Fondo economale, ammanco di somme contanti dal fondo: cosa succede adesso? Responsabilità del DSGA

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Proponiamo di seguito una analisi dedicata al fondo economale delle minute spese delle istituzioni scolastiche, ed in particolare in relazione alle ipotesi in cui si verifichi un ammanco di somme contanti del fondo. Si riportando dunque alcune considerazioni pratiche, alla luce della normativa attualmente vigente.
Il contributo sarà utile ai Direttori dei servizi generali e amministrativi, in qualità di gestori e detentori del fondo delle minute spese.

Fondo minute spese: di cosa si tratta.

Ciascuna istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità, necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.

La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, è stabilita dal Consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale, con apposita autonoma delibera.

È sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.

La gestione del fondo.

La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al D.S.G.A. che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato. Il DSGA è tenuto a custodire il denaro contante o l’eventuale bonifico bancario o postale, vaglia o assegno, con la necessaria diligenza, a seconda delle peculiarità del caso.

Il D.S.G.A. può nominare uno o più soggetti incaricati di sostituirlo in caso di assenza o impedimento.

Il fondo economale per le minute spese è anticipato, in tutto o in parte, con apposito mandato in conto di partite di giro, dal dirigente scolastico al D.S.G.A. Ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il D.S.G.A. presenta le note documentate delle spese sostenute, che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputati al funzionamento amministrativo e didattico generale e ai singoli progetti. Il rimborso deve comunque essere chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario. . I rimborsi avvengono, in ogni caso, entro il limite stabilito dal Consiglio d’istituto con la delibera iniziale. Detto limite può essere superato solo con apposita variazione al programma annuale, proposta dal dirigente scolastico ed approvata dal Consiglio d’istituto.

A conclusione dell’esercizio finanziario il D.S.G.A. provvede alla chiusura del fondo economale per le minute spese, restituendo l’importo eventualmente ancora disponibile con apposita reversale di incasso.

Il controllo dei revisori dei conti.

Anche sul fondo economale è eseguito un controllo di regolarità amministrativa e contabile, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera a) , e all’articolo 2 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286 e al decreto legislativo 30 giugno 2011, n. 123, da parte dei revisori dei conti.

Infatti, ai sensi dell’art. 49 del D.I. 129/2018, i revisori dei conti verificano la regolarità della corretta tenuta dei libri obbligatori e delle scritture contabili, nonché il riscontro dei dati presenti nelle scritture contabili con quelli riportati nei documenti contabili di programmazione e rendicontazione, verificando la correttezza dei risultati finanziari, economici e patrimoniali della gestione e l’esattezza e la chiarezza dei dati contabili presentati nei prospetti di bilancio e nei relativi allegati.

L’ammanco delle somme.

In caso di ammanco di somme relative al fondo economale, potrebbe configurarsi in capo al DSGA una responsabilità  contabile, disciplinata dagli art. 85 del R.D. n. 2440/1923 e dall’art. 194 del R.D. n. 827/1924. Il DSGA infatti agisce in qualità di “agente contabile” e pertanto soggiace alle norme generali previste in materia e alle responsabilità imputabili agli agenti contabili, ovvero a tutti coloro che avendo avuto a vario titolo in consegna denaro, beni o altri valori pubblici, o comunque avendone avuto la disponibilità materiale, non adempiano all’obbligo di sana gestione delle somme.

Per l’effetto di tale forma di responsabilità, al DSGA, in qualità di agente contabile, potrebbero essere imputabili l’eventuale mancanza, deterioramento o diminuzione di denaro o cose mobili, nei casi in cui l’ammanco sia dovuto alla negligenza nell’adempimento dei compiti lui assegnati.

La responsabilità del DSGA.

Il DSGA, poiché in tale ipotesi si applica una c.d. inversione dell’onere della prova, dovrà dimostrare che l’ammanco si sia verificato per causa di forza maggiore o per qualsiasi altro fatto determinante la non imputabilità del danno a suo carico (non sarà dunque l’Amministrazione a dover provare il dolo o colpa dell’agente contabile).

A tal proposito si consiglia di prendere visione delle sentenze della Corte dei Conti:

  • 18 gennaio 2016, n. 5;
  • 19 febbraio 2009, n. 6.

Alla luce di quanto rappresentato, si ritiene che potrebbe sorgere in capo al DSGA una responsabilità di tipo contabile.

Si invitano pertanto i DSGA ad adottare tutte le cautele necessarie nello svolgimento delle proprie funzioni, prendendo le opportune decisioni per la conservazione del fondo (ad esempio, custodendo in apposita cassaforte il fondo).

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Pubblicato in DSGA

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