Firma elettronica, ecco ‘Sigillo’: il nuovo strumento a disposizione delle scuole. NOTA

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Il Ministero dell’Istruzione e il Responsabile per la Transizione Digitale già da diversi anni hanno attivato un percorso di trasformazione funzionale ad accompagnare la transizione verso il digitale di tutto il sistema d’Istruzione. Nell’ambito di tale percorso, l’amministrazione, in collaborazione con AgID, fornisce uno strumento di Firma Elettronica Avanzata (FEA) per le Istituzioni scolastiche, chiamato ‘Sigillo’.

Come anticipato con nota prot. n. 3868 del 10 dicembre 2021, tale strumento costituisce un fattore abilitante per la progressiva digitalizzazione dei processi tipici delle Istituzioni scolastiche e per la corretta produzione e gestione dei documenti informatici.

La FEA è una tipologia di sottoscrizione elettronica avente valore legale, prevista dalla normativa vigente, che garantisce l’integrità del documento informatico, nonché la sua riconducibilità al firmatario, mediante l’utilizzo di strumenti su cui lo stesso ha il controllo esclusivo.

La soluzione è articolata in due componenti all’interno del SIDI nell’area “Firma digitale”:

– “Sigillo”, a diposizione dei soggetti firmatari;

– “Sigillo Gestione”, predisposto per le Istituzioni scolastiche per il caricamento e la gestione dei documenti che devono essere firmati.

La piattaforma supporta documenti a firma singola o a firma multipla. Essa, inoltre, abilita flussi di lavoro in cui possono essere definiti livelli prioritari di firma, per cui viene stabilito un ordine nell’apposizione della stessa da parte dei soggetti interessati. Questi ultimi, per poter procedere con la firma, dovranno essere dotati di identità SPID, requisito ormai consolidato data l’ampia diffusione di questo strumento di autenticazione.

Si precisa che Sigillo risulta particolarmente utile laddove si abbia a che fare con procedimenti caratterizzati da un’alta numerosità di soggetti interessati o per i quali sia problematico provvedere al rilascio di certificati digitali per la firma elettronica qualificata.

Esso, inoltre, può essere facilmente integrato nell’ambito di applicazioni SIDI o sviluppato da terze parti. A tal proposito, si rappresenta che sono già state realizzate alcune implementazioni. A titolo esemplificativo, Sigillo è stato integrato nell’ambito della procedura di gestione delle commissioni d’esame (c.d. “Commissioni Web”).

Fatte salve le implementazioni di tale strumento di firma sulle procedure SIDI da parte del Ministero, la piattaforma Sigillo potrà essere utilizzata dalle Istituzioni scolastiche secondo le proprie necessità, individuando le diverse opportunità di utilizzo nell’ambito delle quotidiane attività di gestione dell’Istituto, con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare i procedimenti scolastici.

Tutti i Dirigenti Scolastici e i Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi risultano già profilati all’area “Firma digitale”, sia come “amministratori” che come “utenti”, e pertanto avranno pieno accesso a tutte le funzionalità previste.

Per prendere visione delle funzionalità offerte, il Ministero ha messo a disposizione delle Scuole un’ampia strumentazione a supporto (manuali utenti e video tutorial), disponibile all’interno della sezione SIDI “Manuali e documenti” e sulla pagina web dedicata al RTD del Ministero dell’Istruzione e delle Scuole.

L’applicazione “Sigillo Gestione” è richiamabile dal menù SIDI “Firma Digitale→Firma elettronica avanzata gestione”, mentre l’applicazione “Sigillo” per i firmatari sarà richiamabile dai servizi dell’area riservata personale.

Si invitano tutte le Istituzioni scolastiche a cogliere l’opportunità offerta da questo nuovo servizio e si fa presente che, per richieste di assistenza e per chiarimenti, è possibile contattare il Service Desk del sistema informativo da lunedì al sabato al seguente numero verde 800 903 080.

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