Fondo delle minute spese: chiarimenti per DSGA e personale scolastico

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Facciamo il punto su un tema importante, il fondo delle minute spese, che rappresenta uno strumento utile per permettere alle scuole di far fronte a piccoli acquisti necessari, spesso imprevisti, chiarendo le competenze del Direttore dei servizi generali e amministrativi, le procedure di spesa e gli acquisti concessi.

La norma di riferimento.

Il fondo economale delle minute spese trova puntuale disciplina nell’art. 21 del Decreto Interministeriale n. 129 del 2018 “Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche”. Chiariamo anzitutto che la costituzione e l’intera gestione del fondo cassa devono avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari (di cui all’art. 3 della Legge del 13 agosto 2010, n. 136, recante “Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia”) e entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante.

Ciascuna istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del Programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità, necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.

La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, è stabilita dal Consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale, con apposita autonoma delibera.

È sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso, al fine di evitare elusioni della normativa del Codice dei contratti pubblici.

Il potere di gestione del DSGA.

La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al D.S.G.A. che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato. Trattasi di competenza negoziale esclusiva, non condivisa con il Dirigente scolastico, per il quale il Direttore dei servizi generali e amministrativi assume la qualifica di agente contabile, soggetto alle previste responsabilità.

Il D.S.G.A. può nominare, ove lo ritenesse opportuno, uno o più soggetti incaricati di sostituirlo in caso di assenza o impedimento.

Apertura del fondo.

Il fondo economale per le minute spese è anticipato, in tutto o in parte, con apposito mandato in conto di partite di giro, dal dirigente scolastico al D.S.G.A. Dal quel momento è avviata la gestione finanziaria del fondo.

Ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il D.S.G.A. presenta le note documentate delle spese sostenute (scontrini fiscali, ricevute di pagamento, etc), che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputati al funzionamento amministrativo e didattico generale e ai singoli progetti, a seconda delle destinazione di spesa. Il rimborso deve comunque essere chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario. I rimborsi avvengono, in ogni caso, entro il limite stabilito dal Consiglio d’istituto con la delibera emessa in sede di programma annuale.

Aumento dell’importo massimo.

Il limite massimo del fondo, in termini finanziari, è stabilito dal Consiglio di istituto, in sede di approvazione del Programma annuale. Si faccia attenzione che l’organo collegiale si esprima con apposita e autonoma delibera.

In tale sede inoltre, il Consiglio d’istituto deliberante decide anche l’importo massimo della singola spesa che può andare a valere sul fondo economale.

È ammissibile che in corso d’anno, sulla base delle esigenze sopravvenute e relazionate dal DSGA, il Consiglio d’istituto possa deliberare, con apposita variazione al Programma annuale, proposta dal dirigente scolastico, un aumento della consistenza finanziaria.

Chiusura del fondo economale.

A conclusione dell’esercizio finanziario, non corrispondente con l’anno scolastico, il Direttore dei servizi generali e amministrativi provvede alla chiusura del fondo economale per le minute spese, restituendo l’importo eventualmente ancora disponibile con apposita reversale di incasso in favore dell’istituzione scolastica, per il tramite dell’istituto bancario cassiere che gestisce il conto corrente della scuola. Si ricorda che l’intera procedura di apertura e chiusura del fondo è, dal punto di vista contabile, una partita di giro: si dovrà ottenere quindi un “pareggio” tra l’uscita iniziale e l’entrata finale.

La procedura deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari.

Il concetto di “piccola spesa”.

Le spese ammesse dal fondo sono indicate in maniera non tassativa dalla normativa di settore. Il M.I., con la Nota n. 74/2019 indica ad esempio e spese relative ai pagamenti di valori bollati, imposte ed altri diritti erariali, spese postali, biglietti di mezzi di trasporto, giornali e pubblicazioni.

Nella prassi quotidiana le spese più ricorrenti riguardano la duplicazione di chiavi e serrature, l’acquisto di modesti arnesi utilizzati per la piccola manutenzione, lampadine di ricambio, etc…

Vale dunque un principio generale, che dipenderà essenzialmente dalle specificità del caso concreto e dalle valutazioni discrezionali del DSGA, quale unico soggetto competente alle attività negoziali legate al fondo economale, per il quale le spese ammissibili dovranno essere valutate alla luce di tre parametri principali:

  • Modesto importo economico;
  • Attinenza e coerenza con le attività, funzioni e necessità dell’istituzione scolastica;
  • Assenza di contratto di appalto in corso per il bene da acquistare.

La tracciabilità dei flussi.

Il Ministero, con Nota prot. n. 684 del 14 gennaio 2018, ha trasmesso le FAQ di chiarimento sulla applicazione della normativa in tema di tracciabilità dei flussi finanziari alle spese economali delle Istituzioni Scolastiche.

In merito alla costituzione del fondo economale, tale operazione deve avvenire, nel rispetto del comma 3 dell’art. 3 della Legge n. 136/2010, mediante bonifico bancario o postale o altro strumento tracciabile (per es. assegno bancario circolare non trasferibile) a favore del DSGA.

Per tutte le spese non inerenti contratti pubblici non trovano applicazione le disposizioni di cui alla legge n. 136/2010 ed è, quindi, possibile l’utilizzo del denaro contante, nel rispetto della normativa vigente, fermo restando l’obbligo di documentazione della spesa e il rispetto del regolamento adottato dall’istituzione scolastica, di cui all’art. 21 comma 2 del DI 129/2018.

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