Come gestire il sito Web della scuola? In allegato un modello di regolamento

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Il Sito Web è il mezzo con il quale un Istituto si presenta nel contesto geografico, storico e culturale e illustra la propria Offerta Formativa e i servizi che fornisce. La finalità principale del Sito è la comunicazione, rivolta a alunni, famiglie, Docenti, personale, cittadini e stakeholders del territorio, di informazioni relative all’Istituto Comprensivo, al mondo della Scuola e alla Formazione in generale.

Gli obiettivi del Sito

Gli obiettivi del Sito possono riassumersi nei seguenti punti:

  • presentare e raccontare la Scuola e la sua identità
  • promuovere l’Offerta Formativa dell’Istituto
  • rendere pubblica e trasparente l’attività dell’Istituto
  • facilitare e semplificare la comunicazione interna ed esterna
  • offrire servizi e strumenti didattici agli alunni e ai Docenti
  • offrire servizi e informazioni alle famiglie
  • favorire lo scambio di esperienze tra Scuole
  • promuovere una cultura collaborativa, organizzativa e partecipativa
  • promuovere, in particolare negli alunni, la conoscenza e l’apprendimento dei linguaggi di base dell’Informatica
  • ottemperare alle direttive della Legge n. 4/2004.

Legittimazione e Organi di garanzia

La gestione del Sito Web – come brillantemente riporta l’eccellente regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres diretto con magistrale competenza dal dirigente scolastico dott.ssa Annarita Pintadu, un vero esempio di manager alla guida di un’istituzione scolastica – è deliberata dai competenti Organi Collegiali. I contenuti del Sito vengono sviluppati dal Responsabile del Sito, secondo un progetto specifico e tenendo conto delle indicazioni delle componenti della Scuola. L’attività del Responsabile del Sito Web è seguita e approvata direttamente dal Dirigente scolastico.

Requisiti per la pubblicazione

I documenti e i lavori pubblicati rappresentano la Scuola – si legge nel ben strutturato regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres – concorrono a determinare l’immagine esterna e hanno, pertanto, una funzione di indirizzo e di informazione della gestione interna dell’Istituto; è, perciò, necessario curare costantemente le caratteristiche dei prodotti sotto il profilo del loro valore comunicativo e formativo.
A questo scopo, l’attività di controllo e selezione del materiale da pubblicare online viene effettuata dal Dirigente scolastico e dal Responsabile del Sito, che vagliano le proposte per la pubblicazione, al fine di mantenere una unitarietà stilistica e funzionale al Sito.

Selezione ei documenti da pubblicare

I documenti e i lavori da pubblicare saranno selezionati in base alla coerenza con l’identità formativa della Scuola e con la normativa in materia: dovranno testimoniare creatività, capacità critica e di rielaborazione degli alunni.

I contenuti pubblicati – precisa giustamente e con opportuna puntualità il regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres che alleghiamo – non dovranno essere illegali e non dovranno contenere materiale, dati o informazioni illegali, ovvero contro la morale o l’ordine pubblico o, comunque, osceni, diffamatori o discriminatori, con riferimento a razza, sesso o religione.

La non violazione dei diritti di proprietà intellettuale

In relazione alla normativa vigente, tutti i materiali pubblicati e divulgati non devono violare diritti di proprietà intellettuale, diritti morali, diritti d’autore, o diritti di tutela dei dati personali di terzi e non devono essere lesivi di altri diritti di proprietà intellettuale e/o industriale.

Le autorizzazioni preventive ai genitori

Potranno essere inseriti materiali, immagini, fotografie e video prodotti dagli alunni e dai Docenti. La scuola richiederà ai genitori, attraverso un’autorizzazione con validità annuale, il permesso di pubblicare il materiale prodotto dagli allievi.

Le immagini di foto o di filmati dove siano riconoscibili gli alunni possono essere inserite nel Sito Web dell’Istituto solo nel caso in cui siano state acquisite preventivamente, le autorizzazioni dei genitori o dei tutori degli alunni alla pubblicazione dell’immagine, utilizzando un apposito modulo fornito dalla Scuola. L’autorizzazione verrà conservata presso gli Uffici della Segreteria didattica.

Una maggiore attenzione alla riservatezza dei minori

Le fotografie degli alunni – fa bene ad evidenziare con grande lungimiranza il fantastico regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres – verranno selezionate attentamente, in modo tale siano pubblicate solo immagini di gruppi di alunni ritratti in attività didattiche, a scopo documentativo. Gli alunni potranno apparire in foto di gruppo e riprese video, ma con una definizione sufficientemente bassa da non permettere una successiva elaborazione elettronica o il riconoscimento certo. Non saranno pubblicate fotografie che riprendono gli allievi ritratti a mezzobusto, o autoritratti. Il nome degli alunni non verrà allegato alle fotografie, ma sarà riportata soltanto la classe di frequenza.
Si provvederà a sfumare il volto degli alunni per i quali l’autorizzazione non è stata concessa dai genitori, in modo da renderli non riconoscibili.

Il personale della scuola

Per i Docenti e il personale in servizio nella Scuola, si farà riferimento al consenso dichiarato, o meno, nel modulo per la privacy, sottoscritto a inizio anno dal personale della Scuola. L’autorizzazione scritta verrà richiesta nel caso in cui si tratti di primi piani.

Sul Sito Web si potrà, in sintesi, pubblicare tutto ciò che, nella prassi comune, può essere affisso alle bacheche della Scuola.

Le informazioni pubblicate sul Sito relative alle persone da contattare devono includere solo l’indirizzo della Scuola, l’indirizzo di posta elettronica e il numero di telefono dell’Istituto, ma non dati sensibili relativi al personale scolastico, a eccezione degli indirizzi di posta elettronica dei Docenti, necessari per le comunicazioni interne e con i genitori.

Chi può richiedere la pubblicazione sul sito

Le associazioni rappresentative dei genitori potranno richiedere la pubblicazione di contenuti nell’area a loro dedicata. Tale richiesta verrà vagliata dal Responsabile del Sito e, eventualmente, autorizzata dal Dirigente scolastico. Tutto il materiale pubblicato sul Sito dell’Istituto è protetto dai diritti di proprietà intellettuale, in conformità alla normativa vigente in materia di tutela del diritto d’autore. Chi richiede la pubblicazione di materiale sarà responsabile, assieme al Dirigente scolastico, di tutto ciò che viene pubblicato. Chi fornisce i contenuti, avrà cura di verificarne la correttezza, prima di inviarli al Responsabile del Sito; quest’ultimo non risponderà di eventuali errori o inesattezze in essi presenti.

La pubblicazione sul sito: modalità e regole

Se viene prelevato materiale da altri Siti o da testi – si legge nel ben strutturato regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres che stiamo prendendo ad esempio di un eccellente modo di amministrare la scuola – è necessario citarne la fonte (autore, titolo, luogo e data di pubblicazione). I contenuti destinati alla pubblicazione saranno sottoposti preventivamente all’approvazione del Dirigente Scolastico. Chi vuole pubblicare materiali, deve rivolgersi direttamente al Responsabile del Sito, inviando una email all’amministratore del sito, fornendo l’intero materiale da pubblicare, indicando, eventualmente, le parti fondamentali, o quelle da mettere in risalto. Tutto ciò che non viene fornito, non potrà essere pubblicato. Sarà, dunque, necessario corredare il testo di tutti gli allegati che dovranno essere pubblicati unitamente ad esso: immagini con didascalia, filmati, file audio etc., che, piuttosto che incorporarli nel file di testo, sarà opportuno fornire a parte. È necessario non inviare immagini in risoluzione troppo bassa, al fine di evitare la scarsa qualità nella resa finale.

Il periodo di validità della pubblicazione

E’ possibile indicare un “periodo di validità”, ovvero data e ora nella quale rendere visibile il contenuto sul Sito e data e ora nella quale esso sarà automaticamente rimosso. È necessario non contattare il Responsabile all’ultimo momento: per pubblicare i contenuti, occorre tempo e vi sono priorità a livello contenutistico.

Compiti del Responsabile del Sito Web

La gestione del sito consiste nella pubblicazione di informazioni e atti secondo una logica di efficacia e rapidità di consultazione, nella disposizione di documenti scaricabili dai visitatori, nella istituzione di nuove sezioni e pagine e nello sviluppo di servizi interattivi e di altri eventuali accessi da progettare e realizzare progressivamente.

A cosa è tenuto il responsabile del sito?

Il Responsabile del Sito Web è tenuto a:

  • garantire l’aggiornamento del Sito e controllarne costantemente la fruibilità, la qualità e la legittimità, in coerenza con l’Offerta Formativa dell’Istituto, il rispetto della normativa vigente sulla privacy e, nei limiti delle informazioni in suo possesso, il rispetto del diritto d’autore
  • tutelare la coerenza stilistica del Sito sul piano grafico, della struttura e della navigabilità
  • risolvere problemi tecnici, eventualmente con la collaborazione della Segreteria
  • ricevere, controllare e pubblicare il materiale proposto dal Dirigente scolastico, dalla Segreteria, dai Docenti, eventualmente dai genitori degli alunni
  • indicare le modalità di elaborazione dei materiali forniti per la pubblicazione
  • promuovere la visibilità del Sito e la collaborazione tra i Docenti, gli alunni e il personale scolastico, finalizzata a migliorare il Sito stesso in termini di accessibilità, fruibilità e completezza
  • informare e aggiornare tempestivamente il Dirigente scolastico sulle eventuali rilevanze e criticità che possono presentarsi. Il Responsabile cura un registro delle attività svolte per la documentazione del proprio impegno, conserva il repertorio degli atti pubblicati e delle relative notifiche e informa il Dirigente Scolastico di eventi particolari che permettano il miglioramento del servizio Web, anche con modifiche agli impianti tecnologici, o di eventi che possano in qualsiasi modo compromettere la funzionalità del sito o danneggiare l’immagine della Scuola.

Compiti della Segreteria e dei Docenti

La Segreteria, nella figura del Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi, concorre alla gestione del Sito Web della Scuola con la predisposizione di materiali da pubblicare e degli atti amministrativi dell’Istituto nell’Albo pretorio online, come da normativa vigente.

Le procedure a cui attenersi

Il personale di segreteria sulla base delle istruzioni tecniche che riceverà, predispone, controlla e pubblica il documento in base alle funzioni e competenze nel rispettivo settore di appartenenza rispettando le seguenti procedure:

  • ricevere e controllare il materiale proposto dal Dirigente scolastico e dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi;
  • informare e aggiornare tempestivamente il Dirigente scolastico e il Responsabile del Sito Web su eventuali rilevanze e criticità che possono presentarsi;
  • controllare che nei Contratti di prestazione d’opera e convenzioni sia visibile solo il nominativo del contraente e del Dirigente Scolastico, senza nessun dato personale di riferimento. Deve apparire il compenso pattuito ma non l’indirizzo e il numero telefonico personale dei soggetti, tra cui si stipula la convenzione. In caso di aziende o società o associazioni, va indicato il nome del rappresentante legale con codice fiscale o partita iva relativa all’azienda o all’associazione rappresentata; nel caso di comunicazioni relative alla didattica, contenenti i nominativi di alunni, omettere i nominativi stessi.

Ogni assistente amministrativo predispone e controlla il documento da pubblicare in base al proprio mansionario e se ne assume la responsabilità, come da normativa (Codice di comportamento del dipendente della Pubblica Amministrazione, art. 2 c. 3, Allegato 2 C.C.N.L. 2006/2009)

Il controllo dei dati

E’ diretta responsabilità del personale di Segreteria il controllo dei dati, prima della pubblicazione sul Sito. I Docenti concorrono alla gestione del Sito con l’elaborazione e la predisposizione dei materiali da pubblicare, che verranno tempestivamente forniti, nelle forme e nei modi appropriati, al Responsabile del Sito Web. I Docenti hanno, altresì, il compito di collaborare a raggiungere gli obiettivi propri del Sito. I materiali che vengono pubblicati rappresentano l’Istituzione scolastica e concorrono a determinarne l’immagine all’interno e all’esterno della Scuola stessa; è, pertanto, necessario un controllo costante della loro legittimità, nonché del loro valore comunicativo, formativo e culturale. Tale attività di controllo e selezione viene effettuata dal Responsabile del Sito, in accordo con il Dirigente scolastico. I Docenti referenti dei progetti, i Docenti coinvolti in scambi culturali e gemellaggi, i Docenti responsabili in attività didattiche extracurriculari forniranno tempestivamente al Responsabile dell’aggiornamento del Sito il nuovo materiale

Gestione AVCP

E’ un obbligo previsto dall’art. 1 c. 32 della legge 190/2012 “anticorruzione”. Regolamento dell’AVCP (autorità per la vigilanza sui contratti pubblici) con deliberazione n. 26/2013, cui le scuole sono tenute ad adempiere. Per la pubblicazione e gestione AVCP, ogni 6 mesi (giugno e dicembre) il Direttore dei Servizi Amministrativi si impegna a fornire i dati necessari al personale di segreteria che in collaborazione con l’amministratore del sito provvederanno alla loro trasmissione in formato XML, comunicando la url di pubblicazione entro il 31 gennaio.

Responsabilità del Dirigente scolastico

La responsabilità giuridico – legale di quanto contenuto nel Sito (in qualunque forma: testo, immagini, audio, video etc.) è di competenza del Dirigente scolastico, unitamente al Responsabile del trattamento dei dati. L’incaricato del trattamento dati è comunque responsabile dei dati trattati e pubblicati, purché ne venga informato.

Privacy e sicurezza dei dati

Il Sito è soggetto alla normativa che regola e difende sia il diritto di privacy, che quello di immagine. Qualsiasi materiale da inserire all’interno del Sito dovrà rispondere a tutta la normativa esistente. In caso di inosservanza alle regole, il Dirigente scolastico e il responsabile del Sito Web interverranno eliminando il materiale pubblicato.

Albo pretorio online

L’art. 32 della Legge n. 69 del 18 Giugno 2009 prevede che «gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati». Tale articolo istituisce l’Albo Pretorio in versione digitale, che sostituisce quello reso, mediante pubblicazione negli appositi spazi, di materiale cartaceo, ottenendo, di fatto, una maggiore e immediata disponibilità e diffusione di dati. Il link all’Albo Pretorio online dell’Istituto è collocato sull’homepage del sito, in un’apposita area a ciò destinata, nonché disponibile nel menù, in modo che sia facilmente individuabile dall’utente visitatore. Sono soggetti alla pubblicazione all’Albo pretorio online tutti gli atti per i quali la Legge ne preveda l’adempimento.

La pubblicazione di atti all’Albo pretorio informatico

La pubblicazione di atti all’Albo pretorio informatico è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità, notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell’efficacia etc.).

Gli atti sono pubblicati nella loro versione integrale e conforme all’originale, compresi i relativi allegati provvedimenti, che sono forniti in un formato informatico che ne garantisce l’inalterabilità, in modalità di sola lettura (formato PDF), al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web e scaricabili in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione.

Non sono soggetti alla pubblicazione

Non sono soggetti alla pubblicazione, ai sensi del precedente articolo, gli atti e i documenti cui l’adempimento non produca effetti legali. In tal caso, possono essere affissi nella versione cartacea in appositi spazi informativi, oppure essere collocati in altre sezioni del Sito Internet istituzionale. La Segreteria dell’Istituto è responsabile dell’attività di pubblicazione degli atti dell’Albo pretorio online. I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento. La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e consecutivi, comprese le festività civili.

Periodo di pubblicazione

Durante il periodo di pubblicazione – come argutamente evidenzia l’eccellente regolamento predisposto dall’Istituto Comprensivo N.1 di Porto Torres diretto, lo ricordiamo, con grande competenza manageriale e organizzativa, dal dirigente scolastico dott.ssa Annarita Pintadu – è vietato sostituire o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti, salvo quanto previsto al comma successivo. Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate devono formalmente risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da rendere facilmente ed esattamente intelligibile il contenuto della modifica apportata, ovvero il contenuto o gli estremi dell’atto sostituito e il soggetto/organo che ne ha dato la disposizione. Di norma, il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell’avvenuta sostituzione o modifica.

L’Albo pretorio online deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore, ovvero manutenzioni dei macchinari e dei programmi necessari e indispensabili per il corretto funzionamento del Sito informatico e dell’Albo. Alla scadenza dei termini, gli atti già pubblicati non sono più visionabili nella relativa sezione dell’anno in corso, ma consultabili nell’archivio storico.

Tutela alla riservatezza dei cittadini

La pubblicazione degli atti all’Albo, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla Legge n. 241 07/08/1990 in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/2003 e s. m. i., in materia di protezione dei dati personali. Gli atti destinati alla pubblicazione sono, pertanto, redatti in modo da evitare il riferimento specifico a dati sensibili, salvo che tali dati risultino indispensabili per l’adozione dell’atto. L’accesso agli atti pubblicati all’Albo pretorio online dovrà essere consentito in modalità di sola lettura (formato PDF), al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati. Potranno essere scaricabili dall’Albo online gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. Nella pubblicazione sull’Albo online, devono essere rispettati i requisiti di accessibilità e usabilità richiesti per qualsiasi documento pubblicato su un Sito Web. Questi, insieme al requisito di leggibilità, garantiscono che ogni informazione presentata sul Sito sia fruibile, senza alcuna discriminazione

05.01.2022 – Regolamento Sito Web

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