili – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – saranno oggetto di analisi:

  • il passaggio di consegne tra D.S.G.A. cessante e subentrante;
  • la ricognizione dei beni;
  • le sistemazioni contabili;
  • l’aggiornamento dei valori;
  • la redazione dei nuovi inventari;
  • le operazioni di riscontro;
  • le operazioni di rinnovo degli inventari;
  • la nomina della Commissione;
  • l’eliminazione dei beni;
  • il procedimento per il discarico inventariale.

Il passaggio di consegne deve essere effettuato tra il Direttore cessante ed il Direttore subentrante

L’articolo 30 del Regolamento statuisce – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – che il passaggio di consegne deve essere effettuato tra il Direttore cessante ed il Direttore subentrante. Ai sensi dell’articolo 30, comma 5, del Regolamento “Quando il D.S.G.A. cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante […]”.

La mancata formalizzazione del passaggio

A tal proposito, è opportuno precisare che la mancata formalizzazione del passaggio può far sorgere, ricorrendone i presupposti, ad ipotesi di responsabilità amministrativa e contabile, come meglio trattato nel prosieguo del presente paragrafo e come evidenziato peraltro nella Circolare del MEF del 18 settembre 2008, n. 26. Tale processo risulta, infatti, fondamentale al fine di rendere trasparente la responsabilità delle gestioni di pertinenza e, laddove venga riscontrato un danno erariale, di individuare le relative responsabilità.

I doveri di servizio, derivanti da espresse previsioni normative e dalle comuni regole di prudenza

Sul consegnatario gravano, infatti, non solo gli obblighi inerenti alla restituzione dei beni oggetto di consegna, ma anche un complesso di doveri di servizio, derivanti da espresse previsioni normative e dalle comuni regole di prudenza volte a garantire il corretto utilizzo dei mezzi appartenenti alla P.A., la custodia, la vigilanza ed il dovere di restituire all’amministrazione quanto residuato dopo il corretto impiego.

Il passaggio di consegne deve risultare da un apposito verbale

Alla luce di quanto rappresentato e tenuto conto delle esigenze documentali e di trasparenza – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – il passaggio di consegne deve risultare da un apposito verbale, nel quale devono essere sinteticamente riportati, previa ricognizione del materiale in contraddittorio, la tipologia, la quantità e il valore complessivo dei beni inventariati esistenti al momento della consegna. Qualora, in tale sede, dovessero emergere discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, è necessario darne conto in modo esplicito e chiaro, indicando, se conosciute, le relative giustificazioni. L’operazione avviene in presenza del Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio d’Istituto e deve risultare da apposito verbale redatto in più esemplari, in quanto (i) una copia rimane agli atti dell’istituzione scolastica; (ii) una copia è conservata dal consegnatario subentrante; (iii) una copia è rilasciata al consegnatario uscente e, infine, (iv) una copia è rilasciata ad ognuno degli altri intervenuti.

La consegna dei beni inventariati

La consegna dei beni inventariati – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – deve avvenire al momento dell’insediamento del consegnatario, il quale risponde della gestione dei beni dal momento in cui ne diviene titolare e da quel momento ha l’onere di adempiere con ogni cura e diligenza ai propri compiti.

Il termine entro il quale deve essere effettuato il passaggio di consegne

Per quanto attiene al termine entro il quale deve essere effettuato il passaggio di consegne, l’art. 30, comma 5, del D.I. 129/2018, fissa il termine di 60 giorni dalla cessazione dall’ufficio del D.S.G.A. per la conclusione delle operazioni. In particolare, il D.S. individuerà una data, d’intesa con il D.S.G.A. entrante e con quello uscente, per procedere al passaggio di consegne, adottando eventualmente anche un apposito provvedimento formale. Nel caso in cui non si proceda al formale passaggio di consegne, il Direttore subentrante è corresponsabile in solido, unitamente al Direttore uscente, della gestione patrimoniale.

Le iniziative in capo al Dirigente scolastico

Qualora il passaggio di consegne non sia stato effettuato, il Dirigente Scolastico deve assumere le iniziative necessarie alla regolarizzazione della posizione del Direttore subentrante, quale consegnatario dei beni mobili, nonché responsabile della gestione ordinaria di tutti i beni dell’istituzione scolastica. Il D.S., pertanto, con l’obiettivo di perfezionare il passaggio di consegne entro il termine di 60 giorni dalla cessazione dell’ufficio del consegnatario uscente, procederà all’invio di una lettera raccomandata con avviso di ricevimento finalizzata alla messa in mora – ai sensi e per gli effetti dell’artt. 1219 e 2943 del codice civile – del Direttore uscente, invitandolo a prendere parte, nella data e ora prefissata, alle operazioni di passaggio di consegne in contraddittorio con il Direttore subentrante, con l’espressa avvertenza che laddove non si presenti, si procederà, dando atto dell’assenza, egualmente a redigere il verbale previsto dall’articolo 30, comma 5, del D.I. n. 129/2018, con la partecipazione del Dirigente Scolastico e con l’assistenza del Presidente del Consiglio d’Istituto (il quale potrà delegare altro componente del Consiglio). Tale lettera di messa in mora dovrà essere consegnata anche al D.S.G.A. subentrante e al Presidente del Consiglio d’Istituto. Nel caso in cui il Direttore uscente non ottemperi all’invito senza idonea giustificazione o nell’ipotesi in cui dovesse prospettare un rinvio incompatibile – lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – i termini fissati dal D.I. n. 129/2018, il D.S. e il D.S.G.A. subentrante, con l’assistenza del Presidente del Consiglio d’Istituto, procederanno alla redazione del verbale di passaggio di consegne, previa ricognizione materiale dei beni, evidenziando e documentando adeguatamente le motivazioni sottese a tale iter procedimentale.

Quando avviare il procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 55-bis del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165

Qualora le attività poste in essere non siano sufficienti ovvero vi siano delle specifiche circostanze tali da impedire la predetta operazione nei termini indicati dall’articolo 30, comma 5, eventuali comportamenti omissivi e negligenti ovvero dilatori del passaggio di consegne potrebbero determinare, altresì, l’avvio di un procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 55-bis del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 e secondo la disciplina contenuta nel CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca.

In cosa può incorrere il DSGA

Nell’esercizio delle sue funzioni, il D.S.G.A., lo prevede la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083, può, infatti, incorrere in:

  • una responsabilità di tipo contabile, da intendersi come quella responsabilità imputabile agli agenti contabili, ovvero a tutti coloro che hanno a qualsiasi titolo in consegna denaro, beni o altri valori pubblici, o comunque ne abbiano avuto la disponibilità materiale (di cui agli artt. 74, 84 e 85 del R.D. 18 novembre 1923, n. 2440 e art. 194 del R.D. 23 maggio 1924, n. 827).
  • una responsabilità di tipo amministrativo, da intendersi come quella responsabilità di natura patrimoniale nella quale incorrono gli amministratori e i dipendenti pubblici che per inosservanza degli obblighi di servizio, abbiano arrecato un danno erariale all’Amministrazione, ai sensi degli artt. 18 e 19 del D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3.

La ricognizione dei beni con l’intervento del Direttore subentrante

Per quanto attiene alla gestione del patrimonio delle istituzioni scolastiche oggetto di provvedimenti di dimensionamento (cessazioni, accorpamenti, fusioni, ecc.), a seguito del suddetto provvedimento, il Direttore cessante procederà ad effettuare la ricognizione dei beni con l’intervento del Direttore subentrante, il quale assumerà il ruolo di consegnatario. L’elenco dei beni contenuto nel suddetto verbale costituisce titolo valido per il discarico dall’inventario di provenienza. L’istituzione scolastica destinataria del provvedimento di dimensionamento procederà sulla base del medesimo verbale al carico dei beni nelle apposite scritture o nel caso di costituzione ex novo di una nuova istituzione scolastica all’impianto del nuovo inventario. Si precisa, infine, che non è prevista l’apposizione di una clausola della riserva al passaggio di consegne.

Format di verbale del passaggio di consegne tra D.S.G.A

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Pubblicato in DSGA

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