Dirigenti scolastici, adempimenti inizio anno. Seconda parte: dalla costituzione dello staff alla direttiva al DSGA. GUIDA

di Daniela Vaio
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L’inizio dell’anno scolastico è un momento particolarmente delicato per tutti i soggetti coinvolti nell’avvio delle attività formative e soprattutto per il dirigente, i suoi più stretti collaboratori, gli organi collegiali

Impostazioni organizzative e procedure

Fondamentale all’inizio di un nuovo anno scolastico è la definizione delle impostazioni organizzative, e delle conseguenti procedure, relativamente alla struttura organizzativa e all’assegnazione di ruoli e incarichi con le relative responsabilità.

In primo luogo occorrerà procedere all’assegnazione formale dei docenti ai plessi ed alle classi ed alla stipula dei contratti di lavoro a tempo determinato.

Parallelamente si dovrà fornire la direttiva al DSGA relativamente all’organizzazione del lavoro del personale ATA, si dovrà provvedere all’esonero , se previsto e possibile, dei collaboratori del dirigente, alla predisposizione del piano annuale delle attività dei docenti, all’assegnazione di incarichi e ruoli di carattere organizzativo ed all’individuazione delle aree delle Funzioni Strumentali ed alla valutazione delle candidature presentate dai docenti.

La Direttiva al DSGA

La direttiva è un atto di indirizzo emanato nei confronti del DSGA, come previsto dall’art. 25, c.5 del Dlgs 30 marzo 2001, n.165 , in cui si sottolinea l’autonomia operativa del DSGA, ma “nell’ambito delle direttive di massima impartite e degli obiettivi assegnati” appunto dal dirigente. Il ruolo del DSGA pertanto non è quello di eseguire ordini e di svolgere compiti assegnati, ma è quello di conseguire gli obiettivi definiti nella direttiva del dirigente attraverso una propria autonoma pianificazione, con un ruolo di direzione dei servizi di segreteria e del personale ATA. E’ quindi di fondamentale importanza che i rapporti tra DS e DSGA si mantengano sempre improntati alla leale collaborazione e orientati ad un continuo confronto : niente di peggio può accadere in una scuola quando invece i rapporti si deteriorano, con una pesantissima e pericolosissima destabilizzazione del personale (ATA ma anche docente), costretto a interpretare informazioni e istruzioni contrastanti ed a subire gli effetti della sottile ( più o meno palese) tensione psicologica che inevitabilmente si viene a creare tra le due figure apicali della scuola. E’ quindi fondamentale che la direttiva sia molto chiara, definita, concreta (gli obiettivi devono essere realmente concretizzabili) , ma anche rispettosa del ruolo del DSGA e della sua legittima autonomia operativa. E’ da sottolineare il fatto che non esiste una norma che preveda la direttiva in forma scritta. La forma scritta tuttavia è consigliabile , perchè permette una documentazione certa dell’assegnazione degli obiettivi, soprattutto in caso di contenzioso ( ma molto dipende dalla relazione che si è creata tra DS e DSGA: in certi casi, quando il rapporto si è consolidato nel tempo e la sinergia lavorativa è ormai un fatto assodato e collaudato, la direttiva nella sua forma scritta può anche essere evitata).

Le direttive ( possono essere effettuate delle integrazioni durante l’anno scolastico, se necessario), costituiscono l’atto propedeutico all’elaborazione del Piano Annuale delle Attività del personale ATA da parte del DSGA. Il DSGA può disattendere la direttiva o parte di essa ( con dettagliata relazione scritta che ne espliciti le motivazioni) , qualora ne ravvisi il profilo di illegittimità o se si riscontrano delle condizioni che ne impediscano oggettivamente la concretizzazione.

Esempio di struttura e contenuti di una direttiva (Ai fini di una proficua collaborazione funzionale, sarebbe opportuno che le direttive di massima fossero preventivamente oggetto di confronto con il direttore dei servizi generali.)

    1. Premessa con i riferimenti normativi generali e il raccordo ai documenti fondamentali interni alla scuola:

Riferimenti normantivi: L.59/97 – DPR 275/99 – L. 107/2015 – DPR 129/2018 – Dlgs 165/2001- CCNL – Codice di comportamento dei dipendenti pubblici – Dlgs 81/08 – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati o RGPD – Nuovo Codice dei Contratti –

Riferimenti agli Atti fondamentali dell’istituto: PTOF – Piano Annuale delle attività dei docenti – Regolamento di Istituto – DVR – RAV – PdM – Piano di formazione personale ATA – eventuali regolamenti interni in materia specifica

    1. Indicazione della modalità con cui dovranno essere mantenuti i rapporti con il dirigente :

leale collaborazione – proficuo e costante confronto ( ad esempio pianificando periodici incontri in cui il DSGA riferisce al DS lo stato di avanzamento dei lavori, evidenziando eventuali criticità e formulando proposte di nuove attività o di miglioramento)- unitarietà dell’azione comune, sempre concordata , soprattutto prima del coinvolgimento di personale ed utenza – volontà del dirigente di valorizzazione delle competenze e dell’esperienza del DSGA nonché di rispetto dell’autonomia di quest’ultimo per quanto riguarda metodi, strumenti, procedure

    1. Assegnazione degli obiettivi (coerentemente con gli obiettivi del PTOF e del PdM e con le competenze proprie del DSGA)

Efficacia ed efficienza del servizio ( solo alcuni esempi): organizzazione funzionale , con orari di ricevimento al pubblico ( per gli uffici ) ,rispondenti alle necessità del personale e dell’utenza – divisione dei carichi di lavoro equa, improntata a garantire l’assoluta parità di trattamento, senza qualsivoglia forma di discriminazione a livello personale o di genere tenendo conto anche delle competenze professionali e dell’esperienza pregressa di ciascun operatore con la previsione di cicli di rotazione nei settori di lavoro assegnato – attribuzione dei compiti operativi che deve tener conto delle eventuali esigenze dovute a documentati problemi di salute o a particolari situazioni familiari tutelate dalle norme di legge (es L.104) ,anche ai fini di una segnalazione tempestiva delle situazioni che prevedono patologie personali documentate al Medico Competente, per le conseguenti pianificazioni delle attività da assegnare – chiara distinzione tra le attività di lavoro ordinario e di lavoro che esula da tali confini, dando luogo a compenso accessorio – previsione di un processo di omogeneizzazione e di accrescimento della professionalità, attraverso i previsti canali della formazione e dell’aggiornamento– periodica comunicazione a ciascun dipendente degli eventuali ritardi da recuperare o degli eventuali crediti orari acquisiti- proposta del DSGA per quanto riguarda la concessione dei permessi giornalieri, o brevi ( adottati poi con provvedimento del DS o delega al D.S.G.A. di adozione del provvedimento), per quanto riguarda le compatibilità del servizio – predisposizione di un piano ferie del personale compatibile con il funzionamento della scuola e possibilmente in base a criteri definiti ex ante, onde garantire il più possibile parità di trattamento – elaborazione tempestiva del Piano delle attività, con una definizione chiara di mansioni/compiti, ruoli e responsabilità e istruzioni operative dettagliate – rafforzamento del processo di dematerializzazione dei documenti amministrativi – istruzioni comportamentali ai collaboratori scolastici che svolgono il servizio di accoglienza pubblico e al centralino telefonico – organizzazione del lavoro dei collaboratori scolastici funzionale alle esigenze della sorveglianza degli ingressi e dei locali della scuola, alla sorveglianza sugli allievi nei corridoi e nei servizi igienici ( con salvaguardia della privacy ) e anche in caso di momentanea assenza del docente – indicazioni chiare ai collaboratori scolastici relativamente al supporto agli studenti disabili o disagiati, allo scopo di contribuire all’inclusione scolastica – indicazioni chiare per il mantenimento di condizioni igieniche e di sanificazione idonee – promozione tra il personale di una disposizione a contribuire, per quanto di competenza, alle necessarie condizioni di sicurezza e di benessere ambientale – massima attenzione affinchè nessuno usi strumenti di lavoro e materiali che non siano stati dati in consegna dalla scuola – procedure che garantiscano la celerità di diffusione delle circolari interne e degli eventuali avvisi – previo confronto/accordo con il DS ,trasparente gestione della flessibilità dell’orario e gestione delle ore di straordinario compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili–efficace e pronta gestione delle emergenze lavorative per adempimenti urgenti o imprevisti – trasparente gestione della sostituzione degli assenti quando non è possibile la nomina di supplente – nei rapporti con l’utenza massima trasparenza dell’azione amministrativa e semplificazione degli adempimenti e delle procedure , evitando richieste di documentazioni ed informazioni già in possesso della scuola, fornendo strumenti agili e snelli, offrendo supporto amministrativo e tecnico a chi, se ne ha titolo, si rivolge all’ufficio , per richiedere atti, avviare una pratica, ottenere informazioni, mantenendo rapporti sempre cordiali, sereni e positivi con chiunque, offrendo soluzioni operative rapide – individuazione degli incarichi specifici (poi assegnati dal DS), in base alle effettive esigenze organizzative e funzionali dell’istituzione scolastica – organizzazione della necessaria assistenza tecnica nei laboratori, nelle aule aumentate dalla tecnologia, nell’auditorium/aula magna etc – predisposizione degli atti preordinati di subconsegna al personale docente delle strumentazioni e dei sussidi didattici (la designazione dei subconsegnatari spetta al DS) – controllo che gli uffici siano lasciati in ordine con cura alla riservatezza dei documenti, e che nei locali/uffici/postazioni di lavoro non siano esposti simboli o documenti politici o aventi valenza politica o comunque stampe/disegni etc. che possano essere causa di fastidio per altro personale o per il pubblico, o ancora costituire motivo di distrazione rispetto al regolare e metodico impegno di lavoro

Monitoraggio e verifica delle attività (alcuni esempi): rispetto di tempistiche e scadenze – costante controllo dei risultati e immediato intervento per segnalare al DS le criticità e per trovare le soluzioni più appropriate – instaurazione di un’ottica volta al miglioramento continuo con coinvolgimento del personale, per promuoverne la responsabilizzazione e la condivisione , anche al fine di valorizzarne le eventuali proposte e le competenze – controllo sulle presenze in servizio e sul rispetto degli orari di lavoro – vigilanza sull’effettivo svolgimento degli incarichi aggiuntivi; in caso di rilevate inadempienze da parte del personale A.T.A., sollecita informazione al dirigente scolastico per gli eventuali provvedimenti di competenza

Esercizio del potere disciplinare: preliminare illustrazione al personale delle disposizioni contrattuali sulle sanzioni disciplinari e sui relativi procedimenti, avendo cura di informare il personale circa la pubblicazione del relativo codice all’albo della scuola – costante esercizio della vigilanza sul corretto adempimento delle funzioni e delle relative competenze del personale ATA – In caso di infrazione disciplinare immediata comunicazione al dirigente scolastico per gli adempimenti di competenza –

Eventuali deleghe e ulteriori compiti (da concordare preventivamente)i: ad esempio per lo smistamento della posta, collaborazione per la stesura di bandi, predisposizione delle determine, gestione procedimento degli acquisti in CONSIP e in MEPA, partecipazione per la parte pubblica alle trattative al tavolo contrattuale per offrire un utile apporto in riferimento al personale ATA, partecipazione , nel caso il DSGA non ne faccia parte come eletto, alle riunioni del CdI

I Collaboratori del dirigente

La costituzione dello staff dirigenziale è un adempimento fondamentale per il DS, che, data la complessità del suo ruolo e l’imponente carico di lavoro, non può occuparsi in prima persona di ogni questione e deve delegare compiti e mansioni , pur conservando pienamente la responsabilità di quanto operato dai delegati e avendo l’onere della costante vigilanza sull’operato dei suoi collaboratori ( una poco appropriata scelta dei collaboratori potrebbe fare incorrere il DS nella culpa in eligendo!) La possibilità della delega di compiti specifici è sancita dall’art. 25 bis c.5 del Dlgs 29/1993, dall’art.1 c.83 della L.107/2015 (compiti delegabili a un numero di docenti non superiori al 10% dell’organico di istituto) , dal DM 850/2015 e dal DM 797/2016, dal CCNL 2016/18 (ribadisce che il personale docente può svolgere nel proprio orario le attività organizzative per cui possiede specifiche competenze). La nomina dei più stretti collaboratori del DS spetta solo al DS (Consiglio di Stato D.D. 24/08/2000) e questi sono retribuibili con il fondo di istituto per un massimo di due unità (CCNL 29/11/2007, art. 86, c. 2 . lett. e ). I compensi per i collaboratori saranno oggetto di definizione nella contrattazione integrativa di istituto. Si sottolinea il fatto che il DS potrà farsi sostituire anche da un docente diverso, ma questo non potrà essere retribuito ai sensi del citato art.86 del CCNL. Il DS può decidere l’esonero o il semiesonero di un collaboratore, senza nuovi oneri a carico del bilancio dello Stato . Si precisa che il concetto di vicario/vicepreside, benchè faccia parte della terminologia corrente, non trova alcun fondamento giuridico (quindi evitare di utilizzarlo nella nomina), in quanto a nessuno dei collaboratori del DS può essere riconosciuta l’indennità di “funzioni superiori”. E’ poi il caso di ricordare che non tutto può essere delegato dal DS , come riportato all’art. 25, comma 2 del D.Lgs. 165/1994 (Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche). Non è delegabile la rappresentanza legale dell’istituzione scolastica , la contrattazione integrativa di istituto, la firma dei contratti , il ruolo di datore di lavoro per quanto riguarda la sicurezza e le relative responsabilità, la rappresentanza dello stato e dell’istituzione scolastica nei processi di primo grado e nelle cause del contenzioso amministrativo.

La nomina sarebbe opportuno contenesse .

  • una premessa normativa (D.Lgs. 29/1993, art. 25-bis, comma 5; Legge 59/1997, art. 21 D.P.R. 275/1999; D.Lgs. 59/1998, art. 1; D.Lgs. 59/1998, art. 1; D.Lgs. 59/1998, art. 1; D.Lgs. 165/2001, art. 25, comma 5; L. 107/2015, commi 5 e 83; CCNL 29/11/2007, art. 34 e art. 88, comma 2, lett. f )
  • una premessa che faccia riferimento ai documenti fondamentali dell’istituzione scolastica (PTOF, RAV e PdM, DVR, Regolamenti interni etc)
  • na parte in cui il DS spiega la motivazione per cui è necessario affidare questo incarico/delega ( ad es. la complessità di gestione dell’istituzione scolastica, che impedisce al DS di occuparsi di persona di ogni adempimento, la eventuale reggenza che costituisce un ulteriore carico di lavoro oltre l’ordinario etc)
  • una parte in cui si definisce la durata dell’incarico/delega ( incarico di norma annuale in base ad anno scolastico)
  • una parte in cui vengono definiti i compiti assegnati/delegati (fare riferimento a quanto previsto dalla Suprema Corte con la pronuncia n. 22803/2015, secondo cui la delega deve avere caratteristiche precise e definite. Una incarico che non indica chiaramente le funzioni delegate “non è idoneo a conferire al sostituto il potere d’azione di cui è titolare il conferente”.)

Qualche esempio di compiti /deleghe che si possono assegnare ai collaboratori del dirigente:

sostituzione del DS nell’ordinaria amministrazione qualora il DS sia assente – coordinamento organizzativo delle attività didattiche – collaborazione con il DSGA e la segreteria – sostituzione dei docenti assenti – gestione alunni ( entrate posticipate, uscite anticipate, particolari giustificazioni) – coordinamento e calendarizzazione delle riunioni degli organi collegiali, dipartimenti e commissioni, CdC (in collaborazione con il DS, con i coordinatori di dipartimento/di classe) – predisposizione/gestione circolari e avvisi interni – organizzazione ricevimenti genitori – predisposizione piani di vigilanza alunni ( in collaborazione con gli addetti alla sicurezza) – supporto ai docenti nella tenuta di registri e documenti scolastici – accoglienza nuovi docenti – supervisione attività di commissioni/gruppi di lavoro – smistamento proposte di progetti/attività/concorsi proposti da enti/associazioni esterne/altre scuole – coordinamento pubblicazione documenti sul sito web dell’istituto – programmazione attività di recupero didattico – collaborazione nel processo di autovalutazione e miglioramento (RAV/PdM) – collaborazione per le attività di orientamento in ingresso e in uscita – coordinamento del riorientamento alunni ed esami integrativi/di idoneità – sostituzione , con delega, nelle riunioni esterne se il DS non può parteciparvi – Supporto al DS ( per formazione classi, gestione organico dell’autonomia e dei docenti di potenziamento, funzioni di verbalizzazione negli incontri con famiglie/singoli docenti e durante le audizioni a difesa durante i procedimenti disciplinari dei docenti).

Per quanto riguarda la delicata e controversa delega di firma , se prevista (per circolari, atti amministrativi), tale autorizzazione deve essere resa pubblica sia al personale scolastico, sia all’esterno ( si consiglia circolare interna e pubblicazione sul sito web della scuola)

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