Creare un gruppo con Google Groups per didattica o attività collegiali

di Antonietta D'Oria

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Tra le tante applicazioni presenti in G Suite for Education, interessante è Google Groups. Con Google Groups si possono utilizzare gruppi on-line per ospitare discussioni e pianificare attività con un team, conoscere persone nuove, scoprire nuovi argomenti e partecipare a discussioni; creare forum per qualsiasi argomento, organizzare riunioni, conferenze ed eventi.

Diventa quindi efficacissimo anche a scuola per i docenti o per le segreterie, proprio per le funzioni che possiede.

Creare un gruppo

Con Google gruppi si può creare un gruppo online per l’organizzazione, la formazione, i corsi o le attività collegiali. Attraverso questi gruppi sarà possibile scambiare mail con gli utenti, ospitare discussioni, collaborare, condividere progetti, organizzare riunioni o trovare altri utenti.

Molto dinamico, il gruppo può cambiare nome o argomento e si può scegliere tranquillamente chi può partecipare, pubblicare post oppure visualizzare i temi trattati.

Il gruppo può essere impostato come una mailing-list, un forum o una casella di posta collaborativa. Nel primo caso, cioè la mailing-list, i membri comunicano utilizzando soltanto un indirizzo email. Nel forum invece, i membri comunicano utilizzando Google Groups, mentre per la casella di posta collaborativa gli utenti si assegnano reciprocamente gli argomenti e possono monitorarli come attività.

Come detto in precedenza il gruppo può cambiare nome o addirittura la descrizione e le impostazioni. Ricordarsi sempre di salvare dopo aver effettuato le modifiche. Il prefisso oggetto o il piè di pagina, come anche le risposte automatiche offrono allo strumento ulteriori possibilità. Non da meno quella di impostare la modalità di visualizzazione dell’identità degli appartenenti al gruppo, oppure di richiedere che tutti i membri siano collegati al proprio profilo Google.

Aggiungere utenti al gruppo

Il proprietario del gruppo può aggiungere utenti invitandoli via mail, aggiungendoli senza chiedere l’approvazione, approvando le richieste di iscrizione che ha ricevuto. Si possono invitare fino a 10 persone contemporaneamente, accettare o rifiutare le richieste singolarmente e visualizzare sia i membri del gruppo, sia le persone che sono state escluse.

Iscriversi a un gruppo

Facilmente è possibile iscriversi ad un gruppo per partecipare a discussioni. Alcuni gruppi consentono l’adesione immediata, mentre altri richiedono un’iscrizione.

Non è per forza necessario possedere un indirizzo Gmail per iscriversi ad un gruppo, saranno soltanto diverse le funzioni. Senza account l’utente iscritto può leggere o cercare i post dei gruppi pubblici.

Con un account Google invece, è possibile creare e gestire un gruppo, iscriversi, pubblicare post, eliminarli o leggerli.

Approvare o bloccare nuovi post

Prima di essere inviati, i messaggi possono essere approvati o bloccati. Questa è la funzione moderazione che può essere bypassata dai super amministratori, i quali possono pubblicare senza richiedere l’approvazione.

Ci sono poi i messaggi in sospeso. Per approvare o rifiutare i messaggi in sospeso è necessario possedere l’autorizzazione moderazione dei contenuti. Dopo 14 giorni i post non approvati vengono eliminati automaticamente, mentre dopo 7 giorni i post contrassegnati come spam vengono eliminati automaticamente.

Se non stanno simpatiche le repliche si può impedire alle persone di farle. In quale modo? Il proprietario può bloccare i post.

Impedire ai membri di pubblicare

Il proprietario del gruppo può impedire ai membri di creare nuovi post, ma chi dispone delle autorizzazioni necessarie può comunque sfogliare e cercare i post precedenti.

Esportare un elenco

Per chi avesse la necessità di scaricare un file con un elenco dei membri del gruppo e i rispettivi indirizzi email, può farlo con un file csv.

Argomenti in cima all’elenco

Per vedere gli argomenti nella parte superiore dell’elenco è sufficiente cliccare su azioni in alto. Diventa interessante quando un argomento viene consultato spesso.

Spostare argomenti da un gruppo a un altro

Sempre come proprietario o come membro che dispone dell’autorizzazione per la moderazione dei metadati, gli argomenti possono essere spostati da un gruppo a un altro in modo da organizzare i contenuti nel modo appropriato.

Eliminare un gruppo

Il gruppo può essere eliminato, oppure impedire ai membri di pubblicare o visualizzare gli argomenti. I gruppi eliminati non possono essere ripristinati.

Annullare l’iscrizione ad un gruppo

Quando si è stanchi o non si vuole più partecipare ad un gruppo, si può interrompere la ricezione di mail ma continuare ad esserne membro, lasciare il gruppo, annullare l’iscrizione o modificare le impostazioni.

In ogni caso Google offre sempre la possibilità di aiutare chiunque abbia problemi con post, email, pubblicazioni, comportamenti illeciti o problemi legali consultando il sito di riferimento.

Sia con gli alunni che tra i docenti è spesso necessario creare gruppi per poter collaborare e condividere lavori didattici, ma anche progetti e programmazioni. Google groups diventa,quindi, un valido strumento scolastico che, se ben gestito, aiuta nell’organizzazione e nel confronto. G Suite for Education, come abbiamo abbiamo ampiamente espresso in questi articoli, possiede filtri che possono essere impostati dall’amministratore e quindi garantire più sicurezza a scuola.

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