Dematerializzazione a scuola, priorità al registro elettronico. Mancano dotazioni, ritardi dovuti anche a resistenze culturali

di redazione
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red – Kion, società del CINECA specializzata in Tecnologia per la Didattica, presenta i risultati di un’indagine sulla dematerializzazione nel mondo della Scuola, ossia sul livello di utilizzo di supporti digitali in sostituzione dei tradizionali supporti cartacei per la gestione dei documenti e degli archivi interni. Pubblichiamo il comunicato stampa.

red – Kion, società del CINECA specializzata in Tecnologia per la Didattica, presenta i risultati di un’indagine sulla dematerializzazione nel mondo della Scuola, ossia sul livello di utilizzo di supporti digitali in sostituzione dei tradizionali supporti cartacei per la gestione dei documenti e degli archivi interni. Pubblichiamo il comunicato stampa.

Solo il 2% usa un sistema di gestione documentale, vero motore di una compiuta politica di dematerializzazione. Il registro di classe e dei docenti è considerato l’ambito prioritario di intervento (41%). I principali ostacoli individuati nella mancanza di dotazioni tecnologiche (28%) e nei costi (24%), ma sono ancora presenti “resistenze interne al cambiamento” (22%). il 66% degli intervistati vede nella dematerializzazione una possibilità per risparmiare “molto” o abbastanza”.

L’indagine è stata condotta dall’Osservatorio Kion Scuola Innovazione (OKSI), istituito dall’azienda con l’obiettivo di monitorare e analizzare ambiti e implicazioni dell’adozione delle moderne tecnologie nel mondo della Scuola. La realizzazione è stata affidata alla società Glik, che ha interrogato 200 dirigenti scolastici a capo di istituti italiani di ogni ordine e grado.

Ampia la consapevolezza sul tema, con il 98% dei dirigenti che afferma di essere al corrente del processo progressivo di dematerializzazione degli archivi cartacei delle Pubbliche Amministrazioni, sancito dal Codice dell’amministrazione digitale – (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82).

Il maggior beneficio attribuito alla dematerializzazione è quello del risparmio della carta e dello spazio necessario agli archivi fisici (36%), seguito dalla possibilità di accedere più rapidamente alle informazioni (22%), dall’alleggerimento burocratico delle amministrazioni (13%) e dalla prevenzione del degrado e dello smarrimento dei documenti (12%).

Secondo il 41% degli intervistati l’ambito prioritario della dematerializzazione è quello del registro di classe e dei docenti, probabile riflesso dell’urgenza dettata dalla Legge n° 135/2012 (“spending review”) che ha imposto l’obbligo di dotarsi di registro elettronico a partire dall’anno scolastico in corso. A seguire i certificati degli studenti (23%), le comunicazioni con le famiglie (22%) e, infine, gli archivi delle verifiche (12%).

Coerentemente, interrogati su quali sia il livello di dematerializzazione del proprio istituto in ciascun ambito (“nullo”, “minimo”, “discreto” o “elevato”), il 58% ha considerato “elevato” quello relativo al registro di classe, il 44% quello delle comunicazioni con le famiglie, il 23% quello dei certificati degli studenti e il 13% quello degli archivi delle verifiche. Il dato sul registro di classe appare in netto miglioramento rispetto ad un’analoga indagine condotta da Kion la scorsa estate (allora il 55% di chi adottava soluzioni di registro elettronico era ancora in una fase di utilizzo parziale o sperimentale).

Dall’indagine emerge la mancanza di un approccio coordinato nell’uso attuale di strumenti digitali, intesi come agenti della dematerializzazione: viene infatti indicato il ricorso al sito web (36%), al protocollo elettronico (35%) e al registro elettronico (24%), ma solo il 2% dichiara di usare una soluzione di gestione documentale, vero fulcro della dematerializzazione intesa come controllo dell’intero ciclo di vita dei documenti associati, non solo di singole fasi, e quindi di semplificazione amministrativa.

Parte della responsabilità di questo mancato coordinamento di mezzi è da attribuire all’assenza di programmi di formazione centralizzati, necessari per rendere davvero efficace il passaggio alla dematerializzazione. E’ quanto sostiene Mario Rusconi, Vice Presidente Nazionale ANP (Associazione Nazionale Presidi) e membro del Comitato Scientifico dell’OKSI: “Il decadere dell’obbligo di formazione, che interessava fino a poco tempo fa non solo il corpo docente, ma anche il personale amministrativo a tutti i livelli, ha lasciato le professioni della scuola orfane di una guida importante. L’onere è oggi a carico delle amministrazioni locali e delle singole associazioni: questo purtroppo fa sì che nel nostro paese convivano, a macchia di leopardo, esempi eccellenti di innovazione ed efficienza e testimonianze di grande arretratezza dove purtroppo mancano i fondi o la volontà di informare”.

In merito a quali siano i principali ostacoli alla dematerializzazione, una significativa percentuale del 28% indica come determinante “la mancanza di dotazioni tecnologiche”, seguita a breve distanza dai “costi elevati” (24%). Tra questi ultimi sono avvertiti come preponderanti i costi per hardware (31%), formazione del personale (23%), software (21%) e consulenza tecnica (21%). A fronte dei costi, comunque, il 66% degli intervistati vede nella dematerializzazione anche una possibilità per risparmiare “molto” o abbastanza” in materiali di cancelleria, con il rimanente 34% che vede questo risparmio “poco” o “nullo”.
Ancora persistenti risultano essere, tuttavia, le “resistenze interne al cambiamento”, valutate ostacolo principale alla dematerializzazione dal 22% degli intervistati.

E’ su questo punto in particolare che si esprime Cesare Contarini, Rettore e Preside dell’Istituto Vescovile Barbarigo di Padova e membro del Comitato Scientifico dell’OKSI: “I cambiamenti incontrano sempre delle resistenze, anche quando portano miglioramento. E’ un fatto connaturato alla natura umana e vale in tutti i contesti. Ritengo quindi che sia incoraggiante il fatto che “solo” il 22% dei dirigenti scolastici si confronti con delle importanti resistenze culturali interne. Più in generale, questi dati sembrano dimostrare che non esistono ostacoli davvero insormontabili e che, nonostante le difficoltà ancora presenti, l’evoluzione verso la dematerializzazione nella scuola è non solo possibile, ma anche vicina”.

L’indagine ha investigato anche sulla percezione in merito al valore legale dei documenti dematerializzati e alla loro sicurezza. Sul primo fronte la convinzione più diffusa (31%) è che non ci sono punti deboli nel valore legale dei documenti; alcuni problemi sono però identificati nella loro “conservazione a lungo termine” (30%) e nell’applicabilità della firma autografa (17%) e della firma digitale (16%).

In tema di sicurezza prevale invece il timore per il “rischio di accessi non autorizzati ai dati e di violazione della privacy” (35%), per episodi di hackeraggio (23%) e di manipolazione dei dati (19%). Nel 20% dei casi, tuttavia, si ritiene che non ci siano problemi di sicurezza legati ai documenti dematerializzati.

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