Chi richiede accesso agli atti ad una scuola deve mantenere funzionante la casella di posta per poter ricevere la risposta

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Il Consiglio di Giustizia Amministrativa per la Regione Siciliana, Sezione giurisdizionale, con la Sentenza n. 830 del 28.09.2020, in riferimento ad una vicenda di accesso agli atti, ha considerato legittimo l’operato di un Istituto comprensivo che ha risposto in modo tempestivo (entro gli ordinari 30 giorni) alla domanda di accesso ai documenti, formulata da un legale per conto della madre di un alunno, addebitando qualsiasi responsabilità del ritardo allo stesso avvocato, che aveva la casella di posta piena.

Accesso agli atti e casella di posta piena

Un Istituto comprensivo statale ha appellato la pronuncia resa dal Tar Sicilia che, in relazione al ricorso proposto da una donna per l’accesso agli atti redatti in favore del figlio minore, in possesso dello stesso Istituto, con istanza del 16.9.2019, aveva in parte accolto il ricorso, quindi condannato l’Amministrazione alle spese di lite. L’Istituto scolastico, in secondo grado, espone di aver inviato tempestivamente i documenti richiesti all’avvocato della donna, e che gli stessi non risulterebbero pervenuti per tempo solo per fatto imputabile a tale avvocato (casella PEC e casella personale di posta elettronica piene, mancata risposta a SMS e telefonate). Finalmente contattato, il difensore della donna aveva assicurato che avrebbe rinunciato al giudizio, ma non lo avrebbe poi fatto.

Se la casella di posta è piena e gli atti non arrivano, la colpa è del destinatario

Il giudice d’appello siciliano ha condiviso le doglianze dell’Istituto, osservando che:

  • gli atti richiesti con l’istanza di accesso erano stati messi dall’Istituto scolastico a disposizione dell’istante in data anteriore alla proposizione del giudizio di primo grado e non erano pervenuti alla destinataria per fatto imputabile alla stessa;
  • non vi erano ulteriori atti da ostendere diversi da quelli consegnati prima della proposizione del giudizio di primo grado;
  • risulta erronea la condanna alle spese di lite.

Quando la posta perviene fuori dell’orario di ufficio

L’istanza di accesso agli atti, firmata dall’avvocato e datata 2.9.2019, era stata spedita via PEC il 16.9.2019, pertanto, essendo pervenuta alla casella di posta dell’Istituto scolastico destinatario fuori dall’orario di ufficio, per il giudice si deve intendere ricevuta dall’Istituto scolastico il giorno successivo (17.9.2019), al fine del decorso del termine per consentire l’accesso.

La risposta dell’Istituto all’accesso agli atti

Dagli atti di giudizio il giudice ha osservato che:

  • all’istanza di accesso del 17.9.2019 l’Istituto scolastico ha diligentemente risposto entro i termini di legge e, segnatamente, il 15.10.2019;
  • il 15.10.2019 l’Istituto scolastico ha inviato due mail alla PEC del difensore ma l’invio non è andato a buon fine a causa della casella di posta piena del destinatario;
  • il 15.10.2019 l’Istituto scolastico ha cercato di contattare il difensore al cellulare senza successo;
  • il 15.10.2019 l’Istituto scolastico ha inviato due messaggi alla e-mail personale dell’avvocato, uno per avere riscontro di ricezione della PEC, uno con allegati gli atti oggetto di accesso, ma senza sortire risposta.

Dalla ricostruzione cronologica dei fatti risulta provato che l’Amministrazione ha consentito l’accesso a tutti i documenti prima dell’inizio del giudizio di primo grado.

Lo sforzo “superiore” rispetto alla diligenza richiesta

L’Istituto scolastico ha posto in essere uno sforzo “superiore” alla ordinaria diligenza richiesta, poiché non si è limitato a inviare tempestivamente i documenti all’indirizzo PEC indicato dal difensore (il che di per sé sarebbe stato sufficiente ad assolvere all’obbligo di consentire l’accesso) bensì, trovando la casella di posta piena, l’Istituto scolastico è andato oltre i propri obblighi, esperendo il tentativo di utilizzare la mail privata e le utenze telefoniche della richiedente l’accesso.

L’onere di mantenere in funzione la casella di posta

La mancata tempestiva ricezione dei documenti, ha osservato il giudice di secondo grado, risulta imputabile al fatto omissivo della destinataria: chi esercita una attività professionale e indica un indirizzo PEC per la ricezione di atti inerenti la propria professione, ha l’onere di mantenere funzionale la propria casella di posta, ed è responsabile della mancata ricezione di atti per cattivo funzionamento della propria casella postale.

L’operato dell’Istituto comprensivo è stato legittimo

Per l’effetto, il ricorso di primo grado, in riforma della sentenza appellata, è stato dichiarato, dal Consiglio di Giustizia Amministrativa per la Regione Siciliana, in sede giurisdizionale, inammissibile per mancanza originaria della materia del contendere, con condanna della donna alle spese sia del primo che del secondo grado di giudizio.

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