Genitore chiede di accedere a dati personali. Non rispondere rischia di comportare l’ammonimento da parte del garante per la privacy. Il caso
Il provvedimento in commento dell’Autorità, riguarda un caso che ha interessato una scuola in merito ad una risposta tardiva fornita rispetto ad una richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali.
Il fatto
Un genitore inviava ad una scuola una email con la quale chiedeva di accedere ai dati personali di cui all’istanza. In considerazione della grande mole di lavoro connessa agli adempimenti legati all’organizzazione delle attività per fronteggiare la situazione straordinaria di emergenza sanitaria, la scuola faceva presente che la mail doveva essere involontariamente sfuggita. I documenti e i dati richiesti in gran parte risultavano già accessibili allo stesso, come agli altri genitori della comunità scolastica, attraverso canali che l’istituzione scolastica, a livello organizzativo, metteva a disposizione dell’utenza. La scuola forniva i documenti di cui all’oggetto dopo una richiesta di riscontro da parte dell’Autorità che si è pronunciata con specifico provvedimento n. 437 del 16 dicembre 2021
Esito dell’attività istruttoria
L’art. 12 del Regolamento prevede che il titolare del trattamento debba fornire all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa (par. 3). Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento deve informare l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale (par. 4).
Nel caso oggetto di reclamo, l’Istituto scolastico ha fornito riscontro alla richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali, presentata dal reclamante in data XX, soltanto in data XX e, dunque, ben oltre il termine di un mese previsto dall’art. 12 del Regolamento, senza, peraltro, aver informato il reclamante dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale entro il medesimo termine.
Conclusioni
Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, afferma il garante, si rileva che le dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria, della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice, seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019. Si confermano pertanto le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dall’Istituto scolastico per non avere tempestivamente fornito riscontro alla richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali presentata dal reclamante e per non aver tempestivamente informato lo stesso dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale, in violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento.